Chương 12: Làm việc với các Sản phẩm (Products)

Các Sản phẩm có thể là hàng hoá hoặc dịch vụ được bán hoặc thu được bởi tổ chức của bạn. Trong hệ thống Zoho CRM bạn có thể quản lý toàn bộ các sản phẩm được bán cho các khách hàng cũng như thu được từ các đại lý. Do đó cả hai bộ phận bán hàng và mua hàng có thể sử dụng module Products có hiệu quả tuỳ theo quy trình bộ phận của họ. Trong trường hơp tổ chức của bạn thu được các sản phẩm từ các đại lý và bán cho các khách hàng với một giá cao hơn, cả hai bộ phận bán hàng và mua hàng có thể phối hợp một cách tốt nhất

Bộ phận bán hàng có thể sử dụng module Product cùng với các module khác, như là các Chào hàng, các tài khoản, các tiềm năng, các Báo giá, các Đơn đặt hàng bán và các Hoá đơn mà tại đó bộ phận mua hàng có thể sử dụng cùng với các Đại lý và các Đơn đặt hàng mua. Nói chung trang chi tiết Sản phẩm bao gồm tên sản phẩm, tên nhà sản xuất/người bán lại, ngày bắt đầu/kết thúc bán hàng, ngày bắt đầu/kết thúc hỗ trợ, giá cả, vị trí kho và các thứ khác liên quan

Trang chủ các Sản phẩm bao gồm,

Bạn có thể thực hiện các hoạt động dưới đây trong module Products

Điều hướng Các Sản phẩm

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc)

Bạn có thể điều hướng các Sản phẩm sẵn có trong Products List.

Để điều hướng các Sản phẩm

  1. Nhấn vào Products  
  2. Trong trang Products Home, dướI mục Products List, nhấn Start, Previous, Next, hoặc End để truy cập danh sách của các Sản phẩm

Tìm kiếm các Sản phẩm

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc)

Bạn có thể tìm kiếm các Sản phẩm theo bảng chữ cái hoặc điền các thông tin đã quy định trong hộp tìm kiếm

Để tìm kiếm các Sản phẩm

  1. Nhấn Products
  2. Trong mục Products Search, làm một trong các bước sau:
  3. Trong trang Products List, danh sách của các Sản phẩm được hiển thị theo mỗi tiêu thức tìm kiếm

Tạo danh sách các trang xem

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết)

Trong Product List bạn có thể tạo/sửa đổi/xoá các trang xem tuỳ biến, sắp xếp các cột trong danh sách các trang xem (thứ tự tăng/giảm) tìm kiếm các bản ghi sẵn có trong danh sách trang xem hiện tại. Thêm nữa, bạn có thể sửa đổi một số cột trong danh sách các trang xem thông thường. Theo mặc định, danh sách các trang xem thông thường dưới đây sẵn có trong module Products

 

Chú ý: Người sử dụng đã tạo ra danh sách các trang xem được hiển thị dướI User Created Views trong danh sách thả xuống khi nhấn vào View

Để tạo các trang xem tuỳ biến

  1. Nhấn Products
  2. Trong trang Products Home, dưới mục Product List, nhấn vào Create View

Chú ý: Dưới mục Product List một số các trang xem danh sách thông thường được trình bày. Bạn chỉ có thể sắp xếp lại thứ tự các cột và các cột
  1. Trong trang Create New View, làm theo các bước dưới đây:

    4. Chọn Save. Danh sách trang xem tuỳ chỉnh được hiện ra trong danh sách thả xuống khi nhấn vào View .

Tạo các Sản phẩm

(Đặc quyền truy cập: Quyền Viết)

Trong Zoho CRM, bạn có thể cất giữ chi tiết sản phẩm bằng cách nhập dữ liệu vào mẫu chi tiết sản phẩm

Ghi chú: Một số các trường thông thường được ghi vào danh sách có thể không hiện rõ/có thể sửa chữa tuỳ thuộc vào quá trình kinh doanh tổ chức của bạn và trường-các thiết lập cấp độ bảo mật. Trong trường hợp tổ chức của bạn đã thêm/đã sửa đổi các trường hãy liên lạc với nhà quản trị hệ thống của bạn để biết thêm chi tiết về cách sử dụng của các trường khác

Trong Product: mẫu Edit, bạn cần ghi rõ sản phẩm-các thông tin có liên quan. Bảng dưới đây cung cấp các mô tả của các trường khác trong mẫu Danh sách Sản phẩm thông thường-Các trường có liên quan

Tên trường

Mô tả

Kiểu dữ liệu

Tên sản phẩm*

Ghi rõ tên của sản phẩm. Đây là trường bắt buộc

Hộp ký tự, chữ số (50)

Mã sản phẩm

Ghĩ rõ nhận dạng sản phẩm

Hộp ký tự, chữ số (40)

Sản phẩm hoạt động

Ghi rõ hiện trạng của sản phẩm

Hộp kiểm tra

Tỷ lệ hoa hồng

Ghi rõ tỷ lệ hoa hồng cho việc bán sản phẩm

Hộp ký tự, Thập phân ()

Số lượng/Đơn vị

Ghi rõ tỷ lệ số lượng cho việc bán sản phẩm

Thập phân

Đơn giá

Ghi rõ đơn giá của sản phẩm

Thập phân

Nhà sản xuất

Ghi rõ tên của nhà sản xuất sản phẩm

Danh sách lọc

Loại sản phẩm

Ghi rõ loại sản phẩm

Danh sách lọc

Ngày mua hàng

Ghi rõ ngày mua hàng trên lịch

Ngày

Ngày bắt đầu hỗ trợ

Ghi rõ ngày mà bắt đầu hỗ trợ sản phẩm

Ngày

Ngày kết thúc hỗ trợ

Ghi rõ ngày mà kết thúc hỗ trợ sản phẩm

Ngày

Mô tả

Ghi rõ bất kỳ chi tiết nào khác về sản phẩm

Giới hạn văn bản (văn bản dài)

Để tạo riêng lẻ các sản phẩm

  1. Nhấn vào New Product
  2. Trong Product: ghi rõ chi tiết sản phẩm

Chú ý: Tên sản phẩm là trường bắt buộc. Tham khảo mục Danh sách Sản phẩm thông thường-các trường có liên quan để biết thêm chi tiết
  1.  Nhấn Save.

Nhập các Sản phẩm

(Đặc quyền truy cập: Quyền Nhập dữ liệu)

Việc nhập chi tiết sản phẩm từ các nguồn bên ngoài vào hệ thống CRM là một trong các hoạt động quan trọng nhất trong khi di chuyển dữ  liệu từ  các hệ thống di sản đến Zoho CRM

Bạn có thể nhập các Sản phẩm, nếu bạn được uỷ quyền để thực hiện hoạt động này. Mặt khác nút Import Products trong trang Products Home sẽ bị ẩn trên giao diện người sử dụng của  bạn. Theo mặc định, quyền sở hữu thông tin Sản phẩm được tăng lên cùng với những người sử dụng mà nhập các Sản phẩm. Bạn có thể thay đổi quyền sở hữu Sản phẩm trong khi nhập bằng cách thêm một cột chủ sở hữu Sản phẩm trong file nhập (CVS/XLS) và sắp xếp vào trường Assigned To. Nó sẽ tự động chỉ định các Sản phẩm đến những người sử dụng riêng biệt. Sử dụng chính xác tên những người sử dụng Zoho CRM trong khi tạo các file nhập Sản phẩm, mặt khác chi tiết Sản phẩm không được tạo ra trong Zoho CRM

LờI khuyên:

  • Trước khi nhập các Sản phẩm, bạn phải có chi tiết Sản phẩm dướI dạng file CSV/XLS
  • Bạn phải có đặc quyền để nhập các Sản phẩm vào Zoho CRM
  • Trước khi nhập các Sản phẩm, đóng file CSV/XLS và các chương trình tính toán
  • Xoá các dấu nháy trong flie CVS (ví dụ, ABC's)
  • Bạn có thể nhập tối đã 1000 Sản phẩm trong một chu trình nhập

Để nhập chi tiết sản phẩm từ các nguồn khác nhau

  1.  Nhấn vào Products
  2. Trong Products: trang Home dưới mục Product Tools, nhấn nút Import Products
  3. Trong trang Import Products, trình duyệt các Sản phẩm-dữ liệu có liên quan dưới định dạng CSV/XLS và nhấn nút Submit
  4. Trong trang Fields Mapping, sắp xếp đầu trang cột CSV/XLS cùng với các trường có liên quan đến sản phẩm vào Zoho CRM
  5. Nhấn nút Import. Sẽ mất một vài giây để hoàn thành việc nhập
  6. Trong Products: trang Home, các sản phẩm đã nhập được trình bày dưới mục Products List. Bạn có thể tiếp tục việc nhập thêm nữa hoặc hoàn thành hoạt động

Kết hợp các Sản phẩm với các bản ghi khác

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc)

Bạn có thể tạo ra cái nhìn toàn diện của sản phẩm để trình bày tất cả các chi tiết đã kết hợp, như là các Sản phẩm, các thẻ vấn đề, các hoạt động mở, lựơc sử của các hoạt động đã hoàn thành, các phần đính kèm, các ghi chú:

Để kết hợp các Sản phẩm với các bản ghi khác

  1. Nhấn Products
  2. Trong trang Products Home, dưới mục Product List, chọn Sản phẩm đã quy định
  3. Trong Product: trang <Product Name>, làm theo các bước dưới đây
  4. Bạn có thể đóng trang Product tất cả các thông tin đã quy định được cập nhật cho Sản phẩm

Thay đổi chủ sở hữu Sản phẩm

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết)

Nó có thể rất có ích để thay đổi chủ sở hữu của một số sản phẩm khi mà có các thay đổi trong cấu trúc tổ chức của bạn. Bạn có thể thay đổi chủ sở hữu của một sản phẩm hoặc nhiều sản phẩm

Để thay đổi chủ sở hữu của các sản phẩm riêng lẻ

  1. Nhấn thẻ Products.
  2. Trong Products: trang Home, chọn Sản phẩm
  3. Trong Product: trang <Product Name>, nhấn nút Edit
  4. Trong Product: trang <Product Name>, thay đổi chủ sở hữu Sản phẩm từ trường tra cứu Product Owner
  5. Nhấn Save để cập nhật chủ sở hữu Sản phẩm

Để thay đổi chủ sở hữu của các sản phẩm hàng loạt

  1. Nhấn Products
  2. Trong Products: trang Home, đến mục Product List và chọn các hộp kiểm tra tương ứng với các Sản phẩm. Bạn có thể chọn tất cả các Sản phẩm
  3. Nhấn nút Change Owner
  4. Trong Products: trang Change Owner, chọn người sử dụng từ danh sách chọn Select New Owner và nhấn nút Update Owner để thay đổi hoàn toàn chủ sở hữu các sản phẩm

Ghi chú: Quyền sở hữu các Sản phẩm sẽ bị thay đổi cho người sử dụng khác, không kể nó đang thuộc về chủ sở hữu hiện tại. Sử dụng thao tác này cẩn trọng, nếu không thì các Sản phẩm đang thuộc về những người sử dụng khác nhau sẽ bị thay đổi cho người sử dụng mới. Để khắc phục vấn đề này, đầu tiên bạn có thể tìm kiếm các Sản phẩm cùng với tên chủ sở hữu đã quy định sau đó thay đổi chủ sở hữu hàng loạt

Xuất các Sản phẩm

(Đặc quyền truy cập: Quyền Xuất Dữ liệu)

Đôi khi nó rất có ích để xuất các Sản phẩm từ Zoho CRM đến các chương trình tính toán để phân tích thêm dữ liệu chuyên sâu

Để xuất các sản phẩm đến các nguồn bên ngoài

  1. Nhấn vào Products
  2. Trong Products: trang Home dướI mục Product Tools, nhấn nút Export All Products
  3. Trong File Download, nhấn Save để lưu lại các file Sản phẩm dướI định dạng file *.CSV/XLS

In chi tiết Sản phẩm

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc)

Bạn có thể mẫu In và In chi tiết sản phẩm sử dụng chức năng trình duyệt In

Để In chi tiết Sản phẩm

  1. Nhấn Products
  2. Trong Products: trang Home, đến mục Product List và chọn Sản phẩm đã quy định
  3. Trong Product: trang <Product Name>, nhấn vào Printable View
  4. Trong Product: trang <Product Name>, nhấn nút Print Page để In văn bản  

Xem các báo cáo

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc)

Bạn có thể trực tiếp truy cập vào một số các báo cáo thông thường gắn liền với các Sản phẩm từ mục Products Reports. Theo mặc định, các báo cáo dưới đây được trình bày dưới module Products

Để xem báo cáo Sản phẩm

  1. Nhấn Products  
  2. Trong Products: trang Home dướI mục Products Reports
  3. Nhấn vào đường dẫn báo cáo đã quy định. Báo cáo được trình bày trong trang Reports, mà có thể được tuỳ chỉnh thêm nữa theo mỗi quy định của bạn

Để biết thêm chi tiết về tuỳ chỉnh các báo cáo tham khảo Chương 19: Làm việc với các báo cáo

Xoá các Sản phẩm

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết/Xoá)

Đôi khi bạn có thể cần xoá một số các Sản phẩm không cần thiết, hay không được theo dõi thêm nữa. Điều này sẽ giúp bạn quản lý các Sản phẩm một cách tốt hơn. Bạn có thể xoá các Sản phẩm riêng lẻ hoặc hàng loạt

Chú ý: Các Sản phẩm đã xoá được lưu trữ trong Recycle Bin. Nếu đã quy định bạn có thể phục hồi lại các Sản phẩm đã xoá. Nhưng nếu bạn xoá các Sản phẩm trong Recycle Bin, bạn không thể phục hồi lại được

Để xóa các Sản phẩm riêng lẻ

  1. Nhấn Products  
  2. Trong Products: trang Home page, Chọn Sản phẩm để xóa
  3. Trong Product: trang <Product Name>, Nhấn Delete.
  4. Trong Confirmation, Nhấn OK để xoá hoàn toàn Sản phẩm

Để xoá hàng loạt các Sản phẩm

  1. Nhấn Products
  2. Trong Products: trang Home, dướI mục Products List, chọn các Sản phẩm để xoá sử dụng hộp kiểm tra Select
  3. Nhấn nút Delete.
  4. Trong Confirmation, Nhấn OK để xóa hoàn toàn các Sản phẩm đã chọn

Tuỳ chỉnh các Sản phẩm

(Đặc quyền truy cập: Quyền Tuỳ biến ZohoCRM.com)

Việc tuỳ chỉnh của module Products bao gồm, đặt lại tên thanh, sửa đổi các giá trị danh sách lọn trong các trường thông thường, thêm các trường tuỳ chỉnh mới, sửa đổi sắp xếp trang Sản phẩm và hiện/ẩn danh sách các trang xem có liên quan tuỳ theo các quy định quy trình quản lý loại Sản phẩm của bạn

Để biết thêm chi tiết, tham khảo Chương 24: Tuỳ chỉnh Zoho CRM

Bản quyền 2005-2006 thuộc về AdventNet, Inc. Mọi quyền được bảo lưu. Tài liệu được Việt Hoá bởi i3 Network Systems, Việt Nam.