Quản lý Luồng Công việc cho phép Bạn tự động hoá các tiến trình về bán hàng, tiếp thị hay hỗ trợ, trong đó các bản ghi, công việc được gán hay di chuyển từ người sử dụng này đến người sử dụng khác trong các hành động tuỳ thuộc vào các tập hợp quy tắc được định nghĩa trước. Quy tắc Luồng Công việc được bật lên khi bản ghi gặp các điều kiện quan trọng so khớp được chỉ ra. Lợi ích chính của Luồng Công việc là nâng cao hiệu quả bằng cách giảm thiểu những bước không cần thiết trong các bản ghi hay gán công việc, kiểm soát tốt hơn tiến trình bằng cách nâng cao tiến trình kinh doanh thông qua sự chuẩn hoá phương pháp làm việc và cắt giảm chi phí hoạt động.

Ví dụ, Zoho CRM cung cấp một ví dụ Quy tắc Gán chào hàng trong module chào hàng (được dựa trên Quy tắc Luồng Công việc) cho việc gán chào hàng được tạo ra từ việc nhập liệu hay tích hợp web đến Chủ Sở hữu Chào hàng (Đại diện Bán hàng) được dựa trên các tiêu chuẩn quan trọng khác nhau một cách tự động. Việc so khớp tiêu chuẩn quan trọng có thể là Khu vực, quốc gia, công ty v.v.. Ngay lập tức sau khi so khớp các tiêu chuẩn quan trọng một Công việc mới  được tạo và gán đến Chủ Sở hữu chào hàng tuỳ thuộc vào tiến trình kinh doanh của công ty. Nó đồng thời thông báo với Chủ Sở hữu chào hàng về việc gán chào hàng the mới trong một E-mail Mẫu tương ứng.

Một ví dụ khác về  Quy tắc Luồng Công việc trong hệ thống Zoho CRM đó là Cảnh báo Đơn hàng Lớn. Quy tắc này được hoạt động khi tổng số khối lượng Bán hàng và khả năng thành công của cơ hội kinh doanh đạt tới giá trị  có ý nghĩa, và có thể được thông báo đến Bộ phận Quản lý và đồng nghiệp khác trong Nhóm Bán hàng của bạn.

Bạn có thể liên kết Quy tắc Luồng Công việc với cảnh báo (thông điệp qa e-mail), Công việc hoặc cả hai. Để gửi một thông báo đến nhưng người nhận, bạn cần phải liên kết một cảnh báo đến Quy tắc.

Bạn có thể thể hiện các hoạt động sau đây trong  module Luồng Công việc:

• Quản lý Quy tắc
• Cài đặt cảnh báo
• Thêm Công việc
• Quản lý e-mail Mẫu

Chú ý:  Quy tắc Luồng Công việc sẽ được bật lên chỉ khi bạn tạo một bản ghi  mới, cập nhật bản ghi đang tồn tại hoặc cả hai phụ thuộc vào các Thiết lập Luồng Công việc Quy tắc .

Trong khi thiết lập Quy tắc Luồng Công việc, đầu tiên tạo một Quy tắc cùng với các so khớp tiêu chuẩn quan trọng phù hợp. Bạn có thể thể hiện các hoạt động sau đây trong  module Luồng Công việc:

• Tạo/sưả/xoá Quy tắc Luồng Công việc
• Kích hoạt/tắt kích hoạt Quy tắc Luồng Công việc

Để Thêm  Quy tắc Luồng Công việc

1. Chọn liên kết Thiếp lập.
2. Trong phần Thiết lập Trang chủ, chọn liên kết Thiết lập Luồng Công việc.
3. Trong phần cây  LHS mở rộng liên kết Thiết lập Luồng Công việc  và chọn  liên kết Quy tắc Luồng Công việc.
4. Trong  trang Quy tắc Luồng Công việc, một trong số các Quy tắc đang tồn tại được hiện ra, chọn nút Quy tắc Mới.
5. Trong phần trang Lựa chọn kiểu bản ghi, Lựa chọn module từ nhiều Module trong danh sách đổ xuống, chọn nút Tiếp theo.
6. Trong phần trang Quy tắc mới, phía dưới phần Chi tiết Quy tắc, chỉ ra các công việc sau đây:
• Kiểu bản ghi: hiển thị module được Lựa chọn Trong phần trang trước đó (Lựa chọn kiểu bản ghi)
• Tên Quy tắc: chỉ ra tên của Quy tắc
• Mô tả: chỉ ra chi tiết thêm về Quy tắc.
• Kích hoạt: Lựa chọn the Hộp Kích hoạt để kích hoạt Quy tắc. Ngầm định thì hộp này được Lựa chọn. Nếu bạn không muốn kích hoạt Quy tắc thì tắt kích hoạt hộp thoại đi.
• Thời gian thử nghiệm đánh giá: Lựa chọn một trong các tuỳ chọn sau đây:
• Thử nghiệm đánh giá Quy tắc khi bản ghi mới được are tạo ra: Lựa chọn phần này để bật lên Quy tắc khi một bản ghi mới được tạo.
• Thử nghiệm đánh giá Quy tắc này khi bản ghi mới  được tạo và bản ghi hiện tại được sửa: Lựa chọn phần này để bật lên Quy tắc khi bản ghi được tạo hoặc sửa.
• Trong phần Quy tắc tiêu chuẩn quan trọng, chỉ ra các tiêu chuẩn quan trọng so khớp. Bạn có thể Lựa chọn nhiều tập tiêu chuẩn quan trọng.
7. Chọn Save. Một Luồng Công việc Quy tắc mới được hiển thị nơi bạn có thể Thêm Cảnh báo và Công việc.

Luồng Công việc cảnh báo bao gồm một e-mail Mẫu, được sử dụng khi gửi e-mail thông báo hàng loạt đến tất cả những người nhận theo sự kiện đặt trước. Một thông điệp E-mail sẽ được gửi đến những người nhận mỗi khi bật lên Quy tắc Luồng Công việc. Cho từng Quy tắc Luồng Công việc, bạn chỉ có thể liên kết một cảnh báo (E-mail Mẫu).

Để Thêm cảnh báo Luồng Công việc

1. Chọn liên kết thiết lập.
2. Trong phần thiết lập Trang chủ, chọn liên kết Thiết lập Luồng Công việc
3. Trong phần mở rộng cây LHS liên kết Thiết lập Luồng Công việc  và chọn liên kết Cảnh báo Luồng Công việc.
4. Trong phần  Cảnh báo Luồng Công việc, một số báo đang tồn tại được hiển thị, chọn nút cảnh báo mới.
5. Trong phần cảnh báo mới, làm các việc sau đây:
6. Trong phần Chi tiết cảnh báo, chỉ ra tên của cảnh báo và Lựa chọn E-mail Mẫu tù Tên và trường E-mail tương ứng.
7. Trong phần Chi tiết Người nhận, lựa chọn những người nhận của mẫu cảnh báo trong Hộp Danh sách Những người Sử dụng sẵn sàng. Bạn có thể thông báo cảnh báo đến những người khác bằng cách chỉ ra định danh E-mail  trong phần hộp Thêm Người nhận.
8. Chọn Save. Một E-mailđựa trên cảnh báo được tạo, có thể được liên kết đến Quy tắc Luồng Công việc.

Công việc có thể  được liên kết đến Quy tắc Luồng Công việcbạn đặt kế hoạch để tạo một Công việc trong lúc bật lên một Quy tắc Luồng Công việc. Với các bản ghi mới, Công việc sẽ được tạo cho những người sử dụng bằng giá trị ngầm định được chỉ ra trong Luồng Công việc về Công việc.

Để Thêm Luồng Công việc về Công việc

1. Chọn liên kết thiết lập
2. Trong phần thiết lập Trang chủ, chọn liên kết Thiết lập Luồng Công việc.
3. Trong phần mở rộng cây LHS chọn liên kết Thiết lập Luồng Công việc  và chọn liên kết Luồng Công việc về Công việc.
4. Trong phần Luồng Công việc về Công việc, một trong các Công việc đang tồn tại sẽ được hiển thị, chọn nút Công việc mới.
5. Trong phần trang Công việc mới, chỉ ra các việc sau đây:
• Kiểu bản ghi: Lựa chọn module.
• Chủ đề: chỉ ra chủ đề của Công việc.
• ưu tiên: Lựa chọn thứ tự ưu tiên Công việc.
• Trạng thái: Lựa chọn trạng thái chi tiết của Công việc khi tạo ra nó lần đầu tiên.
• Ngày quá hạn: chỉ ra ngày để thi hành Quy tắc Luồng Công việc. Ngày quá hạn là một sự kết hợp
• Được Gán đến: Lựa chọn Người sử dụng mà theo đó Công việc phải được gán tới.
• Mô tả: chỉ ra Chi tiết Thêm về Luồng Công việc của Công việc (Tasks).
6. Chọn Save. Một Luồng Công việc về Công việc mới được tạo có thể được liên kết đến Quy tắc Luồng Công việc.

Như một phần của Quản lý Luồng Công việc, thông báo bằng E-mail là một trong các Công việc quan trọng nhất. E-mail thông báo có thể được định nghĩa trước và bằng cách đó trong khi bật lên một Quy tắc Luồng Công việc, E-mail được định nghĩa trước sẽ được gửi đến tất cả những người nhận.

Cảnh báo: Nếu bạn tạo ra E-mail Mẫu để gửi Emails chào hàngs, không trộn các trường liên quan đến liên hệ và ngược lại. Nếu bạn cố gắng trộn 2 trường, bạn sẽ gặp một số cảnh báo lỗi trong quá trình tạo E-mail.

Để có thêm thông tin chi tiết về E-mail Mẫu vui lòng tham khảo đến Chương 26: Làm việc với E-mail Mẫu

Bản quyền 2005-2006 thuộc về AdventNet, inc. Mọi quyền được bảo lưu. Tài liệu được Việt Hoá bởi i3 Network Systems, Việt Nam.