Chương 14: Làm việc với các Báo giá (Quotes)

Các Báo giá bán hàng là thoả thuận ràng buộc hợp pháp giữa khách hàng và đại lý để chuyển đến khách hàng các sản phẩm đã yêu cầu trong một khung thời gian đã chỉ định tại giá bán đã xác định trước. Khách hàng của bạn có thể đặt các đơn đặt hàng trong khoảng thời gian đã quy định (thời hạn hiệu lực) mà đã được ghi rõ trong Báo giá mặt khác bạn có thể huỷ Báo giá hoặc gửi một Báo giá mới mở rộng khung thời gian. Thông thường Báo giá bán hàng bao gồm số Báo giá, ngày tháng, dòng các mục (các sản phẩm) bao gồm số lượng và giá cả dựa trên Báo giá của bạn, Các điều khoản & Các điều kiện và các mục khác. Trong hệ thống Zoho CRM bạn có thể tạo ra các Báo giá trực tiếp từ trang tiềm năng hoặc từ trang tài khoản

Trang chủ các Báo giá bao gồm

• Danh sách các Báo giá
• Các báo cáo Báo giá
• Tìm kiếm
• Tìm kiếm theo bảng chữ cái
• Tuỳ biến các trang xem
• Trang điều hướng

Bạn có thể thực hiện các hoạt động dưới đây trong module Quotes

• Điều hướng các Báo giá
• Tìm kiếm các Báo giá (Các tuỳ chọn cơ bản hoặc theo bảng chữ cái)
• Tạo danh sách các trang xem
• Tạo các Báo giá mới (điền theo mẫu hoặc lặp lại các tuỳ chọn)
• Kết hợp các Báo giá với các bản ghi khác
• In chi tiết các Báo giá
• Xem các báo cáo
• Xoá các Báo giá (riêng lẻ hoặc hàng loạt)
• Tuỳ biến các Báo giá

Điều hướng các Báo giá

Bạn có thể điều hướng các Báo giá sẵn có trong Quotes List

Để điều hướng các Báo giá

1. Nhấn vào Quotes
2. Trong trang Quotes Home, dưới mục Quotes List, nhấn Start, Previous, Next, hoặc End để truy cập danh sách của các Báo giá

Tìm kiếm các Báo giá

Bạn có thể tìm kiếm các Báo giá với các chi tiết cơ bản như Chủ đề, Tên Báo giá, Tên tài khoản và Giai đoạn Báo giá. Bạn cũng có thể tìm kiếm các Báo giá theo bảng chữ cái

Để tìm kiếm các Báo giá

1. Nhấn Quotes
2. Trong trang Quotes Home, dướI mục Quote Search, làm một trong các bước sau:
• Nhập tiêu thức tìm kiếm vào Tên Báo giá, Mã Báo giá, Số lượng/Đơn vị và Đơn giá và nhấn nút Go. Hoặc
• Chọn một trong các đường dẫn tìm kiếm theo bảng chữ cái
3. Trong trang Quotes List, danh sách của các Báo giá được trình bày theo mỗi tiêu thức tìm kiếm

Tạo các trang xem tuỳ biến

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết)

Trong Quote List bạn có thể tạo/sửa đổi/xoá các trang xem tuỳ biến, sắp xếp các cột trong danh sách các trang xem (thứ tự tăng/giảm) tìm kiếm các bản ghi sẵn có trong danh sách trang xem hiện tại. Thêm nữa, bạn có thể sửa đổi một số cột trong danh sách các trang xem thông thường. Theo mặc định, danh sách các trang xem thông thường dưới đây sẵn có trong module Quotes

• Tất cả các Báo giá
• Các Báo giá của tôi

Chú ý: Người sử dụng đã tạo ra danh sách các trang xem được trình bày dưới User Created Views trong danh sách thả xuống View

Để tạo các trang xem tuỳ biến

1. Nhấn vào Quotes
2. Trong trang Quotes Home, dưới mục Quote List,nhấn vào Create View

Chú ý: Dưới mục Quote List một số các trang xem danh sách thông thường được trình bày. Bạn chỉ có thể sắp xếp lại thứ tự các cột và các cột

3. Trong trang Create New View, làm theo các bước dưới đây:

• Trong mục View Information, ghi rõ tên của trang xem tuỳ chỉnh trong trường View Name (bắt buộc). Tên trang xem tuỳ chỉnh xuất hiện trong danh sách thả xuống View. Bạn cũng có thể thiết lập trang xem tuỳ chỉnh như là một danh sách trang xem mặc định bằng cách chọn hộp kiểm tra Set as Default View
• Trong mục Specify Criteria, ghi rõ tiêu thức lọc. Để biết thêm chi tiết tham khảo mục Specifying List View Criteria
• Trong mục Choose Columns, chọn các cột được trình bày trong List View. Để biết thêm chi tiết tham khảo mục Selecting List View Columns
• Trong mục Accessibility Details, chọn những người sử dụng mà danh sách trang xem tuỳ chỉnh của họ phải được hiệu hoá. Để biết thêm chi tiết tham khảo mục Enabling View Access

   4. Chọn Save. Danh sách trang xem tuỳ chỉnh được trình bày trong danh sách thả xuống View.

Tạo các Báo giá

Trong Zoho CRM, bạn có thể lưu trữ chi tiết Báo giá bằng cách nhập dữ liệu vào mẫu chi tiết Báo giá

Chú ý: Một số các trường thông thường được ghi vào danh sách có thể không hiện rõ/có thể sửa chữa tuỳ thuộc vào quá trình kinh doanh tổ chức của bạn và trường-các thiết lập cấp độ bảo mật. Trong trường hợp tổ chức của bạn đã thêm/đã sửa đổi các trường hãy liên lạc với nhà quản trị hệ thống của bạn để biết thêm chi tiết về cách sử dụng của các trường khác

Trong Quote: mẫu Edit, bạn cần ghi rõ Báo giá-các thông tin có liên quan. Bảng dưới đây cung cấp các mô tả của các trường khác trong mẫu Danh sách Báo giá thông thường-Các trường có liên quan

Tên trường	Phần mô tả	Kiểu dữ liệu
Chủ sở hữu Báo giá	Chọn tên của người sử dụng mà Báo giá được chỉ định	Tra cứu
Chủ đề*	Ghi rõ tên của Báo giá. Trường này là bắt buộc	Hộp ký tự, chữ số (50)
Tên Báo giá	Ghi rõ tên Báo giá mà Báo giá phải được lập ra	Hộp ký tự, chữ số (40)
Giai đoạn Báo giá	Ghi rõ hiện trạng của trích dấn	Hộp kiểm tra
Có hiệu lực đến	Ghi rõ ngày cho đến Báo giá còn hiệu lực sau khi gửi cho các khách hàng tương lai	Ngày
Nhóm	Ghi rõ tỷ lệ khối lượng cho việc bán chỉ tiêu	Hộp ký tự, chữ số (50)
Tên liên lạc	Ghi rõ tên liên lạc mà Báo giá phải được tạo ra	Tra cứu
Hãng vận tải	Ghi rõ tên của nhà sản xuất hãng vận tải	Danh sách lọc
Gửi hàng	Chọn các loại Báo giá	Hộp ký tự, chữ số (50)
Người quản lý kiểm kê	Ghi rõ người chịu trách nhiệm việc chuyển hàng đến tài khoản hoặc liên lạc	Hộp ký tự, chữ số (50)
Tên tài khoản*	Ghi rõ tên tài khoản mà Báo giá phải được tạo ra	Tra cứu
Địa chỉ thanh toán*	Ghi rõ địa chỉ thanh toán của tài khoản hoặc liên lạc mà Báo giá phải được gửi đến. Nếu bạn chọn tài khoản hoặc liên lạc địa chỉ thanh toán tương ứng tự động được lấp đầy	Hộp ký tự, chữ số (256)
Địa chỉ gửi hàng*	Ghi rõ địa chỉ gửi hàng của tài khoản hoặc liên lạc mà hàng gửi phải được chuyển đến. Nếu bạn chọn tài khoản hoặc liên lạc địa chỉ gửi hàng tương ứng tự động được lấp đầy	Hộp ký tự, chữ số (256)
Chi tiết sản phẩm	Ghi rõ dòng các khoản của Báo giá
Sản phẩm	Chọn tên sản phẩm	Tra cứu
Số lượng	Ghi rõ số của các đơn vị	Kiểu số (Số nguyên)
Đơn giá	Trình bày đơn giá của sản phẩm	Chữ số
Danh sách giá	Chọn danh sách giá sản phẩm từ Price Book hoặc ghi rõ giá sản phẩm	Kiểu số
Tổng số	Trình bày tổng số của các sản phẩm đã chọn	Chữ số
Các điều khoản & Các điều kiện	Ghi rõ các điều khoản và các điều kiện mà được chỉ định cùng với Báo giá	Giới hạn văn bản (32 KB)
Mô tả	Ghi rõ bất cứ chi tiết nào khác về Báo giá	Giới hạn văn bản (32 KB)

Để tạo các Báo giá

1. Nhấn vào New Quote
2. Trong Quote: trang, ghi rõ chi tiết Báo giá .
   Chú ý: Tên Báo giá, Tên tài khoản, Điạ chỉ thanh toán, Địa chỉ gửi hàng và Chi tiết sản phẩm là trường bắt buộc. Tham khảo mục Danh sách Báo giá thông thường-Các trường có liên quan để biết thêm chi tiết
3. Nhấn Save để lưu lại chi tiết Báo giá

Kết hợp các Báo giá với các bản ghi khác

Bạn có thể tạo ra cái nhìn toàn diện về Báo giá để trình bày tất cả các chi tiết đã kết hợp, như là các các Báo giá, các hoạt động mở, lựơc sử của các hoạt động đã hoàn thành

• các Báo giá: Để trình bày các Báo giá đã kết hợp với các Báo giá
• Các hoạt động mở: Để thêm các công việc và các sự kiện có liên quan cho các Báo giá
• Các hoạt động kết thúc: Để trình bày các hoạt động đã hoàn thành

Để kết hợp các Báo giá với các bản ghi khác

1. Nhấn Quotes
2. Trong trang Quotes Home, dưới mục Quote List, chọn Báo giá đã quy định
3. Trong Quote: trang <Quote Name>, làm theo các bước dưới đây
• Sửa chi tiết Báo giá
• Trình bày các Báo giá đã kết hợp với Báo giá
• Tạo các hoạt động, như là các công việc, các sự kiện (Xem chương <No>: Quản lý các hoạt động để biết thêm chi tiết)
• Trình bày các hoạt động đã hoàn thành
4. Bạn có thể đóng trang Báo giá tất cả các thông tin đã quy định được cập nhật cho Báo giá

In chi tiết Báo giá

Bạn có thể xem mẫu trang In và In chi tiết Báo giá sử dụng chức năng trình duyệt In

Để In chi tiết Báo giá

1. Nhấn Quotes
2. Trong Quotes: trang Home dướI mục Quotes List, chọn Báo giá đã quy định
3. Trong Quote: trang <Quote Name> nhấn nút Print Preview
4. Trong trang văn bản sẽ được In, nhấn nút Print Page để In văn bản

Xem các báo cáo

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc)

Bạn có thể trực tiếp truy cập vào một số các báo cáo thông thường gắn liền với các Báo giá từ mục Quote Reports. Theo mặc định, các báo cáo dưới đây được trình bày dưới module Quotes

• Các Báo giá theo các tài khoản
• Các Báo giá đã biến đổi
• Các Báo giá đã mất
• Các Báo giá theo giai đoạn
• Các Báo giá mở

Để xem báo cáo các Báo giá

1. Nhấn Quotes
2. Trong Quotes: trang Home dướI mục Quotes Reports, nhấn vào đường dẫn báo cáo đã quy định
3. Báo cáo được trình bày trong trang Reports, mà có thể được tuỳ biến thêm theo mỗi quy định của bạn

Để biết thêm chi tiết về tuỳ chỉnh các báo cáo tham khảo Chương <>: Làm việc với các báo cáo

Xoá các Báo giá

Đôi khi bạn có thể cần xoá một số các Báo giá không cần thiết. Điều này sẽ giúp bạn quản lý các Báo giá một cách tốt hơn. Bạn có thể xoá các Báo giá riêng lẻ hoặc hàng loạt

Chú ý: các Báo giá đã xoá được lưu trữ trong Recycle Bin. Nếu đã quy định bạn có thể phục hồi lại các Báo giá đã xoá. Nhưng nếu bạn xoá các Báo giá trong Recycle Bin, bạn không thể phục hồi lại được

Để xóa các Báo giá riêng lẻ

1. Nhấn Quotes
2. Trong Quotes: trang Home page, chọn Báo giá để xóa
3. Trong Quote: trang <Quote Name>, Nhấn Delete.
4. Trong Confirmation, Nhấn OK để xoá hoàn toàn Báo giá

Để xóa các Báo giá hàng loạt

1. Nhấn Quotes
2. Trong Quotes: trang Home, dướI mục Quote List, chọn các Báo giá để xoá sử dụng hộp kiểm tra Select
3. Nhấn nút Delete.
4. Trong Confirmation, Nhấn OK để xóa hoàn toàn các Báo giá đã chọn

Tuỳ chỉnh các Báo giá

(Đặc quyền truy cập: Quyền Tuỳ biến hoá Zoho CRM)

Việc tuỳ chỉnh của module Quotes bao gồm đặt lại tên thanh, sửa đổi các giá trị danh sách chọn trong các trường thông thường, thêm các trường tuỳ chỉnh mới, sửa đổi sắp xếp trang các Báo giá và hiện/ẩn danh sách các trang xem có liên quan tuỳ theo các quy định quy trình Bán hàng của bạn

Để biết thêm chi tiết, tham khảo Chương 24: Tuỳ chỉnh Zoho CRM

---

Bản quyền 2005-2006 thuộc về AdventNet, Inc. Mọi quyền được bảo lưu. Tài liệu được Việt Hoá bởi i3 Network Systems, Việt Nam.