Chương 15: Làm việc với các đơn đặt hàng mua

Đơn đặt hàng mua là thứ tự đã xếp hạng cho các sản phẩm hoặc các dịch vụ mua được từ các đại lý đã đưa vào danh sách sơ tuyển của bạn. Nói chung PO gồm có số PO, ngày tháng, dòng các món hàng (các sản phẩm) bao gồm cả các số lượng và các giá cả dựa trên Đơn đặt hàng bán, Điạ chỉ thanh toán, Điạ chỉ gửi hàng, Các điều khoản và các điều kiện và các mục khác. Bạn có thể sử dụng PO để truyền đạt các quy định về sản phẩm và giá cả của bạn đến các đại lý vì thế sẽ không có bất kỳ nghĩa vụ nào trong tương lai. Bạn cũng có thể sử dụng PO để kiểm tra chéo các sản phẩm đã gửi đến các địa chỉ gửi hàng và các hoá đơn gửi đến địa chỉ thanh toán. Ngoài ra, đại lý của bạn có thể sử dụng PO như một văn bản pháp lý trong vụ việc không thanh toán tại một phiên toà để đòi hỏi tiền bồi thường thiệt hại từ phía bạn. Tóm lại, PO là một văn bản trong khuôn khổ pháp lý mà các bảo vệ dính dáng đến cả đại lý và những người mua, có thể được sử dụng như một văn bản pháp lý cho cả hai bên.

Trong module PO bạn có thể tạo ra PO cho các sản phẩm được mua, liên kết các PO với các đại lý, theo dõi hiện trạng của các PO, tạo các mẫu In thân thiện.

Trang chủ Đơn đặt hàng mua bao gồm,

Bạn có thể thực hiện các hoạt động dưới đây trong module Purchase Orders

Điều hướng các đơn đặt hàng mua

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc)

Bạn có thể điều hướng các đơn đặt hàng mua sẵn có trong Purchase Orders List.

Để điều hướng các đơn đặt hàng mua

  1. Nhấn vào Purchase Orders 
  2. Trong trang Purchase Orders Home, dướI mục Purchase Orders List, nhấn Start, Previous, Next, hoặc End để truy cập danh sách của các đơn đặt hàng mua

Tìm kiếm các đơn đặt hàng mua

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc)

Bạn có thể tìm kiếm các đơn đặt hàng mua theo bảng chữ cái hoặc điền các thông tin đã quy định trong hộp tìm kiếm

Để tìm kiếm các đơn đặt hàng mua

  1. Nhấn Purchase Orders
  2. Trong mục Purchase Order Search, làm một trong các bước sau:
  3. Trong trang Purchase Orders List, danh sách của các đơn đặt hàng mua được trình bày theo mỗi tiêu thức tìm kiếm

Tạo các đơn đặt hàng mua

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết)

Trong Zoho CRM, bạn có thể cất giữ chi tiết đơn đặt hàng mua bằng cách nhập dữ liệu vào mẫu đơn đặt hàng mua

Ghi chú: Một số các trường thông thường được ghi vào danh sách có thể không hiện rõ/có thể sửa chữa tuỳ thuộc vào quá trình kinh doanh tổ chức của bạn và trường-các thiết lập cấp độ bảo mật. Trong trường hợp tổ chức của bạn đã thêm/đã sửa đổi các trường hãy liên lạc với nhà quản trị hệ thống của bạn để biết thêm chi tiết về cách sử dụng của các trường khác

Trong Purchase Order: mẫu Edit, bạn cần ghi rõ đơn đặt hàng mua-các thông tin có liên quan. Bảng dưới đây cung cấp các mô tả của các trường khác trong mẫu

Danh sách Đơn đặt hàng mua thông thường-Các trường có liên quan

Tên trường

Phần mô tả

Kiểu dữ liệu

Chủ đề*

Ghi rõ tên của đơn đặt hàng mua. Trường này là bắt buộc

Hộp ký tự, chữ số (50)

Đơn đặt hàng bán

Chọn đơn đặt hàng bán tham khảo

Chọn tuỳ chọn

Khách hàng số

Ghi rõ số xác minh khách hàng (nếu có)

Hộp ký tự, chữ số (50)

Ngày lập đơn đặt hàng mua

Ghi rõ ngày mà đơn đặt hàng mua được tạo ra

Ngày tháng

Ngày đến hạn

Chọn ngày đến hạn

Ngày tháng

Hoa hồng bán hàng

Ghi rõ tiền hoa hồng cho người bán hàng vào lúc kết thúc thoả thuận

Kiểu số (trôi)

Tên tài khoản*

Ghi rõ tên tài khoản mà đơn đặt hàng mua phải được tạo ra

Chọn tuỳ chọn

Hiện trạng

Ghi rõ hiện trạng của đơn đặt hàng mua

Hộp kiểm tra

Tên tài khoản*

Ghi rõ tên tài khoản mà đơn đặt hàng mua phải được tạo ra

Chọn tuỳ chọn

Chỉ định *

Chọn tên người sử dụng Zoho CRM mà trách nhiệm quản lý đơn đặt hàng mua được chỉ định

Chọn tuỳ chọn

Địa chỉ thanh toán*

Ghi rõ địa chỉ thanh toán của tài khoản hoặc liên lạc mà đơn đặt hàng mua phải được gửi đến. Nếu bạn chọn tài khoản hoặc liên lạc địa chỉ thanh toán tự động được lấp đầy

Hộp ký tự, chữ số (256)

Địa chỉ gửi hàng*

Ghi rõ địa chỉ gửi hàng của tài khoản hoặc liên lạc mà hàng gửi phải được chuyển đến. Nếu bạn chọn tài khoản hoặc liên lạc địa chỉ gửi hàng tự động được lấp đầy

Hộp ký tự, chữ số (256)

Chi tiết sản phẩm

Ghi rõ dòng các khoản của  đơn đặt hàng mua

 

Sản phẩm*

Chọn tên sản phẩm

Chọn tuỳ chọn

Số lượng

Ghi rõ số của các đơn vị

Kiểu số (Số nguyên)

Đơn giá

Trình bày đơn giá của sản phẩm

 

Danh sách giá

Chọn danh sách giá sản phẩm từ Price Book hoặc ghi rõ giá sản phẩm

Tra cứu và Kiểu số (Số nguyên)

Tổng số

Ghi rõ tổng số của các sản phẩm đã chọn

 

Các điều khoản & Các điều kiện

Ghi rõ các điều khoản và các điều kiện được chỉ định cùng với đơn đặt hàng mua

Giới hạn văn bản (văn bản dài)

Mô tả

 

Ghi rõ bất kỳ chi tiết nào khác về đơn đặt hàng mua

Giới hạn văn bản (văn bản dài)

Để tạo các đơn đặt hàng mua

  1. Nhấn New Purchase Order
  2. Trong Purchase Order: ghi rõ chi tiết đơn đặt hàng mua

Chú ý: Chủ đề, Tên tài khoản, Địa chỉ thanh toán, Địa chỉ gửi hàng, và Chi tiết sản phẩm là các trường bắt buộc. Tham khảo mục Danh sách Đơn đặt hàng bán thông thường-Các trường có liên quan để biết thêm chi tiết
  1. Nhấn Save

Kết hợp các đơn đặt hàng mua với các bản ghi khác

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết)

Bạn có thể kết hợp đơn đặt hàng mua cùng vớI các bản ghi khác như là các hoạt động, các phần đính kèm và các ghi chú

Để kết hợp các đơn đặt hàng mua với các bản ghi khác

  1. Nhấn Purchase Orders
  2. Trong trang Purchase Orders Home, dưới mục Purchase Order List, chọn đơn đặt hàng mua đã quy định
  3. Trong Purchase Order: trang <Purchase Order Name>, làm các việc dưới đây
  4. Bạn có thể đóng trang đơn đặt hàng mua tất cả các thông tin đã quy định được cập nhật cho đơn đặt hàng mua

In chi tiết đơn đặt hàng mua

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc)

Bạn có thể xem mẫu trang In và In chi tiết đơn đặt hàng mua sử dụng chức năng trình duyệt In

Để In chi tiết đơn đặt hàng mua

  1. Nhấn Purchase Orders
  2. Trong Purchase Orders: trang Home dướI mục Purchase Orders List, chọn đơn đặt hàng mua đã quy định
  3. Trong Purchase Orders: trang <Purchase Order Name> nhấn nút Print Preview
  4. Trong Purchase Orders: trang <Purchase Order Name>, nhấn nút Print Page để in văn bản

Xem các báo cáo

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết)

Bạn có thể trực tiếp truy cập vào một số các báo cáo thông thường gắn liền với các đơn đặt hàng mua từ mục Purchase Orders Reports. Theo mặc định, các báo cáo dưới đây được trình bày dưới module Purchase Orders

Để xem báo cáo Đơn đặt hàng mua

  1. Nhấn Purchase Orders 
  2. Trong Purchase Orders: trang Home dướI mục Purchase Orders Reports, nhấn vào đường dẫn báo cáo đã quy định
  3. Báo cáo được trình bày trong trang Reports, mà có thể được tuỳ chỉnh theo mỗi quy định của bạn

Để biết thêm chi tiết về tuỳ chỉnh các báo cáo tham khảo Chương 19: Làm việc với các báo cáo

Xoá các đơn đặt hàng mua

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết/Xoá)

Đôi khi bạn có thể cần xoá một số các đơn đặt hàng mua không cần thiết, mà không được theo dõi kỹ. Điều này sẽ giúp bạn quản lý các đơn đặt hàng mua một cách tốt hơn. Bạn có thể xoá các đơn đặt hàng mua riêng lẻ hoặc hàng loạt

Chú ý: Các đơn đặt hàng mua đã xoá được lưu trữ trong Recycle Bin. Nếu đã quy định bạn có thể phục hồi lại các đơn đặt hàng mua đã xoá. Nhưng nếu bạn xoá các đơn đặt hàng mua trong Recycle Bin, bạn không thể phục hồi lại được

Để xóa các đơn đặt hàng mua riêng lẻ

  1. Nhấn Purchase Orders 
  2. Trong Purchase Orders: trang Home page, Chọn đơn đặt hàng mua để xóa
  3. Trong Purchase Orders: trang <Purchase Order Name>, Nhấn Delete.
  4. Trong Confirmation, Nhấn OK để xoá hoàn toàn đơn đặt hàng mua

Để xoá hàng loạt các đơn đặt hàng mua

  1. Nhấn Purchase Orders
  2. Trong Purchase Orders: trang Home, dướI mục Purchase Orders List, chọn các đơn đặt hàng mua để xoá sử dụng hộp kiểm tra Select
  3. Nhấn nút Delete.
  4. Trong Confirmation, Nhấn OK để xóa hoàn toàn các đơn đặt hàng mua đã chọn

Tuỳ chỉnh các đơn đặt hàng mua

(Đặc quyền truy cập: Quyền Tuỳ biến hoá Zoho CRM)

Việc tuỳ chỉnh của module Purchase Orders bao gồm, đặt lại tên thanh, sửa đổi các giá trị danh sách chọn trong các trường thông thường, thêm các trường tuỳ chỉnh mới, sửa đổi sắp xếp trang PO, và hiện/ẩn danh sách các trang xem có liên quan tuỳ theo các quy định quy trình quản lý Mua hàng của bạn

Để biết thêm chi tiết, tham khảo Chương 24: Tuỳ chỉnh Zoho CRM

Bản quyền 2005-2006 thuộc về AdventNet, Inc. Mọi quyền được bảo lưu. Tài liệu được Việt Hoá bởi i3 Network Systems, Việt Nam