Một
giai đoạn bán hàng từ bắt đầu đến
giai đoạn cuối cùng bạn có thể bắt
đầu làm việc với thủ tục trả tiền. Về mặt này
Hoá đơn đóng một vai trò lớn và
rất quan trọng cho cả hai mục đích
Bán hàng và Thanh toán. Hoá đơn
là một hoá đơn đã phát
hành bởi đại lý đến những
khách hàng cùng với việc chuyên chở
các hàng hoá/các dịch vụ. Nó
thường bao gồm tham khảo số của
Đơn đặt hàng mua, Ngày tháng, Địa
chỉ Thanh toán, Địa chỉ Gửi hàng,
Các giới hạn bồi thường, Dòng
các sản phẩm/các dịch vụ cùng với
khối lượng và giá cả và các
mục khác. Trong một tổ chức đặc
thù, lập hoá đơn hoàn thành quy
trình bán hàng và bắt đầu quy
trình thanh toán nơi mà tài khoản
có thể nhận được quản lý bởi
các giới hạn của các tài khoản/Tài
Chính
Trong hệ thống
Zoho CRM bạn có thể tạo ra các hoá
đơn ngay lập tức từ Các Tiềm năng,
Các tài khoản, Các chỉ tiêu, hoặc
Các đơn đặt hàng bán
Module Các
hoá đơn bao gồm các thành phần
dưới đây:
- Danh sách trang xem
các hoá đơn
- Trang điều hướng
- Tạo nhanh các
hoá đơn
- Các báo
cáo hoá đơn
- Tìm kiếm theo bảng
chữ cái
- Các trang xem tuỳ
biến
Bạn có thể
thực hiện các hoạt động dưới
đây trong module Các hoá đơn:
- Điều
hướng các hoá đơn
- Tìm
kiếm các hoá đơn (Theo bảng chữ
cái hoặc các tuỳ chọn tìm
nâng cao)
- Tạo
các hoá đơn (Mẫu điền hoặc
lặp lại các tuỳ chọn)
- Kết hợp các hoá
đơn với các bản ghi khác
- In
chi tiết hoá đơn
- Xem
các báo cáo
- Xoá
các hoá đơn (riêng lẻ hoặc với
số lượng lớn)
- Tuỳ chỉnh các hoá
đơn
(Đặc quyền
truy cập: Quyền đọc)
Bạn có thể
điều hướng các hoá đơn sẵn
có trong Invoices List
Để
điều hướng các hoá đơn
- Nhấn vào Invoices
- Trong trang Invoices Home,
dưới mục Invoices List, nhấn Start, Previous,
Next, hoặc End để truy cập danh
sách của các hoá đơn
(Đặc quyền
truy cập: Quyền đọc)
Bạn có thể
tìm kiếm các hoá đơn theo
bảng chữ cái hoặc điền các
thông tin đã quy định trong hộp tìm
kiếm
Để
tìm kiếm các hoá đơn
- Nhấn Invoices
- Trong trang Invoices Home,
dướI mục Invoice Search, làm một
trong các bước sau:
- Ghi rõ tiêu thức
tìm kiếm trong hộp tìm kiếm và nhấn
nút Go. Hoặc
- Chọn một trong
các đường dẫn tìm kiếm theo bảng
chữ cái
- Trong trang Invoices List,
danh sách của các hoá đơn
được trình bày theo mỗi tiêu thức
tìm kiếm
(Đặc quyền
truy cập: Quyền đọc/viết)
Trong Zoho CRM, bạn
có thể tạo các hoá đơn theo dữ liệu nhập vào mẫu chi
tiết hoá đơn
|
|
Ghi chú:Trong Invoice: mẫu
Edit, bạn cần ghi rõ hóa đơn-các
thông tin có liên quan. Bảng dưới
đây cung cấp các mô tả của các
trường khác trong mẫu có sẵn
Danh sách Hoá đơn thông
thường-Các trường có liên quan
|
Tên trường |
Phần mô
tả |
Kiểu dữ
liệu |
|
Chủ đề* |
Ghi rõ tên của hoá đơn.
Trường này là bắt buộc |
Hộp ký tự, chữ số (50) |
|
Đơn đặt hàng bán |
Ghi rõ đơn đặt hàng
bán tham chiếu (nếu có) |
Tra cứu |
|
Khách hàng số |
Ghi rõ số xác minh khách hàng
(nếu có) |
Hộp ký tự, chữ số (50) |
|
Ngày lập hoá đơn |
Ghi rõ ngày mà hoá đơn
được tạo ra |
Ngày tháng |
|
Ngày đến hạn |
Ghi rõ tên Tiềm năng mà
hoá đơn phải được tạo ra |
Hộp ký tự, chữ số (40) |
|
Hoa hồng bán hàng |
Ghi rõ tiền hoa hồng cho người
bán hàng vào lúc kết thúc thoả
thuận |
Kiểu số |
|
Tên tài khoản* |
Ghi rõ tên tài khoản mà
hoá đơn phải được tạo ra |
Tra cứu |
|
Hiện trạng |
Ghi rõ hiện trạng của hoá
đơn |
Hộp kiểm tra |
|
Tên tài khoản* |
Ghi rõ tên tài khoản mà
hoá đơn phải được tạo ra |
Tra cứu |
|
Chỉ định * |
Chọn tên người sử dụng Zoho
CRM mà trách nhiệm quản lý hoá
đơn được chỉ định |
Tra cứu |
|
Địa chỉ thanh toán* |
Ghi rõ địa chỉ thanh toán của
tài khoản hoặc liên lạc mà hoá
đơn phải được gửi đến. Nếu
bạn chọn tài khoản hoặc liên lạc
địa chỉ thanh toán tự động
được lấp đầy |
Hộp ký tự, chữ số (256) |
|
Địa chỉ gửi hàng* |
Ghi rõ địa chỉ gửi hàng của
tài khoản hoặc liên lạc mà hàng
gửi phải được chuyển đến. Nếu
bạn chọn tài khoản hoặc liên lạc
địa chỉ gửi hàng tự động
được lấp đầy |
Hộp ký tự, chữ số (256) |
|
Chi tiết sản phẩm |
Ghi rõ dòng các khoản của hoá đơn |
|
|
Sản phẩm* |
Chọn tên sản phẩm |
Tra cứu |
|
Số lượng |
Ghi rõ số của các đơn vị |
Kiểu số (Số nguyên) |
|
Đơn giá |
Trình bày đơn giá của sản
phẩm |
Tiền tệ |
|
Danh sách giá* |
Chọn danh sách giá sản phẩm từ
Price Book hoặc ghi rõ giá sản phẩm |
Tra cứu và Kiểu số (Số
nguyên) |
|
Tổng số |
Ghi rõ tổng số của các sản
phẩm đã chọn |
Tiền tệ |
|
Các điều khoản & Các điều
kiện |
Ghi rõ các điều khoản &
các điều kiện được chỉ định
cùng với hoá đơn |
Giới hạn văn bản (32 KB) |
|
Mô tả |
Ghi rõ bất kỳ chi tiết nào
khác về hoá đơn |
Giới hạn văn bản (32 KB) |
Để
tạo các hoá đơn
- Nhấn New Invoice.
- Trong Invoice: trang,
ghi rõ chi tiết hoá đơn
|
|
- Nhấn Save.
Hoá đơn sẽ được tạo ra
cùng với ID hoá đơn cố định,
có thể được sử dụng tham khảo
sau này
(Đặc quyền
truy cập: Quyền đọc/viết)
Bạn có thể
kết hợp hoá đơn cùng vớI các bản
ghi khác như là các hoạt động,
các phần đính kèm và các ghi
chú
- Các hoạt động: Để thêm
các công việc có liên quan cho các
hoá đơn
- Các phần
đính kèm & Các ghi chú: Để thêm
các file và các ghi chú cho các
hoá đơn
Để
kết hợp các hoá đơn với các bản
ghi khác
- Nhấn Invoices
- Trong trang Invoices Home,
dưới mục Invoice List, chọn hoá
đơn đã quy định
- Trong Invoice: trang
<Invoice Name>, làm như dưới
đây
- Sửa chi tiết
hoá đơn
- Tạo các
công việc
- Thêm các file
và các ghi chú
- Bạn có thể
đóng trang hoá đơn tất cả
các thông tin đã quy định được
cập nhật cho hoá đơn
(Đặc quyền
truy cập: Quyền đọc)
Bạn có thể
xem mẫu trang In và In chi tiết
hoá đơn sử dụng chức năng trình
duyệt In
Để In chi tiết hoá đơn
- Nhấn Invoices
- Trong Invoices: trang Home
dướI mục Invoices List, chọn hoá
đơn đã quy định
- Trong Invoice: trang
<Invoice Name> nhấn nút Print Preview
- Trong Invoice: trang <Invoice
Name>, nhấn nút Print Page. Bạn có thể In
văn bản sử dụng chứ năng In trình
duyệt Web
- Lưu lại file
hoá đơn nội bộ (PDF) và gửi
tách biệt cho khách hàng của bạn
(Đặc quyền
truy cập: Quyền đọc/viết)
Bạn có thể
trực tiếp truy cập vào một số các
báo cáo thông thường gắn liền với
các hoá đơn từ mục Invoice Reports.
Thêm vào đó ngoài các báo
cáo, bạn có thể truy cập vào một
trong các bảng tổng hợp trong module Invoices
Theo mặc định,
các báo cáo dưới đây được
trình bày dưới module Invoices
- Các hoá
đơn theo các tài khoản
- Các hoá
đơn theo hiện trạng
Để
xem báo cáo Hoá đơn
- Nhấn Invoices
- Trong Invoices: trang
Home dướI mục Invoices Reports, nhấn
vào đường dẫn báo cáo
đã quy định
- Báo cáo
được trình bày trong trang Reports,
mà có thể được tuỳ chỉnh
theo mỗi quy định của bạn
Để biết
thêm chi tiết về tuỳ chỉnh các báo
cáo tham khảo Chương 19: Làm việc với
các báo cáo
(Đặc quyền
truy cập: Đọc/Viết/Xoá phần cho
phép)
Đôi khi bạn
có thể cần xoá một số các
hoá đơn không cần thiết, mà
không được theo dõi kỹ.
Điều này sẽ giúp bạn quản lý
các hoá đơn một cách tốt hơn. Bạn
có thể xoá các hoá đơn riêng
lẻ hoặc với số lượng lớn.
|
|
Chú ý:Để
xóa các hoá đơn riêng lẻ
- Nhấn Invoices
- Trong Invoices: trang
Home page, Chọn hóa đơn để
xóa
- Trong Invoice: trang
<Invoice Name>, Nhấn Delete.
- Trong Confirmation, Nhấn
OK để xoá hoàn toàn hoá
đơn
Để
xóa các hoá đơn với số lượng
lớn
- Nhấn Invoices
- Trong Invoices: trang
Home, dướI mục Invoice List, chọn
các hoá đơn để xoá sử dụng
hộp kiểm tra Select
- Nhấn nút Delete.
- Trong Confirmation, Nhấn
OK để xóa hoàn toàn các
hoá đơn đã chọn
(Đặc quyền
truy cập: Quyền tuỳ biến hoá Zoho CRM)
Việc tuỳ chỉnh
của module các hóa đơn bao gồm, đặt
lại tên thanh, sửa đổi các giá trị
danh sách chọn trong các trường thông
thường, thêm các trường tuỳ chỉnh
mới, sửa đổi sắp xếp trang các
hoá đơn, và hiện/ẩn danh sách
các trang xem có liên quan tuỳ theo các quy
định quy trình quản lý Thanh toán của
bạn
Để biết
thêm chi tiết, tham khảo Chương
24:Tuỳ biến hoá Zoho CRM
Bản quyền
2005-2006 thuộc về AdventNet,
Inc. Mọi quyền được bảo
lưu. Tài liệu được Việt Hoá
bởi i3 Network Systems, Việt