Chương 20: Làm việc với các Bảng Tổng hợp

Các bảng tổng hợp là sự trình bày bằng hình ảnh của báo cáo dữ liệu tuỳ biến được đưa ra theo thời gian thực một cách nhanh chóng. Sử dụng các bảng tổng hợp bạn có thể dễ dàng hình dung các so sánh và phương hướng trong bán hàng, marketing, hỗ trợ và kiểm kê các dữ liệu có liên quan. Ví dụ, bạn có thể hình dung thoáng qua các sản phẩm rằng chúng bán chạy trong một thời gian như thế nào, so sánh lượng hàng bán được quý hiện tại với lượng hàng bán được quý trước, hoặc so sánh lượng hàng bán được thực sự với lượng hàng bán được theo dự kiến

Trong hệ thống Zoho CRM, bảng tổng hợp bao gồm các kiểu khác nhau hiện thị bằng các biểu đồ hai chiều và biểu đồ ba chiều (cho các thành phần trong Zoho CRM). Các biểu đồ này được xây dựng trên công nghệ Macromedia Flash trình bày dữ liệu nổi (2 hay 3 chiều). Các biểu đồ này là dạng biểu đồ thanh, hình tròn, đường thẳng hoặc hình phễu cơ bản. Chức năng độc nhất trong hệ thống Zoho CRM là biểu đồ hình phễu, có thể được sử dụng để hình dung kênh liên lạc bán hàng trong các giai đoạn khác nhau một cách trực quan.

Chú ý: Hãy chắc chắn rằng trình duyệt Web của bạn hỗ trợ Macromedia Flash. Trong trường hợp Macromedia Flash không hoạt động, nút biểu tượng Macromedia Flash được hiện hữu trong khu vực biểu đồ. Bằng cách nhấn vào nút biểu tượng Flash bạn có thể cài đặt Macromedia Flash

Nhược điểm

Một số ký hiệu tiền tệ quốc tế không được trình bày đúng cách
Các đặc tính bảng tổng hợp (màu, độ dốc, đường viền, nền phụ…) không được sửa đổi trong giao diện người sử dụng
Các bảng tổng hợp cần được làm mới lại bằng tay (không tự động để trình bày các thay đổi xảy ra từng phút

Bạn có thể thực hiện các hoạt động dưới đây trong module Dashboards

Tạo các bảng tổng hợp
Tạo các biểu đồ bảng tổng hợp
Sửa đổi các bảng tổng hợp hiện tại
Xem số liệu sâu (Drill-down) các biểu đồ
Thu nhỏ các biểu đồ
Quản lý các danh mục bảng tổng hợp
Xoá bảng tổng hợp

Tạo các bảng tổng hợp

(Đặc quyền truy cập: Quyền đọc)

Bảng tổng hợp là trang xem sơ lược các báo cáo dữ liệu tuỳ biến trong hệ thống Zoho CRM. Nó có thể chứa nhiều hơn một biểu đồ. Nhưng hãy chắc chắn rằng ít nhất một biểu đồ được thêm vào bảng tổng hợp.

Danh sách các thành phần bảng tổng hợp chuẩn

Trong trang chủ Dashboard các kiểu dưới đây của các bảng tổng hợp là sẵn có

Module	Các thành phần bảng tổng hợp chuẩn
Các chỉ dẫn	Các chỉ dẫn theo Nguồn: Trình bày các chỉ dẫn từ các nguồn khác nhau Các chỉ dẫn theo tình trạng: Trình bày các chỉ dẫn theo các tình trạng khác nhau Số lượng hàng bán theo Nguồn chi dẫn: Trình bày lượng hàng bán từ các nguồn các chỉ dẫn khác nhau Các chỉ dẫn theo ngành nghề: Trình bày các chỉ dẫn từ các ngành nghề khác nhau
Các tài khoản & Các liên lạc	Bán hàng theo tài khoản: Trình bày thu nhập bán hàng đã thu được từ các tài khoản Các tài khoản theo ngành nghề: Trình bày thu nhập bán hàng từ các tài khoản theo ngành nghề
Các khả năng	Kênh liên lạc theo giai đoạn: Trình bày kênh liên lạc bán hàng trong các giai đoạn khác nhau Kênh liên lạc theo khả năng: Trình bày kênh liên lạc bán hàng theo khả năng Các khả năng theo phân loại: Trình bày kênh liên lạc bán hàng theo phân loại
Các chiến dịch	Các chỉ dẫn chiến dịch: Trình bày các chỉ dẫn từ các chiến dịch khác nhau Chiến dịch chống thu nhập: Trình bày thu nhập bán hàng từ các chiến dịch khác nhau
Các trường hợp & Các giải pháp	Các trường hợp theo nguồn gốc: Trình bày các trường hợp từ các nguồn khác nhau Các trường hợp theo quyền ưu tiên: Trình bày các trường hợp cùng với các quyền ưu tiên khác nhau Các trường hợp theo tình trạng: Trình bày các trường hợp với các tình trạng khác nhau
Các sản phẩm	Các sản phẩm theo hạng: Trình bày các sản phẩm theo các hạng khác nhau
Quản lý bảng kiểm kê	Các đại lý chống các mua hàng Các đơn đặt hàng bán hàng theo các tài khoản Các liên lạc chống các mua hàng Các đơn đặt hàng mua theo tình trạng Các chỉ tiêu theo các tài khoản Các chỉ tiêu theo giai đoạn Các hoá đơn theo các tài khoản Các hoá đơn theo tình trạng Các đơn đặt hàng bán hàng theo tình trạng

Chú ý: Bạn không thể sửa đổi hoặc xoá các bảng tổng hợp chuẩn

Để tạo một bảng tổng hợp

Nhấn Dashboards
Trong trang Dashboards Home, nhấn Go to Dashboard List
Trong trang Dashboard List, nhấn nút Create New Dashboard
Trong trang New Dashboard, ghi rõ các mục dưới đây

Tên: Ghi rõ tên của bảng tổng hợp
Chọn danh mục bảng tổng hợp: Chọn danh mục mà trong đó bảng tổng hợp được lưu trữ
Mô tả: Ghi rõ thêm các chi tiết của bảng tổng hợp

Nhấn Save.

Tạo các biểu đồ

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết)

Sau khi tạo một bảng tổng hợp bạn phải thêm các thành phần (các biểu đồ - hình dung dữ liệu chính xác mẫu bằng hình ảnh) bao gồm các biểu đồ hình cột, hình tròn, đường thẳng, hình phễu hoặc kiểu bảng. Bạn có thể chọn các biểu đồ để trình bày dữ liệu trong mẫu bằng hình ảnh nơi mà bảng để trình bày dữ liệu theo mẫu được xếp thành bảng

Chú ý: Trong mỗi bảng tổng hợp bạn có thể tạo lên tới 20 biểu đồ

Danh sách các biểu đồ chuẩn

Loại biểu đồ	Mô tả	Ví dụ
Biểu đồ hình cột	Để trình bày các giá trị khác nhau của một hoặc nhiều mục trong dữ liệu mà có thể được sử dụng để so sánh các giá trị từ bên này sang bên kia
Biểu đồ hình tròn	Để trình bày dữ liệu cùng mỗi phần khác nhau của dữ liệu vào trong các khu vực tam giác (hình quạt) tương ứng với tỷ lệ phần trăm của đầy đủ dữ liệu
Biểu đồ đường thẳng	Để trình bày xu hướng trên một khoảng thời gian cùng với sự biến đổi trong các giá trị phức tạp trong mỗi biểu đồ
Biểu đồ hình phễu	Để chỉ ra sự hội tụ của dữ liệu từ cấp độ đi vào đến cấp độ đi ra. Nó là điển hình sử dụng chỉ ra kênh liên lạc bán hàng tại bất cứ thời điểm nào
Biểu đồ bảng	Để chỉ ra tổng số các giá trị trong mỗi hạng của dữ liệu

Để tạo ra các bảng tổng hợp

Nhấn Dashboards
Trong trang Dashboards Home, nhấn nút Add Component
Trong trang Add Component, dưới mục Specify Component Details ghi rõ các mục sau:

Kiểu thành phần: Ghi rõ kiểu thành phần Biểu đồ hay Bảng
Thành phần đầu trang (Bắt buộc): Ghi rõ tên thành phần
Nguồn báo cáo: Chọn báo cáo tuỳ biến để được trình bày trong thành phần bảng tổng hợp

Nhấn Next.
Trong trang Add Component, dưới mục Specify Chart Details, chọn kiểu biểu đồ từ hộp danh sách Select Chart Type. Bạn có thể chọn Cột dọc, Hình tròn, Đường thẳng, Hình phễu, hoặc Bảng
Nhấn nút Finish. Biểu đồ mới được trình bày dưới Bảng tổng hợp

Sau khi thêm biểu đồ cho bảng tổng hợp, bạn có thể thực hiện các hoạt động dưới đây:

Thay đổi đến trang xem hai chiều hoặc ba chiều
Drill-down biểu đồ (Biểu đồ có dữ liệu phân tích sâu)
Thu nhỏ biểu đồ
Xoá biểu đồ

Drilling down các bảng tổng hợp

(Đặc quyền truy cập: Quyền đọc)

Bạn có thể xem dữ liệu nằm dưới mỗi thành phần bảng tổng hợp

Để drill-down các bảng tổng hợp

Nhấn Dashboards
Trong trang Dashboards Home, chọn bảng tổng hợp từ Switch to Dashboard
Trong trang Dashboards Home, nhấn khu vực thành phần bảng tổng hợp mà bạn muốn trình bày báo cáo. Dữ liệu drill-down được trình bày trong mẫu báo cáo
Trong trang báo cáo bạn có thể thực hiện thêm các hoạt động, như là Xuất sang PDF/XLS/CSV, Ghi lại báo cáo, tuỳ chỉnh, hoặc làm mới dữ liệu

Drill -down Dashboard

Thu nhỏ các biểu đồ

Bạn có thể phóng to biểu đồ để hình dung về dữ liệu tốt hơn, nó rất có ích trong khi làm việc với khối lượng lớn dữ liệu

Để thu nhỏ biểu đồ

Nhấn Dashboards
Trong trang Dashboards Home, chọn bảng tổng hợp từ Switch to Dashboard
Trong trang Dashboards Home, dưới khu vực biểu đồ đã quy định nhấn biểu tượng
Biểu đồ phóng to được trình bày trong một cửa sổ tách biệt

Phóng to / thu nhỏ biểu đồ

Quản lý các danh mục bảng tổng hợp

(Đặc quyền truy cập: Quyền đọc)

Bảng tổng hợp có thể được lưu trữ trong các danh mục có thể truy cập công cộng cho tất cả những người sử dụng Zoho CRM với truy cập đã giới hạn đến một số người truy cập

Tạo Thư mục Bảng Tổng hợp

Chú ý: Các nhà quản trị hệ thống và những người sử dụng mà đã tạo ra bảng tổng hợp danh mục có đầy đủ quyền kiểm soát trên bảng tổng hợp các danh mục. Những người sử dụng khác chỉ có thể truy cập các bảng tổng hợp sau khi chủ sở hữu của các danh mục cho phép quyền truy cập

Để tạo bảng tổng hợp danh mục

Nhấn Dashboards
Trong trang Dashboards Home, nhấn Go to Dashboard List
Trong trang Dashboard List, nhấn nút Create New Dashboard
Trong Dashboard Folder Details làm các bước sau

Tên danh mục: Ghi rõ tên của danh mục
Chi tiết khả năng truy cập: Chọn một trong các tuỳ chọn sau

Tất cả những người sử dụng được cho phép để xem Danh mục bảng tổng hợp này: Chọn nếu bạn muốn cho phép truy cập danh mục đối với tất cả những người sử dụng
Xem Danh mục bảng tổng hợp này chỉ đối với tôi: Chọn nếu bạn muốn cho phép truy cập danh mục chỉ cho bạn
Cho phép những người sử dụng dưới đây xem Danh mục bảng tổng hợp này: Chọn nếu những người sử dụng hoặc các vai trò người sử dụng mà có thể truy cập danh mục

Nhấn Save.

Bản quyền 2005-2006 thuộc về AdventNet, inc. Mọi quyền được bảo lưu. Tài liệu được Việt Hoá bởi i3 Network Systems, Việt Nam.