Chương 18: Làm việc với Bạn hàng

Bạn hàng gồm Công ty, con người, và các nhà cung cấp từ đó Công ty của bạn mua bán sản phẩm và dịch vụ. Họ có thể là các nhà máy sản xuất trực tiếp hay các Nhà bán lẻ. Trong hệ thống Zoho CRM Bạn hàng tiêu biểu lựa chọn các tiến trình liên quan đến các bước sau đây:

• Đánh giá sự cần thiết trong kinh doanh của bạn và tạo các tài liệu yêu cầu (RFI/RFP).
• Thu lượm thông tin về Bạn hàng từ các Tạp chí Thương mại. Trang vàng, Quảng cáo, Tham chiếu và các kênh thông tin khác.
• Gửi RFI (request for informaition) đến Bạn hàng và Danh sách Bạn hàng chính dựa trên sự phản hồi của họ đến RFI của bạn.
• Gửi RFP (request for proposals) đến Danh sách Bạn hàng được lựa chọn.
• Đánh giá Bạn hàng dựa trên sự phản hồi đến RFP của bạn và tiến hành phỏng vấn Bạn hàng, lập Danh sách ngắn Bạn hàng.
• Thu thập thông tin yêu cầu, như sản phẩm chi tiết, kênh giao tiếp, tiến trình giao sản phẩm và những thứ khác từ Danh sách ngắn Bạn hàng.
• Trong Zoho CRM - Module Bạn hàng, Tạo Thông tin Bạn hàng, như địa chỉ kinh doanh của Bạn hàng, thông tin Liên hệ của người mà Bạn đang tiến hành kinh doanh, cung cấp hoặc được cung cấp sản phẩm, Đơn đặt hàng cho chuyển hàng, các hoạt động liên quan đến Bạn hàng... Thêm nữa, Bạn có thể gán các tài liệu liên quan đến từng Bạn hàng .
• Cập nhật chi tiết Bạn hàng và sản phẩm mua bán thường xuyên như thế Bạn có thể có cái nhìn tốt hơn về Bạn hàng hay nhà cung cấp cho các hoạt động mua bán trong tương lai.

Trang chủ Bạn hàng gồm,

• Danh sách Bạn hàng
• Báo cáo Bạn hàng
• Các công cụ, như Nhập, Xuất, di chuyển hàng loạt, và Xoá Bạn hàng
• Tạo nhanh
• Tìm kiếm
• Tìm kiếm theo abc
• Tuỳ biến Khung nhìn
• Thay đổi Chủ sở hữu
• Xoá
• Duyệt xem trang

Bạn có thể thực hiện các hoạt động sau đây trong module Bạn hàng:

• Duyệt xem Bạn hàng
• Tìm kiếm Bạn hàng (lựa chọn tìm kiếm theo thứ tự abc)
• Tạo Danh mục Khung nhìn
• Tạo Bạn hàng (Điền theo mẫu,Tạo nhanh, hay tuỳ chọn trùng lập)
• Nhập Bạn hàng
• Liên kết Bạn hàng cùng các bản ghi khác
• Thay đổi quyền sở hữu Bạn hàng (riêng lẻ hay nhiều một lúc)
• Xuất Bạn hàng
• Xem Báo cáo
• In Chi tiết Bạn hàng
• Xoá Bạn hàng (riêng lẻ hoặc nhiều một lúc)
• Tuỳ biến Bạn hàng

Duyệt xem Bạn hàng

(Đặc quyền Truy cập: Quyền Đọc)

Bạn có thể Duyệt xem Bạn hàng sẵn sàng trong Danh sách Bạn hàng.

Để Duyệt xem Bạn hàng

1. Chọn Thẻ Bạn hàng .
2. Trong Trang chủ Bạn hàng, dưới phần Danh sách Bạn hàng, Chọn liên kết Start, Previous, Next, hoặc End để truy cập đến Danh sách Bạn hàng.

Tìm kiếm Bạn hàng

(Đặc quyền Truy cập: Quyền Đọc)

Bạn có thể tìm kiếm Bạn hàng theo thứ tự abc hay điền các thông tin bắt buộc trong hộp Tìm kiếm.

Để Tìm kiếm Bạn hàng

1. Chọn Thẻ Bạn hàng .
2. Trong Trang chủ Bạn hàng, dưới phần Tìm kiếm Bạn hàng, làm một trong các việc sau đây:
• Chỉ ra tiêu chí quan trọng tìm kiếm trong trường Tìm kiếm và Chọn nút Go. Hay
• Lựa chọn một trong các liên kết tìm kiếm theo thứ tự abc.
3. Trong trang Danh sách Bạn hàng, Danh sách Bạn hàng được hiển thị như theo tiêu chí quan trọng tìm kiếm.

Tạo Danh mục Khung nhìn

(Đặc quyền Truy cập: Quyền Đọc/Ghi)

Trong Danh sách Bạn hàng bạn có thể Tạo/sửa/Xoá Tuỳ biến Khung nhìn, sắp xếp cột trong Danh mục Khung nhìn (theo thứ tự tăng / giảm), tìm kiếm các bản ghi sẵn sàng trong Danh mục Khung nhìn hiện tại. Thêm nữa, Bạn có thể sửa một số trong các cột trong Danh mục Chuẩn Khung nhìn. Ngầm định, the sau đây Danh mục Khung nhìn Chuẩn sẵn sàng trong module Bạn hàng:

• Tất cả Bạn hàng
• Bạn hàng của tôi

Chú ý: Sử dụng Tạo Danh mục Khung nhìn được hiển thị trong phần lớp Tạo Khung nhìn Người Sử dụng trong Danh sách đổ xuống Xem.

Để Tạo Tuỳ biến Khung nhìn

1. Chọn Thẻ Bạn hàng .
2. Trong Trang chủ Bạn hàng, trong Danh sách Bạn hàng, Chọn liên kết Tạo Khung nhìn.

Chú ý: Trong the Danh sách Bạn hàng một trong số Danh mục Khung nhìn Chuẩn được hiển thị. Bạn chỉ có thể sắp xếp lại thứ tự của các cột.

3. Trong trang Tạo Mới Xem, làm các việc sau đây:
• Trong Xem Thông tin, chỉ ra tên của Tuỳ biến Khung nhìn trong trường Xem Tên (bắt buộc). Tuỳ biến Khung nhìn xuất hiện trong Danh sách đổ xuống Xem. Bạn cũng có thể đặt Tuỳ biến Khung nhìn làm Danh mục Khung nhìn ngầm định bằng cách lựa chọn Set as Default View check box.
• Trong Chỉ ra Tiêu chí quan trọng, chỉ ra tiêu chí quan trọng lọc. Để có thêm chi tiết tham khảo đến Chỉ ra Danh mục Khung nhìn Tiêu chí quan trọng.
• Trong Choose Columns, lựa chọn cột sẽ được hiển thị Trong Danh mục Khung nhìn. Để có thêm chi tiết tham khảo đến Lựa chọn Cột Danh mục Khung nhìn.
• Trong Chi tiết khả năng truy cập, lựa chọn Người sử dụng mà trong đó Tuỳ biến Danh mục Khung nhìn cần được kích hoạt. Để có thêm chi tiết tham khảo đến Kích hoạt Truy cập Xem.
4. Chọn Lưu lại. Tuỳ biến Danh mục Khung nhìn được hiển thị trong Danh sách đổ xuống Xem.

Tạo Bạn hàng

(Đặc quyền Truy cập: Quyền Đọc/Ghi)

Trong Zoho CRM, Bạn có thể lưu Chi tiết Bạn hàng bằng cách nhập vào dữ liệu trong chi tiết Bạn hàng form.

Chú ý: Một vài trường chuẩn của Danh sách dưới đây có thể không hiện hoặc sử dụng được tuỳ thuộc vào tiến trình kinh doanh của Tổ chức hay thiết lập bảo mật Trường của bạn. Trong trường hợp đó, Tổ chức của Bạn nếu cần Thêm/sửa trườngs vui lòng Liên hệ với Nhà quản trị hệ thống của Bạn để có thêm chi tiết về việc sử dụng các trường khác.

Trong Bạn hàng: Sửa form, Bạn cần chỉ ra thông tin Bạn hàng-liên quan. Bảng sau đây cung cấp mô tảs của trường khác nhau trong form.

Danh sách Trường Chuẩn Bạn hàng -liên quan

Trường Name	Mô tả	Kiểu Dữ liệu
Tên Bạn hàng *	Chỉ ra tên của Bạn hàng . Trường này là bắt buộc	Text box, alphanumeric (50)
Phone	Chỉ ra Điện thoại của Bạn hàng	Text box, alphanumeric (40)
E-mail	Chỉ ra E-mail ID của Bạn hàng	Check box
Website	Chỉ ra địa chỉ Web site (URL) của Bạn hàng	Text box, decimal ()
Tài khoản GL	Lựa chọn Sổ cái kế toán Tài khoản	Danh sách Nhặt
Lớp	Chỉ ra Lớp của Bạn hàng	Text box, alphanumeric (40)
Địa chỉ Bạn hàng Phố Thành phố Bang Mã gửi thư Nước	Chỉ ra địa chỉ của Bạn hàng
Mô tả	Chỉ ra các chi tiết khác về Bạn hàng	Khu vực Text (nhập được nhiều text)

To Tạo Bạn hàng

1. Chọn liên kết Bạn hàng Mới.
2. Trong trang Bạn hàng:, chỉ ra Chi tiết Bạn hàng.
   Chú ý: Tên Bạn hàng là trường bắt buộc. Tham khảo đến Danh sách Trường Chuẩn Bạn hàng -liên quan để có thêm chi tiết.
3. Chọn Lưu lại để Lưu lại tiết Bạn hàng .

Để Tạo ngay Bạn hàng

1. Chọn Thẻ Bạn hàng .
2. Phía tay trái trong Tạo Nhanh, nhập vào chi tiết bắt buộc (Tên Bạn hàng).
3. Chọn Lưu lại. Chi tiết Bạn hàng được hiển thị trong Trang chủ Bạn hàng, nơi bạn có thể cập nhật chi tiết thêm.

Để Tạo trùng lập bản ghi của Bạn hàng

1. Chọn Thẻ Bạn hàng .
2. Trong Danh sách Bạn hàng trang Xem, lựa chọn Bạn hàng sẽ được trùng lập.
3. Trong Bạn hàng : trang <Tên Bạn hàng >, Chọn nút Clone.
4. Trong Sửa: trang <Tên Bạn hàng >, sửa một số Chi tiết Bạn hàng .
5. Chọn Lưu lại. Chi tiết Bạn hàng được hiển thị trong Bạn hàng : <Tên Bạn hàng > nơi Bạn có thể thực hiện thêm các hoạt động.

Nhập Bạn hàng

(Đặc quyền Truy cập: Quyền Dữ liệu Nhập)

Bạn có thể nhập Thông tin Bạn hàng từ các ứng dụng trước đây như các bảng tính, tài liệu .. hệ thống Zoho CRM. Bạn có thể nhập Thông tin Bạn hàng nếu Bạn được uỷ quyền thực hiện hành động này. Nếu không, nút Nhập Bạn hàng trong Trang chủ Bạn hàng có thể bị dấu đi trong Giao diện Sử dụng của bạn. Ngầm định, quyền sở hữu Bạn hàng được tổ chức cùng với Người Sử dụng, người có quyền nhập Bạn hàng. Bạn có thể Thay đổi quyền sở hữu Bạn hàng trong lúc nhập bằng cách thêm cột Chủ sở hữu Bạn hàng trong lúc nhập nhập (định dạnh file CSV/XLS) và định vị đến trường Được gán đến. Nó sẽ tự động gán Bạn hàng đến Người Sử dụng được lựa chọn. Sử dụng chính xác Người Sử dụng của Zoho CRM tên trong khi tạo file nhập Bạn hàng, nếu không Bạn hàng sẽ không được tạo trong Zoho CRM.

Gợi ý:

• Trước nhập Bạn hàng vào Zoho CRM, Bạn phải có Chi tiết Bạn hàng trong file CSV/XLS.
• Bạn phải có đặc quyền để nhập Bạn hàng vào Zoho CRM.
• Trước khi nhập Bạn hàng vào Zoho CRM, cần đóng file CSV/XLS và các chương trình bảng tính.
• Gỡ bỏ các ký tự đặc biệt nếu có trong trong file CSV (ví dụ như ABC's).
• Bạn có thể nhập tối đa 1000 Bạn hàng trong mỗi lần nhập.

Để nhập Bạn hàng từ các nguồn bên ngoài  

1. Chọn Thẻ Bạn hàng .
2. Trong Bạn hàng:Trang chủ trong phần Công cụ Bạn hàng, Chọn nút Nhập Bạn hàng Của tôi.
3. Trong Trợ giúp thông tin Nhập Bạn hàng của tôi, duyệt đến phần dữ liệu Bạn hàng-liên quan (định dạng CSV/XLS) và sau đó chọn nút Next.
4. Trong trang Định vị Trường, định vị các cột tiêu để CSV/XLS với trường Bạn hàng trong Zoho CRM.
5. Chọn nút Nhập. Cần một khoảng thời gian để hoàn thành việc nhập thông tin này.
6. Trong Bạn hàng: Trang chủ, Bạn hàng đã Nhập được hiển thị trong phần Danh sách Bạn hàng. Bạn có thể tiếp tục nhập các dữ liệu khác hoặc hoàn thành việc này.

Liên kết Bạn hàng với các Bản ghi khác

(Đặc quyền Truy cập: Quyền Đọc/Ghi)

Bạn có thể tạo một góc nhìn 360 độ để Xem về Bạn hàng, hiển thị tất cả Liên kết chi tiết như sản phẩm, hoạt động, Liên hệ và Đơn đặt hàng.

• Sản phẩm: Để thêm sản phẩm mà bạn mua từ Bạn hàng
• Đơn đặt hàng: Để Tạo Đơn đặt hàng cho việc mua sắm các sản phẩm từ the Bạn hàng
• Các Hoạt động mở: Để thêm Công việc và Sự kiện mới.
• Các Hoạt động Đóng: để quản lý các Công việc và Sự kiện đã đóng lại.
• Các file gắn kèm: Để gắn các file đến bản ghi Bạn hàng.
• Liên hệ: để thêm Liên hệ liên quan đến Bạn hàng.

Để Liên kết Bạn hàng với các Bản ghi khác

1. Chọn Thẻ Bạn hàng .
2. Trong Trang chủ Bạn hàng, trong Danh sách Bạn hàng, lựa chọn Bạn hàng bắt buộc.
3. Trong Bạn hàng : <Tên Bạn hàng >, làm các việc sau đây:
• Sửa Chi tiết Bạn hàng.
• Tạo Sản phẩm (Xem Chương <No>: Phần Quản lý các Hoạt động để có thêm chi tiết)
• Tạo Đơn đặt hàng (Xem Chương <No>: Tạo Email và Tạo Ghi chú để có thêm chi tiết)
• Tạo Liên hệ: (Xem Chương <No>: Gắn thêm Tài liệu để có thêm chi tiết)
4. Bạn có thể đóng trang Bạn hàng một khi tất cả thông tin bắt buộc được cập nhật đối với Bạn hàng.

Thay đổi Chủ sở hữu Bạn hàng

Bạn có thể Thay đổi chủ sở hữu của từng Bạn hàng riêng lẻ hay theo cả nhóm Bạn hàng.

Để Thay đổi Chủ sở hữu Bạn hàng riêng lẻ

1. Chọn the Thẻ Bạn hàng .
2. Trong Bạn hàng: Trang chủ, lựa chọn Bạn hàng.
3. Trong Bạn hàng: <Tên Bạn hàng >, Thay đổi Chủ sở hữu Bạn hàng từ trường tìm kiếm Chủ sở hữu Bạn hàng.
4. Chọn Lưu lại để cập nhật Chủ sở hữu Bạn hàng.

Để Thay đổi Chủ sở hữu Bạn hàng theo số lượng lớn.

1. Chọn Thẻ Bạn hàng .
2. Trong Bạn hàng: Trang chủ, đến phần Danh sách Bạn hàng và lựa chọn hộp check boxe tương ứng đến Bạn hàng. Bạn có thể lựa chọn tất cả Bạn hàn.
3. Chọn nút Thay đổi Chủ sở hữu.
4. Trong Bạn hàng: trang Thay đổi Chủ sở hữu, lựa chọn Người Sử dụng từ Danh sách Nhặt Được gán đến và Chọn nút Lưu lại để Thay đổi chủ sở hữu của Bạn hàng vĩnh viễn.
   
   Chú ý: Chủ sở hữu Bạn hàng sẽ được thay đổi đến Người Sử dụng khác, thừa hưởng quyền chủ sở hữu hiện tại. Sử dụng hành động này một cách cẩn thận, nếu không Bạn hàng có liên quan đến Người Sử dụng khác có thể thay đổi đến Người sử dụng mới. Để vượt qua vấn đề này, trước tiên Bạn có thể tìm kiếm Bạn hàng cùng tên chủ sở hữu bắt buộc rồi mới Thay đổi chủ sở hữu hàng loạt.

Xuất Bạn hàng

Đôi khi bạn thấy hữu ích khi xuất thông tin Chi tiết Bạn hàng từ Zoho CRM sang các chương trình bảng tính như Microsoft Excel, OpenOffice nhằm có thêm dữ liệu để phân tích sâu hơn.

Để xuất thông tin Bạn hàng sang các chương trình bên ngoài

1. Chọn Thẻ Bạn hàng.
2. Trong Bạn hàng: Trang chủ trong phần Công cụ Bạn hàng, Chọn nút Xuất tất cả Bạn hàng.
3. Trong hộp thoại File tải về, chọn Lưu lại để Lưu các chi tiết Bạn hàng trong định dạnh *.CSV.

Xem Báo cáo

(Đặc quyền Truy cập: Quyền Đọc/Ghi)

Bạn có thể truy cập trực tiếp đến một số Báo cáo chuẩn về Bạn hàng từ phần Báo cáo Bạn hàng. Thêm nữa để có các Báo cáo Bạn có thể truy cập đến một trong Bảng đo báo cáo tổng hợp trong module Bạn hàng.

Ngầm định, Báo cáo sau đây được hiển thị trong module Bạn hàng:

• Bạn hàng so sánh với việc Mua bán
• Bạn hàng so sánh với việc Sản phẩm

To Xem Báo cáo Bạn hàng  

1. Chọn the Thẻ Bạn hàng.
2. Trong Bạn hàng: Trang chủ trong phần Báo cáo Bạn hàng, Chọn liên kết Báo cáo yêu cầu.
3. Báo cáo được hiển thị trong trang Báo cáo có thể tham khảo sau này khi bạn yêu cầu.

Để có thêm chi tiết về Sự tuỳ biến hoá Báo cáo vui lòng tham khảo Chương 19: Làm việc với Báo cáo.

In Chi tiết Bạn hàng

(Đặc quyền Truy cập: Quyền đọc)

Bạn có thể Xem một mẫu có thể in được và in Chi tiết Bạn hàng sử dụng Chức năng In trong trình duyệt.

Để in Chi tiết Bạn hàng

1. Chọn Thẻ Bạn hàng .
2. Trong Bạn hàng: Trang chủ trong the Danh sách Bạn hàng, lựa chọn Bạn hàng cần in,
3. Trong Bạn hàng: trang < Tên Bạn hàng > chọn liên kết Xem phần Có thể In.
4. Trong Bạn hàng: trang < Tên Bạn hàng > chọn nút In để in tài liệu.

Xoá Bạn hàng

(Đặc quyền Truy cập: Quyền Đọc/Ghi/Xoá)

Đôi khi Bạn có thể cần phải xoá các Bạn hàng không còn cần thiết, cũng như không cần phải theo dõi về lâu dài. Điều này giúp Bạn quản lý Bạn hàng của bạn một cách tốt hơn. Bạn có thể Xoá Bạn hàng theo riêng lẻ hay theo số lượng nhiều một lúc.

Cảnh báo: Khi Xoá Bạn hàng nó sẽ được lưu tạm thời trong Thùng rác. Khi cần thiết Bạn có thể khôi phục lại việc Xoá Bạn hàng. Nhưng nếu Bạn Xoá Bạn hàng từ Thùng rác, Bạn không thể thể khôi phục lại nữa.

Để Xoá Bạn hàng riêng lẻ

1. Chọn Thẻ Bạn hàng .
2. Trong Bạn hàng: Trang chủ, lựa chọn Bạn hàng để Xoá.
3. Trong Bạn hàng: trang <Tên Bạn hàng >, Chọn Xoá.
4. Trong hộp thoại Xác nhận, chọn OK để Xoá các Bạn hàng đã chọn vĩnh viễn.

Để Xoá Bạn hàng theo số lượng nhiều

Chọn Thẻ Bạn hàng .

1. Trong Bạn hàng: Trang chủ, đến phần Danh sách Bạn hàng và lựa chọn Bạn hàng sẽ bị Xoá sử dụng Lựa chọn check box.
2. Chọn nút Xoá.
3. Trong hộp thoại Xác nhận, chọn OK để Xoá các Bạn hàng đã chọn vĩnh viễn.

Tuỳ biến Bạn hàng

(Đặc quyền Truy cập: Quyền Tuỳ biến ZohoCRM.com)

Sự tuỳ biến hoá của module Bạn hàng gồm đổi tên thẻ, sửa giá trị Danh sách Nhặt trong trường chuẩn, thêm các tuỳ biến trường mới, sửa trang trình bày Bạn hàng, và Hiện/Ẩn Danh mục Khung nhìn liên quan tuỳ thuộc vào yêu cầu của Tiến trình Quản lý việc Mua bán của Bạn.

Để có thêm chi tiết vui lòng tham khảo Chương 24: Tuỳ biến Zoho CRM

---

Bản quyền 2005-2006 thuộc về AdventNet, inc. Mọi quyền được bảo lưu. Tài liệu được Việt Hoá bởi i3 Network Systems, Việt Nam.