Chương 7: Làm việc với các Tiềm năng

Trong bất kỳ tổ chức bán hàng nào, các Tiềm năng là các bản ghi quan trọng nhất để tạo ra thu nhập thực sự (doanh số) của tổ chức. Trong mô hình tổ chức B2B tất cả các Tiềm năng phải trải qua một chu kỳ bán hàng hoàn thiện, mà bắt đầu với nhận dạng triển vọng cao nhất và kết thúc là thắng lợi hoặc thất bại bán hàng. Ở giữa các hoạt động bán hàng phải được hoàn thành là thông tin sản phẩm đang được bán đến các Tiềm năng, các biểu hiện sản phẩm, các trích dẫn bán hàng gửi đi và các đàm phán kinh doanh. Một cách chính xác, Tiềm năng cung cấp các thông tin dưới đây cho việc quản lý bán hàng:

Trang chủ các Tiềm năng bao gồm,

Bạn có thể thực hiện các hoạt động dưới đây trong module Potentials

Điều hướng Các Tiềm năng

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc)

Bạn có thể điều hướng các Tiềm năng sẵn có trong danh sách các Tiềm năng tuỳ theo hiện trạng của các Tiềm năng

Để điều hướng các Tiềm năng

  1. Nhấn vào Potentials
  2. Trong trang Potentials Home, dướI mục Potentials List, chọn một trong các trang xem từ danh sách thả xuống khi nhấn vào Select View để trình bày danh sách của các tài khoản theo hiện trạng của tài khoản (Ví dụ, Triển vọng, Nhà đầu tư, Người bán lại và các mục khác liên quan liên quan liên quan)
  3. Trong mục Potentials List, nhấn Start, Previous, Next, hoặc End để truy cập danh sách tương ứng của các Tiềm năng

Tìm kiếm các Tiềm năng

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc)

Bạn có thể tìm kiếm các Tiềm năng theo bảng chữ cái hoặc điền các thông tin đã quy định trong hộp tìm kiếm

Để tìm kiếm các Tiềm năng

  1. Nhấn Potentials
  2. Trong trang Potentials Home, dướI mục Potential Search, làm một trong các bước sau:
  3. Trong trang Potentials List, danh sách của các Tiềm năng được trình bày theo mỗi tiêu thức tìm kiếm

Tạo danh sách các trang xem tuỳ biến

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết)

Trong Potential List bạn có thể tạo/sửa đổi/xoá các trang xem tuỳ biến, sắp xếp các cột trong danh sách trang xem (thứ tự tăng/giảm) tìm kiếm các bản ghi sẵn có trong danh sách trang xem hiện tại. Hơn nữa, bạn có thể sửa đổi một số cột trong danh sách các trang xem thông thường. Theo mặc định, danh sách các trang xem thông thường dưới đây sẵn có trong module Potentials

Để tạo các trang xem tuỳ biến

  1. Nhấn Potentials
  2. Trong trang Potentials Home, dưới mục Potential List, nhấn vào Create View

Ghi chú:: DướI mục Potential List một số các trang xem danh sách thông thường được trình bày. Bạn chỉ có thể sắp xếp lại thứ tự các cột và các cột
  1. Trong trang Create New View, làm các việc dưới đây:

    4. Chọn Save. Danh sách trang xem tuỳ biến được trình bày trong danh sách thả xuống khi nhấn vào View .

Tạo các Tiềm năng

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết)

Trong hệ thống Zoho CRM, bạn có thể tạo các Tiềm năng như dưới đây:

Ghi chú: Một số các trường thông thường được ghi vào danh sách có thể không hiện rõ/có thể sửa chữa tuỳ thuộc vào quá trình kinh doanh tổ chức của bạn và trường-các thiết lập cấp độ bảo mật. Trong trường hợp tổ chức của bạn đã thêm/đã sửa đổi các trường hãy liên lạc với nhà quản trị hệ thống của bạn để biết thêm chi tiết về cách sử dụng của các trường khác

Trong Potential: mẫu Edit, bạn cần ghi rõ Tiềm năng-các thông tin có liên quan. Bảng dưới đây cung cấp các mô tả của các trường khác trong mẫu Danh sách Tiềm năng thông thường-Các trường có liên quan.

Tên trường

Phần mô tả

Kiểu dữ liệu

Tên Tiềm năng*

Ghi rõ họ của Tiềm năng. Đây là trường bắt buộc

Hộp ký tự, Chữ số (120)

Tên tài khoản*

Chọn tên của tài khoản mà Tiềm năng phải được tạo ra. Đây là trường bắt buộc

Tra cứu

Loại

Chọn loại Tiềm năng (Kinh doanh mới hoặc Kinh doanh hiện tại) từ danh sách thả xuống

Danh sách lọc

Nguồn Lead

Chọn nguồn lead từ danh sách thả xuống

Danh sách lọc

Tên sản phẩm

Ghi rõ tên sản phẩm từ danh sách chọn.

Hộp ký tự, Chữ số (50)

Tổng số

Ghi rõ tổng số mà có thể được mong đợi sau khi đóng Tiềm năng

Hộp ký tự, Thập phân (10)

Ngày kết thúc mong đợi*

Ghi rõ hoặc chọn ngày kết thúc mong đợi. Đây là trường bắt buộc

Định dạng ngày tháng (yyyy/mm/dd)

Bước tiếp theo

Ghi rõ bước tiếp theo của quy trình bán hàng

Hộp ký tự, Chữ số (100)

Giai đoạn bán hàng*

Ghi rõ giai đoạn bán hàng từ danh sách thả xuống. Đây là trường bắt buộc

Danh sách lọc

Tiềm năng có thể xảy ra

Ghi rõ Tiềm năng có thể xảy ra của việc đóng Tiềm năng

Hộp ký tự, Thập phân (2, 2)

Chỉ định

Chọn người sử dụng mà Tiềm năng phải được chỉ định

Danh sách lọc

Mô tả

Ghi rõ bất cứ chi tiết nào khác về Tiềm năng

Giới hạn văn bản (văn bản dài)

Bạn có thể tạo ra các Tiềm năng bằng cách

Để tạo riêng lẻ các Tiềm năng

  1. Nhấn vào New Potential
  2. Trong Potential: trang, nhập thông tin Tiềm năng

    Ghi chú: Tên công ty là trường bắt buộc. Tham khảo mục “Danh sách Tiềm năng thông thường-các trường có liên quan” để biết thêm chi tiết
  3. Nhấn Save để lưu lại thông tin Tiềm năng.Chi tiết Tiềm năng được trình bày trong Potential: trang <Potential Name> nơi mà bạn có thể thực hiện thêm các hoạt động. Tham khảo mục Kết hợp các Tiềm năng với các bản ghi khác để biết thêm chi tiết

Để tạo các Tiềm năng ngay lập tức

  1. Nhấn vào Potentials
  2. Ở bên tay trái dưới mục New Potential, nhập chi tiết bắt buộc, như là tên Tiềm năng, tên tài khoản, ngày kết thúc mong đợi, và giai đoạn bán hàng-
  3. Nhấn Save. Chi tiết Potential được trình bày trong Potential: trang <Potential Name> nơi bạn có thể cập nhật thêm các chi tiết hoặc thực hiện thêm các hoạt động

Để tạo bản sao các Tiềm năng

  1. Nhấn Potentials
  2. Trong trang xem Potential List, chọn Tiềm năng để tạo bản sao
  3. Trong Potential: trang <Potential Name>, nhấn nút Duplicate
  4. Trong Edit: trang <Potential Name>, sửa đổi một số chi tiết Tiềm năng-các chi tiết có liên quan
  5. Nhấn Save. Chi tiết Potential được trình bày trong Potential: trang <Potential Name> nơi mà bạn có thể thực hiện thêm các hoạt động

Nhập các Tiềm năng

(Đặc quyền truy cập: Quyền Nhập dữ liệu)

Bạn có thể di chuyển các Tiềm năng của bạn từ các ứng dụng CRM và Quản lý bán hàng khác. Trước khi di chuyển dữ liệu, bạn phải biển đổi dữ liệu sang định dạng CSV/XLS. Đường dẫn nhập chỉ được hiện ra nếu bạn có đặ quyền sử dụng tính năng Nhập. Hãy liên hệ với nhà quản trị của bạn trong trường hợp đường dẫn nhập bị vô hiệu hoá

Các lời khuyên

  • Trước khi nhập các Tiềm năng, bạn phải có chi tiết Tiềm năng dướI dạng file CSV/XLS
  • Bạn phải có đặc quyền để nhập các Tiềm năng vào Zoho CRM
  • Trước khi nhập các Tiềm năng, đóng file CSV/XLS và các chương trình tính toán
  • Xoá các dấu nháy trong flie CVS (ví dụ, ABC's)
  • Bạn có thể nhập tối đã 1000 Tiềm năng trong một chu trình nhập

Để nhập chi tiết Tiềm năng

  1.  Nhấn vào Potentials
  2. Trong Potentials: trang Home dưới mục Potential Tools, nhấn nút Import My Potentials hoặc Import My Organization Potentials
  3. Trong trang Specify Import File: trang, trình duyệt các Tiềm năng-file nhập có liên quan (định dạng CSV/XLS) và sau đó nhấn nút Next
  4. Trong trang Fields Mapping, sắp xếp đầu trang cột CSV/XLS cùng với các trường Tiềm năng trong Zoho CRM
  5. Nhấn nút Import. Sẽ mất một vài giây để hoàn thành việc nhập
  6. Trong Potentials: trang Home, các Tiềm năng đã nhập được trình bày dưới mục Potentials List. Bạn có thể tiếp tục việc nhập thêm nữa hoặc hoàn thành hoạt động

Kết hợp các Tiềm năng với các bản ghi khác

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết)

Bạn có thể tạo ra cái nhìn toàn diện của Tiềm năng để trình bày tất cả các chi tiết đã kết hợp, như là các hoạt động mở, lựơc sử của các hoạt động đã hoàn thành, các liên lạc, các Tiềm năng, lược sử giai đoạn bán hàng, các phần đính kèm, các ghi chú.

Để kết hợp các Tiềm năng với các bản ghi khác

  1. Trong trang Potential, bạn có thể cập nhật các chi tiết dưới đây:
  2. Sau khi cập nhật các bản ghi đã kết hợp, bạn có thể chuyển sang bản ghi tiếp theo

Kết hợp các đối thủ cạnh tranh với Tiềm năng

(Đặc quyền truy cập: Quyền Cho phép quản lý đối thủ cạnh tranh)

Phần lớn các công ty thích hàng mua các Tiềm năng sau khi phân tích theo dõi của các đại lý khác nhau. Nếu bạn đang làm việc với một thị trường cạnh tranh ở mức độ cao, nơi mà các đốI thủ của bạn đang trực tiếp cạnh tranh với bạn để giành thắng lợi trong các thỏa thuận, sẽ tốt hơn nếu bạn biết về các điểm mạnh và điểm yếu của họ vì thế bạn có thể đưa ra đề nghị của bạn một cách tốt hơn

Trong trang đối thủ cạnh tranh bạn có thể thêm các điểm mạnh và điểm yếu của đối thủ

Để kết hợp các đối thủ cạnh tranh với Tiềm năng

  1. Nhấn vào Potentials
  2. Trong Potentials: trang Home dưới mục Potential List, chọn Tiềm năng đã quy định
  3. Trong trang Potential Details dưới mục Competitors, nhấn nút New
  4. Trong trang Competitor, dưới mục Competitor Information làm các việc dưới đây:
  5. Nhấn Save.

Thêm các vai trò liên lạc cho các Liên lạc

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết)

Trong khi tìm kiếm, bạn có thể cần liên lạc với những người khác nhau (các liên lạc) để hoàn thành thỏa thuận bán hàng. Sẽ là tốt hơn nếu biết về vai trò liên lạc trong tổ chức tìm kiếm của bạn, vì thế bạn luôn có một thảo luận tốt cùng với những ngưòi thích hợp. Ví dụ, nói về Tiềm năng giá cả và các phần khấu trừ luôn tốt hơn với Người quản lý tài chính trong khi nói về các tính năng Tiềm năng lại tốt hơn với Người quản lý Tiềm năng. Cách tiếp cận dễ dàng này giúp bạn thương lượng với tổ chức tìm kiếm một cách tốt hơn và giảm bớt thời gian chỉ đạo bán hàng

Để thêm các vai trò liên lạc cho các liên lạc

  1. Nhấn vào Potentials
  2. Trong Potentials: trang Home dưới mục Potential List, chọn Tiềm năng đã quy định
  3. Trong trang Potential Details dưới mục Contact Roles, danh sách của các liên lạc đã kết hợp với Tiềm năng được trình bày. Nhấn nút Add Role
  4. Trong trang Contact Roles Mapping, với mỗi liên lạc chọn vai trò từ danh sách thả xuống Contact Role
  5. Sau khi bạn hoàn thành việc kết hợp các vai trò cho tất cả các liên lạc, nhấn Save

Tùy biến các vai trò liên lạc

(Đặc quyền truy cập: Quyền cho phép lập vai trò liên lạc)

Theo mặc định một số vai trò liên lạc, như là Người đưa ra quyết định, Ban quản lý Tiềm năng, Mua hàng và các vai trò khác là sẵn có. Bạn có thể tùy biến các vai trò liên lạc tùy theo quy trình kinh doanh của bạn

Chú ý: Người sử dụng với đặc quyền " Nhà quản trị" có thể tùy biến các vai trò liên lạc. Hãy liên lạc với Nhà quản trị hệ thống của bạn trong trường hợp bạn cần thêm một số vai trò

Để thêm/sửa đổi các vai trò liên lạc

  1. Nhấn vào Setup
  2. Trong trang Setup dưới mục Potential Settings, nhấn vào Contact Roles
  3. Trong trang Edit Contact Roles, làm các việc dưới đây:
  4. Sau khi bạn hoàn thành việc cập nhật các vai trò liên lạc nhấn Save.

Thay đổi chủ sở hữu Tiềm năng

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết)

Khi việc tìm kiếm đang trong quá trình, đôi khi nó có thể rất có ích để thay đổi chủ sở hữu của một số Tiềm năng trong một bước đơn. Bạn có thể thay đổi chủ sở hữu của một Tiềm năng riêng lẻ hoặc một nhóm các Tiềm năng

Để thay đổi chủ sở hữu của các Tiềm năng riêng lẻ

  1. Nhấn Potentials tab.
  2. Trong Potentials: trang Home, chọn Tiềm năng
  3. Trong Potential: trang <Potential Name>, nhấn nút Edit
  4. Trong Potential: trang <Potential Name>, thay đổi chủ sở hữu Tiềm năng từ trường tra cứu Potential Owner
  5. Nhấn Save để cập nhật chủ sở hữu Tiềm năng

Để thay đổi chủ sở hữu của các Tiềm năng hàng loạt

  1. Nhấn Potentials
  2. Trong Potentials: trang Home, đến mục Potential List và chọn các hộp kiểm tra tương ứng với các Tiềm năng. Bạn có thể chọn tất cả các Tiềm năng
  3. Nhấn nút Change Owner
  4. Trong Potentials: trang Change Owner, chọn người sử dụng từ danh sách chọn Select New Owner và nhấn nút Update Owner để thay đổi hoàn toàn chủ sở hữu các Tiềm năng

Warning: Quyền sở hữu các Tiềm năng sẽ bị thay đổi cho người sử dụng khác, không kể nó đang thuộc về chủ sở hữu hiện tại. Sử dụng thao tác này cẩn trọng, nếu không thì các Tiềm năng đang thuộc về những người sử dụng khác nhau sẽ bị thay đổi cho người sử dụng mới. Để khắc phục vấn đề này, đầu tiên bạn có thể tìm kiếm các Tiềm năng cùng với tên chủ sở hữu đã quy định sau đó thay đổi chủ sở hữu hàng loạt

Xuất các Tiềm năng

(Đặc quyền truy cập: Quyền xuất dữ liệu)

Đôi khi nó rất có ích để xuất các Tiềm năng từ hệ thống Zoho CRM đến các chương trình tính toán để phân tích thêm dữ liệu

Để xuất các Tiềm năng đến các nguồn bên ngoài

  1. Nhấn vào Potentials
  2. Trong Potentials: trang Home dưới mục Potential Tools, nhấn nút Export All Potentials
  3. Trong File Download, nhấn Save để lưu lại các file Tiềm năng dướI định dạng file *.CSV/XLS

In chi tiết Tiềm năng

Bạn có thể mẫu In và In chi tiết Tiềm năng sử dụng chức năng trình duyệt In

Để In chi tiết Tiềm năng

  1. Nhấn vào Potentials
  2. Trong Potentials: trang Home, đến mục Potential List và chọn Tiềm năng đã quy định
  3. Trong Potential: trang <Potential Name>, nhấn vào Printable View
  4. Trong Potential: trang <Potential Name>, nhấn nút Print Page để In văn bản  

Xem các báo cáo

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc)

Bạn có thể trực tiếp truy cập vào một số các báo cáo thông thường gắn liền với các Tiềm năng từ mục Potentials Reports. Theo mặc định, các báo cáo dưới đây được trình bày dưới module Potentials

Để xem báo cáo Tiềm năng

  1. Nhấn Potentials  
  2. Trong Potentials: trang Home dướI mục Potentials Reports, nhấn vào đường dẫn báo cáo đã quy định
  3. Báo cáo được trình bày trong trang Reports, mà có thể được tuỳ chỉnh thêm nữa theo mỗi quy định của bạn

Để biết thêm chi tiết về tuỳ chỉnh các báo cáo tham khảo Chương 19: Làm việc với các báo cáo

Xoá các Tiềm năng

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết/Xoá)

Đôi khi bạn có thể cần xoá một số các Tiềm năng không cần thiết, mà bị mất. Điều này sẽ giúp bạn quản lý các Tiềm năng một cách tốt hơn. Bạn có thể xoá các Tiềm năng riêng lẻ hoặc hàng loạt

Chú ý: Các Tiềm năng đã xoá được lưu trữ trong Recycle Bin. Nếu đã quy định bạn có thể phục hồi lại các Tiềm năng đã xoá. Nhưng nếu bạn xoá các Tiềm năng trong Recycle Bin, bạn không thể phục hồi lại được

Để xóa các Tiềm năng riêng lẻ

  1. Nhấn Potentials  
  2. Trong Potentials: trang Home page, Chọn Tiềm năng để xóa
  3. Trong Potential: trang <Potential Name>, Nhấn Delete.
  4. Trong Confirmation, Nhấn OK để xoá hoàn toàn Tiềm năng

Để xoá hàng loạt các Tiềm năng

  1. Nhấn Potentials
  2. Trong Potentials: trang Home, dưới mục Potentials List, chọn các Tiềm năng để xoá sử dụng hộp kiểm tra Select
  3. Nhấn nút Mass Delete 
  4. Trong Confirmation, Nhấn OK để xóa hoàn toàn các Tiềm năng đã chọn

Tuỳ chỉnh các Tiềm năng

(Đặc quyền truy cập: Quyền tuỳ biến ZohoCRM.com)

Việc tuỳ chỉnh của module Potentials bao gồm, đặt lại tên thanh, sửa đổi các giá trị danh sách lọn trong các trường thông thường, thêm các trường tuỳ chỉnh mới, sửa đổi sắp xếp trang Tiềm năng, và hiện/ẩn danh sách các trang xem có liên quan tuỳ theo các quy định quy trình quản lý Bán hàng của bạn

Để biết thêm chi tiết, tham khảo Chương 24: Tuỳ chỉnh Zoho CRM

Thiết lập Big Deal Alert

Bạn có thể sử dụng chức năng Big-deal Alert để thông báo cho ban quản lý/các đồng nghiệp của bạn nếu có một cơ hộI thắng lợI, mà bạn muốn chia sẻ các tin tức mới với họ. Đôi khi các thành viên ban quản trị có thể chú ý đến để biết rõ tất cả thông tin Big-deal. Bạn có thể gửi Big-deal alert như là một thông báo e-mail đến tất cả những người sử dụng/những người đã chọn Zoho CRM và các đồng nghiệp không đăng ký như những người sử dụng Zoho CRM

 Để định dạng big deal alert

  1. Nhấn vào Setup
  2. Trong Setup: trang Home, dưới mục Potentials Settings, nhấn vào Big Deal Alert
  3. Trong trang Workflow Rule, làm các việc dưới đây:

Để biết thêm chi tiết tham khảo Chương 25: Quản lý luồng công việc

Định dạng Danh sách lọc giai đoạn bán hàng

Bạn có thể sửa đổi giai đoạn mặc định cho các lead mới và đã biến đổi

Để định dạng Danh sách lọc giai đoạn bán hàng

  1. Nhấn vào Setup
  2. Trong Setup: trang Home, dưới mục Potentials Settings, nhấn vào Field List
  3. Trong trang Potentials List, sửa trường Sales Stage
  4. Trong trang Edit Pick List, thêm/sửa các giá trị trong hộp danh sách Values. Sau khi bạn cập nhật xong các giá trị danh sách lọc bạn có thể sắp xếp các giá trị theo bảng chữ cái và sử dụng các giá trị đầu tiên như một giá trị danh sách lọc mặc định
  5. Nhấn Save.

Sắp xếp giai đoạn và Các giá trị có thể xảy ra

Giai đoạn bán hàng là một tiêu thức quan trọng để xác nhận việc thực hiện của mở rộng tổ chức kênh liên lạc Bán hàng. trong trang xắp xếp Giai đoạn-Tiềm năng có thể xảy ra bạn có thể thực hiện các hoạt động sau đây:

Lời khuyên:

  • Để phân tích kênh liên lạc bán hàn tốt hơn gán những Tiềm năng có thể xảy ra khác nhau đến các giá trị giai đoạn bán hàng
  • Với mỗi giai đoạn gán Tiềm năng có thể xảy ra trong khoảng từ 0 đến 100
  • Bạn có thể coi việc sử dụng các giá trị có thể xảy ra là 100 khi thoả thuận kết thúc thắng lọi và 0 khi thoả thuận mất

Để xắp xếp giai đoạn và các giá trị có thể xảy ra

  1. Nhấn vào Setup
  2. Trong Setup: trang Home, dưới mục Potentials Settings, nhấn vào Stage-Probability Mapping
  3. Trong trang Stage-Probability Mapping, làm các việc dưới đây:
  4. Nhấn Save.

 Để sắp xếp giai đoạn bán hàng và kiểu dự báo

  1. Nhấn vào Setup
  2. Trong Setup: trang Home, dưới mục Potentials Settings, nhấn vào Stage-Probability Mapping
  3. Trong trang Stage-Probability Mapping, làm các việc dưới đây:
  4. Nhấn Save.

Để sắp xếp giai đoạn bán hàng và loại dự báo

  1. Nhấn vào Setup
  2. Trong Setup: trang Home, dưới mục Potentials Settings, nhấn vào Stage-Probability Mapping.
  3. Trong trang Stage-Probability Mapping, làm các việc dưới đây:
  4. Nhấn Save.

Bản quyền 2005-2006 thuộc về AdventNet, Inc. Mọi quyền được bảo lưu. Tài liệu được Việt Hoá bởi i3 Network Systems, Việt Nam.