Các Liên hệ
là những người mà bạn giao tiếp
để đi tìm cơ hội kinh doanh hoặc
vì các lý do cá nhân. Trong mô
hình Business-to-Consumer (B2C), Liên hệ là
thông tin quan trọng nhất để giành
được các khách hàng ở đó
dù trong Business-to-Business (B2B) nó là một phần
của chi tiết tổ chức cùng với Liên hệ
mà bạn đang kinh doanh. Bạn cũng có thể
tạo ra các Liên hệ cá nhân mà
không kết hợp với bất cứ tài khoản
nào. Liên hệ cá nhân không trình
bày như một phần của tài khoản hoặc
thông tin cơ hội kinh doanh. Chỉ bạn có thể
xem các Liên hệ cá nhân của bạn.
Các Liên hệ
có thể được thêm vào hệ thống
Zoho CRM bằng cách điền theo mẫu Liên hệ,
nhập các Liên hệ từ các ứng dụng
Quản lý Liên hệ & CRM khác, đồng
bộ hoá các Liên hệ từ phần mềm
Microsoft Outlook, hoặc chuyển đổi các chỉ
dẫn đến các Liên hệ. Thông tin
Liên hệ có thể bao gồm địa chỉ,
tiêu đề, các số điện thoại,
địa chỉ E-mail, ngày sinh và các chi tiết
cá nhân khác của một người.
Chức năng quan
trọng nhất của module Liên hệ trong hệ thống
Zoho CRM là chúng có thể được sử
dụng cho các khách hàng hay sản phẩm từ
các đại lý…, các Liên hệ
có thể liên quan đến các tài khoản
như là các đại lý tuỳ theo
quá trình kinh doanh của bạn.
Module Các
Liên hệ bao gồm các mục dưới
đây:
Bạn có thể thực hiện các hoạt
động dưới đây trong module Các
Liên hệ
(Đặc quyền
truy cập: Quyền Đọc)
Bạn có thể
Duyệt xem các Liên hệ sẵn có trong Danh
sách Liên hệ
Để
Duyệt xem các Liên hệ
(Đặc quyền
truy cập: Quyền Đọc)
Bạn có thể
tìm kiếm các Liên hệ theo bảng chữ
cái hoặc điền các thông tin quy định
trong hộp tìm kiếm nâng cao
Để
tìm kiếm các Liên hệ
(Đặc quyền
truy cập: Quyền Đọc/Viết)
Trong Contact List
bạn có thể tạo/sửa đổi/xoá
các trang xem tuỳ chỉnh, sắp xếp các cột
trong danh sách trang xem (thứ tự tăng/giảm),
tìm kiếm các bản ghi sẵn có trong danh
sách trang xem hiện tại. Ngoài ra, bạn
có thể sửa đổi một số cột trong
danh sách các trang xem thông thường. Theo mặc
định, danh sách các trang xem thông thường
dưới đây sẵn có trong module Các
Liên hệ
Tham khảo Chương
<>: Quản lý danh sách các trang xem để
biết thêm chi tiết về tạo danh sách
các trang xem
Để
tạo danh sách các trang xem
|
|
(Đặc quyền
truy cập: Quyền Đọc/Viết)
Trong Zoho CRM, bạn
có thể tạo các Liên hệ như
các bước đưa ra dưới đây
|
|
Trong Contact: mẫu
Edit, bạn cần ghi rõ Liên hệ-các
thông tin có liên quan. Bảng dưới
đây cung cấp các mô tả của các
trường khác trong mẫu
Danh sách Liên hệ thông thường-các
trường có liên quan
|
Tên trường |
Phần mô
tả |
Kiểu dữ
liệu |
|
Lời chào |
Chọn lời
chào cho Liên hệ, như là Mr., Ms, Mrs., hoặc
các lờI chào khác |
Danh sách lọc |
|
Tên |
Ghi rõ tên
của Liên hệ |
Hộp ký tự,
Chữ số (40) |
|
Họ* |
Ghi rõ họ
của Liên hệ. Trường này là bắt
buộc |
Hộp ký tự,
Chữ số (40) |
|
Tên tài
khoản |
Chọn tài
khoản có liên quan đến Liên hệ |
Tra cứu |
|
Nguồn chỉ dẫn |
Chọn nguồn
mà từ đó Liên hệ được tạo
ra |
Danh sách lọc |
|
Tiêu đề |
Ghi rõ vị
trí công việc của Liên hệ |
Hộp ký tự,
Chữ số (50) |
|
Phòng ban |
Ghi rõ
phòng ban của Liên hệ |
Hộp ký tự,
Chữ số (30) |
|
Ngày sinh |
Ghi rõ
ngày sinh của Liên hệ để gửi những
lời chúc để có mối quan hệ tốt
hơn |
Ngày
tháng |
|
Các báo
cáo đến |
Chọn người
mà Liên hệ các báo cáo đến |
Tra cứu |
|
Không gọi
điện |
Chọn thao
tác này để không tạo một cuộc
gọi nào đến Liên hệ (Nếu Liên
hệ không bị dính dáng đến để
bị Liên hệ bằng điện thoại thậm
chí cho dù có số điện thoại) |
Hộp kiểm
tra |
|
Chỉ định
đến |
Chọn tên của
người sử dụng mà Liên hệ phải
được chỉ định đến |
Danh sách lọc |
|
Điện thoại |
Ghi rõ số
điện thoại chính của Liên hệ |
Hộp ký tự,
Chữ số (50) |
|
Mobile |
Ghi rõ số
mobile của Liên hệ |
Hộp ký tự,
Chữ số (50) |
|
Điện thoại
nhà |
Ghi rõ số
điện thoại nhà của Liên hệ |
Hộp ký tự,
Chữ số (50) |
|
Điện thoại
khác |
Ghi rõ số
điên thoại khác của Liên hệ (nếu
có) |
Hộp ký tự,
Chữ số (50) |
|
Fax |
Ghi rõ số
Fax của Liên hệ |
Hộp ký tự,
Chữ số (50) |
|
E-mail |
Ghi rõ địa
chỉ E-mail chính của Liên hệ |
Hộp ký tự,
Chữ số (100) |
|
Trợ lý |
Ghi rõ tên
trợ lý của Liên hệ |
|
|
Điện thoại
trợ lý |
Ghi rõ số
điện thoại của trợ lý của
Liên hệ |
Hộp ký tự,
Chữ số (100) |
|
Địa chỉ
thư
|
Ghi rõ địa
chỉ chính của Liên hệ |
|
|
Địa chỉ
khác
|
Ghi rõ địa
chỉ khác của Liên hệ (nếu có) |
|
|
Mô tả |
Ghi rõ bất
cứ chi tiết nào về Liên hệ |
Giới hạn
văn bản (văn bản dài) |
Để
tạo các Liên hệ riêng lẻ
|
|
Để
tạo các Liên hệ ngay lập tức
Để
tạo bản sao các Liên hệ
(Đặc quyền
truy cập: Quyền Nhập dữ liệu)
Bạn có thể
di chuyển các Liên hệ của bạn từ
các ứng dụng khác nhau Contact Management, CRM
và Address Book. Trước khi di chuyển dữ liệu,
bạn cần phải chuyển đổi dữ liệu
sang dạng CSV/XLS
|
|
Để
nhập các Liên hệ
(Đặc quyền
truy cập: Quyền Đọc/Viết)
Bạn có thể
tạo ra cái nhìn tổng thể của Liên hệ
để trình bày tất cả các chi tiết
đã kết hợp, như là các khả
năng, các thẻ vấn đề, các hoạt
động mở, lược sử của các hoạt
động đã hoàn thành, các phần
đính kèm và các ghi chú
Để
liên kết Liên hệ với các bản ghi
khác
(Đặc quyền
truy cập: Quyền Đọc/Viết)
Bạn có thể
tạo danh sách thư cho các Liên hệ
và gửi hàng loạt e-mail đến các
Liên hệ từ trang xem danh sách Liên hệ.
Hãy chắc chắn các Liên hệ bao gồm điạ
chỉ E-mail nếu không thì E-mail sẽ không
được gửi đến các Liên hệ
tương ứng
|
|
Để
gửi các Email đến một nhóm các
Liên hệ
(Đặc quyền
truy cập: Quyền Xuất dữ liệu)
Đôi khi
nó rất có ích để xuất các dữ
liệu từ Zoho CRM đến các chương
trình bảng tính để phân tích dữ
liệu tốt hơn
Để
xuất các Liên hệ đến các bảng
tính
(Đặc quyền
truy cập: Quyền Thay đổi Chủ sở hữu)
Khi tìm kiếm
đang trong quá trình, đôi khi nó có
thể rất có ích để thay đổi chủ
sở hữu của một số các Liên hệ
trong một bước đơn. Bạn có thể
thay đổi chủ sở hữu của một Liên
hệ riêng lẻ hoặc
của một nhóm các Liên hệ
Để
thay đổi chủ sở hữu của các
Liên hệ riêng lẻ
Để
thay đổi chủ sở hữu tài khoản với
số lượng lớn
|
|
(Đặc quyền
truy cập: Quyền Đọc/Viết)
Bạn có thể
xem mẫu trang In và In chi tiết Liên hệ sử
dụng chức năng trình duyệt Internet (như IE)
Để
In chi tiết Liên hệ
(Đặc quyền
truy cập: Quyền Đọc/Viết)
Bạn có thể
trực tiếp truy cập vào một số các
báo cáo thông thường gắn liền với
các Liên hệ từ mục Contacts Reports. Theo
mặc định, các báo cáo dưới
đây được trình bày dưới
module Các Liên hệ
Để
xem báo cáo Liên hệ
Để biết
thêm chi tiết về tuỳ chỉnh các báo
cáo tham khảo
Chương 19:
Làm việc với
các báo cáo
(Đặc quyền
truy cập: Quyền Đọc/Viết/Xoá)
Ít khi bạn
có thể cần gỡ bỏ một số các
Liên hệ không cần thiết, mà bị chuyển
đi từ các tài khoản hiện tại hoặc
không hoạt động kinh doanh với bạn trong một
thời gian dài. Điều này sẽ giúp bạn
quản lý các Liên hệ một cách tốt
hơn. Bạn có thể xoá các Liên hệ
riêng lẻ hoặc với số lượng lớn.
|
|
Để
xóa các Liên hệ riêng lẻ
Để
xóa các Liên hệ với số lượng lớn
(Đặc quyền
truy cập: Quyền Tuỳ chỉnh Zoho CRM)
Việc tuỳ chỉnh
của module các Liên hệ bao gồm, đặt lại
tên thanh, sửa đổi các giá trị danh
sách chọn trong các trường thông thường,
thêm các trường tuỳ chỉnh mới, sửa
đổi sắp xếp trang các Liên hệ,
và hiện/ẩn danh sách các trang xem có
liên quan tuỳ theo các quy định quá
trình quản lý Liên hệ của bạn
Để biết
thêm chi tiết, tham khảo Chương 24:Tuỳ chỉnh
Zoho CRM
1.
Tôi có thể thêm các Liên hệ
cá nhân vào module Các Liên hệ Zoho CRM
được không?
Trả lời: Bạn không thể
thêm các Liên hệ cá nhân vào hệ
thống Zoho CRM được vì chỉ người
sử dụng với đặc quyền "Nhà quản
trị hệ thống" có thể truy cập tất
cả các bản ghi người sử dụng.
2.
Tôi bán các sản phẩm/dịch vụ của
tôi riêng lẻ. Tôi có thể sử dụng
module các Liên hệ Zoho CRM để theo dõi
doanh thu của tôi được không?
Trả lời: Không, hiện tại
giải pháp Zoho CRM là thích hợp nhất cho
mô hình B2B (Business-to-Business). Bạn không thể
tạo các cơ hội kinh doanh cùng với
các cá nhân. Cách giải quyết khác
là để tạo ra một Tài khoản giả
và liên kết tất cả các Liên hệ
cùng với tài khoản và tạo ra các
cơ hội kinh doanh.
3.
Làm thế nào để đồng bộ
hoá sổ địa chỉ Microsoft Outlook của
tôi với molule các Liên hệ trong Zoho CRM?
Trả lời: Bạn có thể
đồng bộ hoá sổ địa chỉ Microsoft
Outlook của bạn với Zoho CRM sử dụng Phiên
bản Zoho CRM Outlook. Để biết thêm chi tiết
tham khảo Zoho CRM -
Làm việc với Phiên bản Outlook.
4.
Tôi có một Liên hệ mà các
công việc cho các công ty khác nhau (các
tài khoản) nhưng anh ấy có một địa
chỉ e-mail/một số điện thoại. Làm thế
nào để kết hợp Liên hệ với nhiều
tài khoản?
Trả lời: Rất tiếc, hiện
tại bạn không thể kết hợp Liên hệ
của bạn với nhiều tài khoản. Bạn
có thể kết hợp các Liên hệ
đơn với một tài khoản. Nhưng bạn
có thể thêm nhiều Liên hệ đến
tài khoản.
5.
Làm thế nào tôi có thể xem bản
đồ điạ chỉ Liên hệ của tôi?
Trả lời: Bạn có thể xem
bản đồ địa chỉ Liên hệ của
bạn bằng cách nhấn vào nút Locate Map
trong mục Address Information. Bạn có thể xem tốt
nhất thông tin địa chỉ Liên hệ trong
United States. Zoho CRM sử dụng google Maps cho các bản
đồ tạo ra.
Bản quyền 2005-2006 thuộc
về AdventNet, Inc. Mọi quyền
được bảo lưu. Tài liệu được
Việt Hoá bởi i3
Network Systems, Việt Nam