Chương 19: Làm việc với Báo cáo
Trong Hệ thống Zoho CRM các Báo cáo chuẩn
được cung cấp trong các module khác nhau,
trong đó bạn có thể hoặc sử dụng
luôn hay tuỳ biến hoá các báo cáo
theo yêu cầu của Tổ chức.
Bạn có thể thực hiện các công
việc sau đây in Module Báo cáo:
·
Xem
Báo cáo
·
Tạo
Báo cáo
·
Tạo Thư mục Báo
cáo
·
Đặt
Lịch biểu Báo cáo
·
Xoá
Báo cáo
Xem Báo cáo
Zoho CRM cung cấp 30 Báo cáo chuẩn khác
nhau rất hữu ích cho người sử dụng,
có sẵn trong các thư mục tương ứng
từng Module hay trong thẻ báo cáo. Bạn
có thể sử dụng các Báo cáo chuẩn
hay có thể tuỳ biến theo yêu cầu kinh
doanh của bạn.
Danh
mục Báo cáo Chuẩn
|
Tên
Báo cáo |
Mô tả |
|
Báo cáo Tài khoản và
Liên hệ |
|
|
Danh mục Thư tín Liên hệ |
Hiển thị danh sách của Chi tiết
địa chỉ Liên hệ. |
|
Tài khoản chính |
Hiển thị Tài khoản mang lại nguồn
doanh thu chính cho Bạn |
|
Tài khoản theo Ngành Công nghiệp |
Hiển thị Tài khoản từ các
Ngành Công nghiệp khác nhau. |
|
Báo cáo Tiềm năng |
|
|
Pipeline theo Tình trạng |
Hiển thị tiềm năng theo trạng
thái. |
|
Tiềm năng Đóng trong Tháng
này |
Hiển thị tiềm năng Đóng trong
Tháng này. |
|
Báo cáo Khả năng Bán hàng
của Nhân viên |
Hiển thị tiềm năng thu được
với từng nhân viên bán hàng |
|
Tiềm năng không thành công |
Hiển thị tiềm năng không
thành công |
|
Tiềm năng theo kiểu |
Hiển thị tiềm năng theo kiểu. |
|
Tiềm năng đang mở |
Hiển thị tiềm năng đang chờ xử
lý. |
|
Đang xử lý theo khả năng |
Hiển thị quá trình đang xử
lý của tiềm năng theo khả năng. |
|
Bán hàng theo Nguồn Chào hàng |
Hiển thị Bán hàng theo các nguồn
chào hàng khác nhau |
|
Bán hàng Tháng này |
Hiển thị Bán hàng xảy ra trong
tháng hiện thời |
|
Bán hàng hôm nay |
Hiển thị Bán hàng xảy ra trong
ngày |
|
Chào hàng Báo cáo Chào
hàng |
|
|
Chào hàng Theo Nguồn |
Hiển thị Chào hàng từ các
nguồn khác nhau. |
|
Chào hàng Theo Trạng thái |
Hiển thị Chào hàng và trạng
thái. |
|
Chào hàng Hôm nay |
Hiển thị Chào hàng được
tạo ra Hôm nay. |
|
Chào hàng theo Chủ sở hữu |
Hiển thị Chào hàng và Chủ
sở hữu tương ứng |
|
Chuyển đổi Chào hàng |
Hiển thị Chào hàng được
chuyển đổi sang Tài khoản / Tiềm
năng / Liên hệ. |
|
Chào hàng theo Ngành Công nghiệp |
Hiển thị Chào hàng từ các
Ngành Công nghiệp theo chiều dọc khác
nhau |
|
Báo cáo Hoạt động |
|
|
Báo cáo Công việc và Sự
kiện |
Hiển thị Hoạt
động từ các Ngành Công
nghiệp theo chiều dọc khác nhau. |
|
Báo cáo Chiến dịch |
|
|
Báo cáo Doanh thu Chiến dịch |
Hiển thị doanh số được tạo
ra từ các Chiến dịch. |
|
Chiến dịch Chào hàng |
Hiển thị Chào hàng được
tạo ra từ các Chiến dịch. |
|
Báo cáo Yêu cầu và Giải
pháp |
|
|
Giải pháp thông dụng |
Hiển thị số lượng chú giải
cho Giải pháp. |
|
Yêu cầu Theo Nguyên bản |
Hiển thị yêu cầu dựa trên
Nguyên bản. |
|
Yêu cầu Theo Trạng thái |
Hiển thị yêu cầu dựa trên Trạng
thái. |
|
Yêu cầu Theo Thứ tự ưu tiên |
Hiển thị yêu cầu dựa trên sự
ưu tiên. |
|
Yêu cầu Theo Chú giải |
Hiển thị yêu cầu với số
lượng chú giải đếm được. |
|
Báo cáo Dự báo Bán hàng |
|
|
Tổng hợp Dự báo theo Quý |
Hiển thị dự báo theo Quý bao gồm
doanh số cam kết, doanh số theo trường hợp
tốt nhất và các đơn hàng đang
được xử lý theo Quý. |
|
Báo cáo lịch sử Dự báo |
Hiển thị vòng đời của Dự
đoán. |
|
Báo cáo Sản phẩm |
|
|
Sản phẩm theo Lớp |
Hiển thị Sản phẩm theo Lớp. |
|
Sản phẩm theo Ngày Kết thúc Hỗ
trợ |
Hiển thị Danh mục Sản phẩm sẽ
không còn tiếp tục hỗ trợ trong
tháng hiện thời. |
|
Sản phẩm theo Yêu cầu |
Hiển thị Sản phẩm và danh
sách của các Yêu cầu được
liên kết với Sản phẩm. |
|
Báo cáo Kho hàng |
|
|
Bạn hàng so với Mua bán |
Hiển thị Bạn hàng dựa theo mua
bán được tạo ra từ Bạn hàng. |
|
Liên hệ so với Mua bán |
Hiển thị Liên hệ dựa theo mua
bán. |
|
Đơn mua hàng theo Trạng thái |
Hiển thị Đơn mua hàng theo Trạng
thái. |
|
Báo giá theo Tài khoản |
Hiển thị Báo giá dựa theo
Tài khoản. |
|
Báo giá theo Tình trạng |
Hiển thị Báo giá theo Tình trạng. |
|
Đơn Bán hàng theo Tài khoản |
Hiển thị Đơn Bán hàng dựa
theo Tài khoản. |
|
Đơn Bán hàng theo Trạng
thái |
Hiển thị Đơn Bán hàng theo
Trạng thái. |
|
Hoá đơn theo Tài khoản |
Hiển thị Hoá đơn theo Tài
khoản. |
|
Hoá đơn theo Trạng thái |
Hiển thị Hoá đơn theo Trạng
thái. |
Để truy cập đến các Báo
cáo chuẩn trong Thẻ Báo cáo hãy chọn
Báo cáo cụ thể (Ví dụ, Danh mục
Thư tín Liên hệ từ Báo cáo
Tài khoản & Liên hệ) trong Thư mục
Báo cáo (ví dụ: Báo cáo Tài khoản
& Liên hệ, Báo cáo Tiềm năng ...).
Để
xem báo cáo
1. Chọn Thẻ Báo cáo.
2. Trong Trang chủ Báo cáo, Lựa chọn
Báo cáo từ module yêu cầu (Ví dụ,
Chào hàng theo Nguồn từ module Chào
hàng). Báo cáo tạo ra được Hiển
thị cùng một số trường.
3. Trong phần Xem Báo cáo tạo ra nhấn
vào nút Export to PDF để in Báo cáo với
định dạng PDF hay nút Export to Excel để
lưu Báo cáo theo định dạng *.XLS.
Bạn có thể tạo module mới cho các
Báo cáo cụ thể có liên kết đến
một số các chức năng chéo các
module. Ví dụ, bạn có thể tạo một
Báo cáo trong module Tài khoản liên kết
với các module khác như Liên hệ, Tiềm
năng, Báo giá ...
Danh
sách Module Chính và các Module liên quan
Trong phần Tạo Báo cáo bạn cần
chỉ ra module chính và (tuỳ chọn) module
liên quan phụ. Bảng dưới đây cung cấp
các module chính và các module phụ trợ
liên quan.
|
Module chính |
Module phụ trợ
liên quan |
|
Chào hàng |
Không |
|
Liên hệ |
Tài khoản, Tiềm năng, Báo giá và Đơn hàng |
|
Tài khoản |
Tiềm năng, Liên hệ, Sản phẩm,
Báo giá và Hoá đơn |
|
Tiềm năng |
Tài khoản, Liên hệ và Báo
giá |
|
Hoạt động |
Liên hệ |
|
Sản phẩm |
Tài khoản và Liên hệ |
|
Yêu cầu |
Sản phẩm |
|
Giải pháp |
- |
|
Báo giá |
Tài khoản, Liên hệ và Tiềm
năng |
|
Đơn hàng |
Liên hệ |
|
Hoá đơn |
Tài khoản |
Kiểu
của Báo cáo
·
Báo cáo Bảng:
Hiển thị dữ liệu mà không được
cộng tổng trong Báo cáo. Sử dụng kiểu
Báo cáo này để tạo Danh mục
Thư tín Liên hệ, xem consolidated của Bán hàng đang trong quá trình
xử lý ....
·
Tổng kết Báo
cáo: Hiển thị dữ liệu được cộng
tổng trong Báo cáo cùng các thông tin tổng
quan khác liên quan.
·
Ma trận Báo
cáo: Hiển thị dữ liệu được tổng
kết hiển thị theo các chiều / cột dọc
và ngang.
Bạn có thể tạo Báo cáo mới
tuỳ thuộc vào yêu cầu của Tổ chức
của bạn. Khả năng tuỳ biến Báo
cáo tiến hành theo các bước sau:
·
Lựa chọn module
và các module chức năng chéo tương
đương.
·
Lựa chọn Kiểu
báo cáo (Bảng, Tổng kết hay Ma trận
Báo cáo)
·
Lựa chọn Cột
báo cáo
·
Nhóm các Cột
·
Lựa chọn chức
năng tính toán
·
Chỉ ra các Bộ
lọc Sắp xếp nâng cao
·
Lưu các Báo
cáo vào thư mục
Bước 1: Lựa chọn module
chính và các module chức năng chéo
1.
Chọn Thẻ Báo
cáo.
2.
Trong Trang chủ
Báo cáo, chọn nút Tạo Báo
cáo Mới.
3.
Trong trang Tạo
Báo cáo, làm các việc sau đây:
1.
Lựa chọn module
chính từ Danh sách đổ xuống các
Module
2.
Lựa chọn module chức
năng chéo từ Hộp Danh sách Module liên
quan
4.
Chọn nút Continue.
|
|
|
Lựa chọn
Modules |
1.
Trong trang Tạo
Báo cáo, dưới thẻ Kiểu báo
cáo, lựa chọn một trong các lựa chọn
Báo cáo sau đây:
o
Báo cáo Bảng
o
Báo cáo Tổng
kết
o
Báo cáo Ma trận
2.
Khi đã lựa chọn
được kiểu Báo cáo, chọn thẻ
Columns
|
|
|
Lựa chọn
Kiểu báo cáo (kiểu Bảng,
Tổng kết hay Ma trận Báo cáo) |
1. Trong trang Tạo Báo cáo, Lựa chọn
Cột báo cáo sẽ được Hiển thị
từ hộp danh sách Available Columns để Lựa
chọn Cột.
2. Trong hộp danh sách Lựa chọn Cột, thay
đổi thứ tự trường (nếu yêu cầu).
3. Một khi đã lựa chọn Cột báo
cáo, chọn thẻ Grouping nếu bạn muốn sử
dụng kiểu Báo cáo Tổng kết hoặc chọn
thẻ Columns to Total.
|
|
|
Lựa chọn
Cột báo cáo |
1. Trong trang Tạo Báo cáo, lựa chọn
chọn thẻ Grouping (Chức năng này chỉ hiển
ra khi bạn đã lựa chọn Báo cáo Tổng
hợp dưới thẻ Kiểu báo cáo).
2. Trong trang Grouping, bạn có thể nhóm
các cột đến 3 mức độ trong phần
thứ tự tăng / giảm.
3.
Một khi đã lựa
chọn Cột báo cáo, chọn thẻ Grouping nếu
bạn muốn sử dụng kiểu Báo cáo Tổng
kết hoặc chọn thẻ Columns to Total.
|
|
|
Nhóm Cột
báo cáo |
Bước
5: Lựa chọn chức năng tính toán
1.
Trong trang Tạo
Báo cáo, chọn thẻ Columns to Total.
2.
Trong phần Columns to
Total, Lựa chọn chức năng tính toán bắt
buộc như Tổng số, Trung bình, giá trị
nhỏ nhất và lớn nhất cho các cột sẵn
sàng.
3.
Một khi đã lựa
chọn chức năng tính toán, chọn thẻ
Criteria đẻ thêm bộ lọc Báo cáo.
|
|
|
Chức năng
tính toán trong Báo cáo |
Bước
6: Chỉ ra chức năng lọc thứ tự nâng
cao
1.
Trong trang Tạo
Báo cáo, chọn thẻ Criteria.
2.
Trong phần Criteria,
Lựa chọn thêm các tiêu chí quan trọng
cho Báo cáo.
3.
Khi đã hoàn
thành Báo cáo tuỳ biến, làm các
việc sau đây:
o
Chọn Run: để thực
hiện việc tuỳ biến Báo cáo. Tham khảo
đến Bước 7 về phần
lưu Báo cáo vào thư mục.
o
Chọn Save: để
lưu các tiêu chí tùy biến Báo
cáo.
o
Chọn Cancel: Huỷ bỏ
Báo cáo tuỳ biến.
4.
Khi đã hoàn
thành Báo cáo tuỳ biến, bạn có thể
lưu trữ Báo cáo vào trong một thư mục.
|
|
|
Thêm
các tiêu chí quan trọng |
Bước 7: Để Lưu
báo cáo vào Thư mục
1.
Trong trang Tạo
Báo cáo, chọn nút Run hoặc Save.
2.
Trong hộp thoại
Lưu Báo cáo, làm các việc sau
đây:
o
Tên Báo cáo:
Chỉ ra Tên Báo cáo.
o
Mô tả: Chỉ ra bất
kỳ chi tiết thêm nào về Báo cáo.
o
Thư mục Báo
cáo: Lựa chọn Thư mục Báo cáo tại
nơi mà Báo cáo cần được
lưu trữ.
3.
Chọn Save. Tham khảo
đến Tạo Thư mục
Báo cáo về việc Tạo thư mục.
|
|
|
Lưu Báo
cáo vào Thư mục |
Ngầm định, Báo cáo được
lưu trữ trong các lớp khác nhau. Bạn
có thể tạo thư mục cá nhân hay
công cộng để tiện cho việc sử dụng
Báo cáo thường xuyên trong một thư mục
chung và truy cập Báo cáo một cách dễ
dàng,
|
|
|
Tạo Thư mục
Báo cáo |
Để
Tạo Thư mục Báo cáo
1.
Chọn Thẻ Báo
cáo.
2.
Trong Trang chủ
Báo cáo, chọn nút Tạo Thư mục
Báo cáo Mới.
3.
Trong Chi tiết Thư
mục làm các việc sau đây:
o
Tên Thư mục: Chỉ
ra tên của thư mục.
o
Mô tả: Chỉ ra
thông tin thêm về thư mục.
o
Chi tiết khả
năng Truy cập: Lựa chọn một trong các lựa
chọn sau đây:
§
Tất cả Người
Sử dụng được phép xem Thư mục Mẫu
này: Lựa chọn nếu Bạn muốn cho phép
thư mục được truy cập cho tất cả
người sử dụng.
§
Thư mục Mẫu
này chỉ được Xem bởi tôi: Lựa chọn
nếu bạn muốn thư mục được truy cập
chỉ với Bạn.
§
Những Người Sử
dụng sau đây được phép xem Thư mục
Mẫu này: Lựa chọn những người sử
dụng hoặc vai trò sử dụng có thể
truy cập đến thư mục.
4.
Chọn Save. Thư mục
mới được tạo tại nơi bạn
thêm Báo cáo.
|
|
Chú ý:Bạn có thể gửi Báo cáo đến
Đồng nghiệp và Các nhà Quản
lý (hoặc không phải người sử dụng
Zoho CRM) theo định kỳ trong tổ chức của bạn
theo thời gian được lập lịch.
|
|
|
Lịch biểu
Báo cáo |
Trong trang Scheduler Configuration, Bạn cần phải
cấu hình việc Đặt Lịch biểu
Báo cáo. Bảng sau đây cung cấp tên
trường khác nhau trong việc lập lịch biểu
Báo cáo.
|
Tên trường |
Mô tả |
Ghi chú |
|
Tên lịch biểu |
Chỉ ra Tên lịch biểu |
Trường Bắt buộc |
|
Lựa chọn Báo cáo |
Lựa chọn Báo cáo từ Danh
sách đổ xuống |
Trường Bắt buộc |
|
Kích hoạt |
Chỉ ra Trạng thái lịch biểu |
Checkbox |
|
Ngày bắt đầu |
Chỉ ra ngày bắt đầu của lập
lịch biểu Báo cáo |
Trường Bắt buộc. Định dạnh
chuẩn ngày là mm/dd/yy |
|
Giờ bắt đầu |
Chỉ ra thời gian mà Báo cáo cần
được tạo ra và gửi đến Người
nhận |
Trường Bắt buộc. Định dạnh
chuẩn thời gian là hh:mm |
|
Nhắc lại |
Chỉ ra lịch lặp lại các
Báo cáo từ Danh sách đổ xuống. Bạn
có thể lựa chọn một trong các lựa
chọn: hàng ngày, hàng tuần, hàng
tháng, hàng năm hoặc thời điểm
nào đó. |
Danh sách đổ xuống |
|
Email Người nhận |
Ngầm định những người sử
dụng đăng nhập vào hệ thống
được lựa chọn. Bạn cũng có thể
gửi Báo cáo đến người sử dụng
khác theo danh mục e-mail ID đặt trước. |
Chỉ ra các e-mail ID, cách nhau bởi dấu
phẩy |
Để
thiết lập lịch biểu báo cáo
1.
Chọn Thẻ Báo
cáo.
2.
Trong Trang chủ
Báo cáo, chọn nút Lập Lịch biểu Báo cáo.
3.
Trong trang Scheduled Reports,
các lịch biểu có sẵn được Hiển
thị dưới phẩn Danh mục Lịch biểu Báo
cáo. Chọn Lịch biểu Báo cáo Mới.
4.
Trong trang New Report
Schedule chỉ ra giá trị (Tham khảo đến Bảng
các Trường Đặt Lịch biểu Báo
cáo) và chọn nút Save.
Trong các khoảng thời gian xác định
nào đó Bạn có thể xoá đi một
số các Báo cáo tuỳ chỉnh không còn
cần thiết.
Để
Xoá Báo cáo
1.
Chọn Thẻ Báo
cáo.
2.
Trong Trang chủ
Báo cáo, Lựa chọn Báo cáo sẽ được
xoá và chọn liên kết Delete. Báo
cáo được lựa chọn được xoá.
Các câu hỏi
thường gặp (Frequently Asked Questions - FAQ)
Q1. Những
kiểu báo cáo có sẵn để sử dụng?
Ans: Bạn có thể tạo 3 kiểu Báo
cáo là Kiểu Bảng, Kiểu Tổng kết và
Kiểu Ma trận.
Q2. Làm
thế nào để Xem Báo cáo?
Ans: Tất cả các Báo cáo chuẩn hay
tuỳ chỉnh đều có trong phần Trang thẻ
Báo cáo. Bạn có thể lựa chọn các
Báo cáo cụ thể bằng cách bấm vào
các liên kết trong từng phần của hệ
thống dưới phần Thư mục Báo cáo
(như Tài Khoản, Liên hệ, Tiềm năng...)
Q3. Tôi có thể lưu trữ tất cả
các báo cáo cá nhân trong một thư
mục không?
Ans: Yes, bạn có thể lưu trữ all Bạnr
personal Báo cáo in a thư mục, which có thể
be viewed only theo Bạn và sử dụngrs with Hệ thốngAdministrator
privilege. If required bạn có thể also make Thư mục
Báo cáo publicly visible to other sử dụngrs in Bạnr
tổ chức.
Q4. Tôi có thể đặt lịch biểu báo
cáo của tôi và gửi đến Đồng
nghiệp theo khoảng thời gian đặt trước
không?
Ans: Có, bạn có thể Đặt Lịch
biểu Báo cáo để chuyển đi. Sau khi đã
thiết lập lịch biểu, Báo cáo được
gửi đến các e-mail ID của người nhận
cùng với một liên kết để truy cập
đến các Báo cáo cụ thể trong Module
Báo cáo của Zoho CRM. Bạn cũng có thể
gửi tài liệu kiểu PDF đến người
nhận. Để có thêm chi tiết về việc
đặt lịch biểu báo cáo Bạn Tham khảo đến phần
Đặt lịch biểu cho Báo
cáo.
Q5. Tại sao Tôi không thể xem một số
(phần) của Báo cáo?
Ans: Bạn có thể không nhìn thấy một
số trường trong Báo cáo nếu Người
Quản trị đã vô hiệu hoá các
trường này. Bạn chỉ có thể xem các
trường được Hiển thị trong Trang trình
bày của Bạn. Bạn có thể xem các tập
dữ liệu: dữ liệu mà Bạn có quyền
truy cập (Đọc/Việt) bao gồm các bản
ghi thuộc sở hữu của Bạn và những người
sử dụng khác chia sẻ đến Bạn.
Bản quyền
2005-2006 thuộc về AdventNet,
inc. Mọi quyền được bảo lưu.
Tài liệu được
Việt Hoá bởi i3
Network Systems, Việt Nam.