Chương 26: Làm việc với E-mail Mẫu

Giao tiếp với khách hàng là một trong những hoạt động hàng ngày quan trọng của mọi người làm về kinh doanh. Phần mềm Zoho CRM cung cấp tính năng E-mail Mẫu để gửi thông điệp giống nhau đến tất cả người nhận. E-mail Mẫu có thể được sử dụng để gửi Email hàng loạt cho các chào hàng/liên hệ, gửi thông báo bằng email đến người sử dụng Zoho CRM, khi bật lên một Quy tắc Luồng Công việc.

Bạn có thể thực hiện các hoạt động sau đây trong module E-mail Mẫu:

• Tạo E-mail Mẫu
• Sửa E-mail Mẫu
• Xoá E-mail Mẫu
• Quản lý Thư mục Mẫu

Tạo E-mail Mẫu

Bạn có thể Tạo E-mail Mẫu để gửi Emails đến các khách hàng (chào hàng và liên hệ) và người sử dụng Zoho CRM  bên trong tổ chức của bạn.

Cảnh báo: Nếu bạn định tạo E-mail Mẫu cho việc gửi Emails đến chào hàng, không trộn trường liên hệ-liên quan và ngược lại. Nếu bạn có gắng để trộn cả hai trường, bạn sẽ gặp một vài lỗi trong quá trình tạo Email.

Để Tạo một E-mail Mẫu

1. Chọn liên kết Thiết lập.
2. Trong Thiết lập: đến Trang chủ, dưới phần E-mail Mẫu, Chọn  liên kết E-mail Mẫu.
3. Trong trang E-mail Mẫu, Chọn nút Mẫu Mới .
4. Trong trang  E-mail Mẫu Mới, chỉ ra thông tin sau đây:
   • Tên (bắt buộc): chỉ ra Tên của E-mail Mẫu.
   • Lựa chọn Thư mục (bắt buộc): Lựa chọn một trong những Thư mục Sẵn sàng.
   • Chủ đề: chỉ ra Chủ đề để được hiển thị trong khi gửi Email đến người nhận.
   • Từ: chỉ ra địa chỉ Email người gửi để người người nhận trả lời.
   • Nội dung E-mail Mẫu: Tạo Nội dung Thông điệp Email bằng kết hợp các trường từ các module. Trong trường Nội dung E-mail Mẫu, chỉ ra thông tin sau đây:
     • Lựa chọn Kiểu của trường từ danh sách nhặt Kiểu trường. bạn có thể Lựa chọn các trường liên quan đến các liên hệ và chào hàng.
     • Lựa chọn các trường bắt buộc từ Danh sách Đổ xuống Sẵn sàng Trộn Trường.
     • Copy các trường (như $Tên_liên hệ) từ danh sách đổ xuống của Lựa chọn trường. Copy giá trị trường được hiển thị trong hộp text Copy giá trị trộn trường và dán vào phần Nội dung Email. Bạn có thể Tạo một Mẫu với 32000 ký tự.
5. Chọn Lưu lại. E-mail Mẫu Mới được hiển thị trong Trang chủ E-mail Mẫu.

Ví dụ E-mail Mẫu

Kính gửi $chào hàng_xưnghô $chào hàng_Tên $chào hàng_họ,   

Cảm ơn bạn vì sự quan tâm của bạn về sản phẩm Zoho CRM. Chúng tôi chào mừng các gợi ý và phản hồi của bạn để làm tốt hơn sản phẩm của chúng tôi.  

Trân trọng,   

<$người sử dụng_tên>   

Email Output

Kính gửi Ông Larry King, 

Cảm ơn bạn vì sự quan tâm của bạn về sản phẩm Zoho CRM. Chúng tôi chào mừng các gợi ý và phản hồi của bạn để làm tốt hơn sản phẩm của chúng tôi.  

Trân trọng,   

Nhóm Zoho CRM

Sửa E-mail Mẫu

Bạn có thể Sửa E-mail Mẫu tồn tại bằng cách thay đổi các trường bắt buộc.

Để Sửa E-mail Mẫu

1. Chọn liên kết Thiết lập.
2. Trong Thiết lập: Trang chủ, dưới phần E-mail Mẫu, Chọn liên kết E-mail Mẫu.
3. Trong trang E-mail Mẫu, Chọn liên kết Sửa.
4. Trong trang Sửa E-mail Mẫu, chỉ ra thông tin sau đây:
   • Tên (bắt buộc): chỉ ra Tên của E-mail Mẫu.
   • Lựa chọn Thư mục (bắt buộc): Lựa chọn một trong các Thư mục Sẵn sàng.
   • Chủ đề: chỉ ra Chủ đề được hiển thị khi gửi Email đến người nhận.
   • Nội dung E-mail Mẫu: Tạo nội dung Thông điệp Email bằng cách kết hợp các trường từ các module. Trong trường Nội dung E-mail Mẫu, chỉ ra thông tin sau đây:
     • Lựa chọn the Kiểu trường từ Danh sách Nhặt Kiểu trường. Bạn có thể Lựa chọn các trường liên quan đến các liên hệ và chào hàng.
     • Lựa chọn trường bắt buộc từ Danh sách Đổ xuống Sẵn sàng trộn trường.
     • Copy the trườngs (ví dụ, $liên hệ_tên) từ danh sách đổ xuống Lựa chọn trường. Copy giá trị trường được hiển thị trong khu vực text Copy trộn trường value và dán vào khu vực Nội dung Email. Bạn có thể tạo một Mẫu với 32000 ký tự.
5. Chọn Lưu lại. E-mail Mẫu được sửa sẽ được hiển thị trong Trang chủ E-mail Mẫu.

Xoá E-mail Mẫu

Đôi khi bạn có thể cần phải xoá một số E-mail Mẫu không cần thiết từ hệ thống Zoho CRM để tốt hơn cho kinh nghiệm người sử dụng. Bạn có thể cân nhắc gỡ bỏ E-mail Mẫu không cần thiết cho việc tham khảo trong tương lai.

Để Xoá E-mail Mẫu

1. Chọn liên kết Thiết lập.
2. Trong Thiết lập: Trang chủ, dưới phần Quy tắc Luồng Công việc, Chọn liên kết E-mail Mẫu.
3. Trong trang E-mail Mẫu, Xoá Mẫu bắt buộc bằng các chọn liên kết Xoá.

Quản lý Thư mục Email Mẫu

Bạn có thể cất giữ tất cả E-mail Mẫu trong một Thư mục được truy cập dễ dàng và có thể chia sẻ với các người sử dụng khác.

Để Tạo Thư mục E-mail Mẫu

1. Chọn liên kết Thiết lập.
2. Trong Thiết lập: Trang chủ, dưới phần E-mail Mẫu, chọn liên kết E-mail Mẫu.
3. Trong trang E-mail Mẫu, chọn nút Thư mục Mới.
4. Trong Chi tiết Thư mục làm các việc sau đây:
   • Tên thư mục: chỉ ra Tên của Thư mục.
   • Mô tả: chỉ ra thông tin thêm về Thư mục.
   • Chi tiết Khả năng truy cập: Lựa chọn một trong các tuỳ chọn sau đây:
     • Tất cả người sử dụng được cho phép nhìn Mẫu Thư mục này: Lựa chọn nếu bạn muốn cho phép Thư mục được truy cập cho tất cả mọi người sử dụng.
     • Đưa ra Mẫu Thư mục này chỉ cho Tôi: Lựa chọn nếu bạn chỉ muốn Bạn là người duy nhất truy cập được vào Thư mục.
     • Cho phép những người sau đây xem Mẫu Thư mục này: Lựa chọn những người sử dụng có thể truy cập được xem Thư mục.
       
5. Chọn Lưu. Thư mục Mới có thể được sử dụng trong khi Tạo Mới E-mail Mẫu.

Bản quyền 2005-2006 thuộc về AdventNet, inc. Mọi quyền được bảo lưu. Tài liệu được Việt Hoá bởi i3 Network Systems, Việt Nam.