Chương 6: Làm việc với các Liên hệ

Các Liên hệ là những người mà bạn giao tiếp để đi tìm cơ hội kinh doanh hoặc vì các lý do cá nhân. Trong mô hình Business-to-Consumer (B2C), Liên hệ là thông tin quan trọng nhất để giành được các khách hàng ở đó dù trong Business-to-Business (B2B) nó là một phần của chi tiết tổ chức cùng với Liên hệ mà bạn đang kinh doanh. Bạn cũng có thể tạo ra các Liên hệ cá nhân mà không kết hợp với bất cứ tài khoản nào. Liên hệ cá nhân không trình bày như một phần của tài khoản hoặc thông tin cơ hội kinh doanh. Chỉ bạn có thể xem các Liên hệ cá nhân của bạn.

Các Liên hệ có thể được thêm vào hệ thống Zoho CRM bằng cách điền theo mẫu Liên hệ, nhập các Liên hệ từ các ứng dụng Quản lý Liên hệ & CRM khác, đồng bộ hoá các Liên hệ từ phần mềm Microsoft Outlook, hoặc chuyển đổi các chỉ dẫn đến các Liên hệ. Thông tin Liên hệ có thể bao gồm địa chỉ, tiêu đề, các số điện thoại, địa chỉ E-mail, ngày sinh và các chi tiết cá nhân khác của một người.

Chức năng quan trọng nhất của module Liên hệ trong hệ thống Zoho CRM là chúng có thể được sử dụng cho các khách hàng hay sản phẩm từ các đại lý…, các Liên hệ có thể liên quan đến các tài khoản như là các đại lý tuỳ theo quá trình kinh doanh của bạn.

Module Các Liên hệ bao gồm các mục dưới đây:

Tổng quan danh sách Liên hệ
Trang Duyệt xem
Tạo nhanh các Liên hệ
Các báo cáo Liên hệ
Các công cụ Liên hệ như Nhập, Xuất, Khối lượng xóa, Khối lượng chuyển đổi
Tìm kiếm theo bảng chữ cái
Tuỳ biến góc nhìn

Bạn có thể thực hiện các hoạt động dưới đây trong module Các Liên hệ

Duyệt xem các Liên hệ
Tìm kiếm các Liên hệ (Theo bảng chữ cái hoặc các tuỳ chọn tìm kiếm nâng cao)
Tạo danh sách các trang xem
Tạo các Liên hệ (Mẫu điền, tạo nhanh, lặp lại các tuỳ chọn)
Nhập các Liên hệ (từ các nguồn khác nhau)
Kết hợp các Liên hệ với các bản ghi
Gửi E-mail đến các Liên hệ
Nhập các Liên hệ đến các bảng tính khác
Thay đổi chủ sở hữu Liên hệ (riêng lẻ hoặc với số lượng lớn)
Xem Liên hệ có liên quan đến các báo cáo
In chi tiết Liên hệ
Xoá các Liên hệ (riêng lẻ hoặc với số lượng lớn)
Tuỳ chỉnh các Liên hệ

Duyệt xem các Liên hệ

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc)

Bạn có thể Duyệt xem các Liên hệ sẵn có trong Danh sách Liên hệ

Để Duyệt xem các Liên hệ

Nhấn Contacts
Trong trang Contacts Home, dưới mục Contact List, chọn một trong các trang xem từ Select View để trình bày danh sách của các tài khoản tuỳ theo kiểu của tài khoản (ví dụ, khách hàng tương lai, nhà đầu tư, NgườI bán lại, và các mục khác)
Trong mục Contact List, nhấn Start, Previous, Next, hoặc End để truy cập vào danh sách tương ứng của các Liên hệ

Tìm kiếm các Liên hệ

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc)

Bạn có thể tìm kiếm các Liên hệ theo bảng chữ cái hoặc điền các thông tin quy định trong hộp tìm kiếm nâng cao

Để tìm kiếm các Liên hệ

Nhấn Contacts
Trong trang Contacts Home, dưới mục Contact Search, làm một trong các bước sau

Ghi rõ tiêu thức tìm kiếm trong hộp tìm kiếm và nhấn nút Go. Hoặc
Chọn một trong các đường dẫn tìm kiếm theo bảng chữ cái

Trong trang Contact List, danh sách các Liên hệ được trình bày theo tiêu thức tìm kiếm

Tạo danh sách các trang xem

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết)

Trong Contact List bạn có thể tạo/sửa đổi/xoá các trang xem tuỳ chỉnh, sắp xếp các cột trong danh sách trang xem (thứ tự tăng/giảm), tìm kiếm các bản ghi sẵn có trong danh sách trang xem hiện tại. Ngoài ra, bạn có thể sửa đổi một số cột trong danh sách các trang xem thông thường. Theo mặc định, danh sách các trang xem thông thường dưới đây sẵn có trong module Các Liên hệ

Các trang xem thông thường

Tất cả Các Liên hệ
Các Liên hệ của tôi
Các Liên hệ mới trong tuần này
Các Liên hệ mới trong tuần trước

Các trang xem gần đây

Các Liên hệ đã tạo gần đây
Các Liên hệ đã sửa đổi gần đâ
Các Liên hệ đã xem gần đây

Tham khảo Chương <>: Quản lý danh sách các trang xem để biết thêm chi tiết về tạo danh sách các trang xem

Để tạo danh sách các trang xem

Nhấn Contacts
Trong trang Contacts Home, dưới mục Contact List, Nhấn Create View

Chú ý: Dưới mục Contact List một số danh sách các trang xem thông thường được trình bày. Bạn chỉ có thể sắp xếp lại thứ tự các cột và thêm các cột vào danh sách các trang xem thông thường

Trong trang Create New View, làm các bước như dưới đây:

Trong mục View Information, ghi rõ tên của trang xem tuỳ chỉnh trong trường View Name (bắt buộc). Tên trang xem tuỳ chỉnh xuất hiện trong View. Bạn cũng có thể thiết lập trang xem tuỳ chỉnh như là một danh sách trang xem mặc định bằng cách chọn hộp kiểm tra Set as Default View
Trong mục Specify Criteria, ghi rõ tiêu thức lọc. Để biết thêm chi tiết tham khảo mục Specifying List View Criteria
Trong mục Choose Columns, chọn các cột được trình bày trong List View. Để biết thêm chi tiết tham khảo mục Selecting List View Columns
Trong mục Accessibility Details, chọn những người sử dụng mà danh sách trang xem tuỳ chỉnh của họ phải được hiệu hoá. Để biết thêm chi tiết tham khảo mục Enabling View Access

Nhấn Save. Danh sách trang xem tuỳ chỉnh được trình bày trong View

Tạo các Liên hệ

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết)

Trong Zoho CRM, bạn có thể tạo các Liên hệ như các bước đưa ra dưới đây

Nhập dữ liệu vào mẫu chi tiết Liên hệ
Sao chép Liên hệ cùng với một vài thay đổi từ các chi tiết Liên hệ hiện tại
Nhập các Liên hệ từ các ứng dụng Quản lý Liên hệ
Chuyển đổi các hướng dẫn đến các Liên hệ
Đồng bộ hoá các Liên hệ Microsoft Outlook với Zoho CRM

Chú ý: Một số các trường thông thường được ghi vào danh sách có thể không hiện rõ/có thể sửa chữa tuỳ thuộc vào quá trình kinh doanh tổ chức của bạn và trường-các thiết lập cấp độ bảo mật. Trong trường hợp tổ chức của bạn đã thêm/đã sửa đổi các trường hãy Liên hệ với nhà quản trị hệ thống của bạn để biết thêm chi tiết về cách sử dụng của các trường khác

Trong Contact: mẫu Edit, bạn cần ghi rõ Liên hệ-các thông tin có liên quan. Bảng dưới đây cung cấp các mô tả của các trường khác trong mẫu

Danh sách Liên hệ thông thường-các trường có liên quan

Tên trường	Phần mô tả	Kiểu dữ liệu
Lời chào	Chọn lời chào cho Liên hệ, như là Mr., Ms, Mrs., hoặc các lờI chào khác	Danh sách lọc
Tên	Ghi rõ tên của Liên hệ	Hộp ký tự, Chữ số (40)
Họ*	Ghi rõ họ của Liên hệ. Trường này là bắt buộc	Hộp ký tự, Chữ số (40)
Tên tài khoản	Chọn tài khoản có liên quan đến Liên hệ	Tra cứu
Nguồn chỉ dẫn	Chọn nguồn mà từ đó Liên hệ được tạo ra	Danh sách lọc
Tiêu đề	Ghi rõ vị trí công việc của Liên hệ	Hộp ký tự, Chữ số (50)
Phòng ban	Ghi rõ phòng ban của Liên hệ	Hộp ký tự, Chữ số (30)
Ngày sinh	Ghi rõ ngày sinh của Liên hệ để gửi những lời chúc để có mối quan hệ tốt hơn	Ngày tháng
Các báo cáo đến	Chọn người mà Liên hệ các báo cáo đến	Tra cứu
Không gọi điện	Chọn thao tác này để không tạo một cuộc gọi nào đến Liên hệ (Nếu Liên hệ không bị dính dáng đến để bị Liên hệ bằng điện thoại thậm chí cho dù có số điện thoại)	Hộp kiểm tra
Chỉ định đến	Chọn tên của người sử dụng mà Liên hệ phải được chỉ định đến	Danh sách lọc
Điện thoại	Ghi rõ số điện thoại chính của Liên hệ	Hộp ký tự, Chữ số (50)
Mobile	Ghi rõ số mobile của Liên hệ	Hộp ký tự, Chữ số (50)
Điện thoại nhà	Ghi rõ số điện thoại nhà của Liên hệ	Hộp ký tự, Chữ số (50)
Điện thoại khác	Ghi rõ số điên thoại khác của Liên hệ (nếu có)	Hộp ký tự, Chữ số (50)
Fax	Ghi rõ số Fax của Liên hệ	Hộp ký tự, Chữ số (50)
E-mail	Ghi rõ địa chỉ E-mail chính của Liên hệ	Hộp ký tự, Chữ số (100)
Trợ lý	Ghi rõ tên trợ lý của Liên hệ
Điện thoại trợ lý	Ghi rõ số điện thoại của trợ lý của Liên hệ	Hộp ký tự, Chữ số (100)
Địa chỉ thư Đường Thành phố Bang Mã thư tín Quốc gia	Ghi rõ địa chỉ chính của Liên hệ
Địa chỉ khác Đường Thành phố Bang Mã thư tín Quốc gia	Ghi rõ địa chỉ khác của Liên hệ (nếu có)
Mô tả	Ghi rõ bất cứ chi tiết nào về Liên hệ	Giới hạn văn bản (văn bản dài)

Để tạo các Liên hệ riêng lẻ

Trong trang chủ Contacts dưới danh sách Các Liên hệ, nhấn nút New Contact
Trong trang Contact: nhập các thông tin có liên quan đến Liên hệ. Last Name là trường bắt buộc. Tham khảo mục Danh sách các Liên hệ thông thường-các trường có liên quan để biết thêm chi tiết
Nhấn Save. Chi tiết Liên hệ được trình bày trong Contact: <Contact Name> trang mà bạn có thể thực hiện thêm các hoạt động. Tham khảo mục Kết hợp Liên hệ với các bản ghi khác để biết thêm chi tiết

Chú ý: Theo mặc định, người mà tạo ra Liên hệ sở hữu Liên hệ. Nếu bạn muốn chỉ định Liên hệ đến người sử dụng khách, trong mẫu tạo Liên hệ, chọn tên người sử dụng từ trường Assigned To

Để tạo các Liên hệ ngay lập tức

Nhấn Contacts
Bar bên tay trái dưới mục New Contact, nhập tên Liên hệ
Nhấn Save. Chi tiết Liên hệ được trình bày trong Contact: <Contact Name> trang mà bạn có thể cập nhật cùng với thêm vào các chi tiết hoặc thực hiện thêm các hoạt động

Để tạo bản sao các Liên hệ

Nhấn Contacts
Trong trang xem Contact List, chọn Liên hệ để làm bản sao
Trong Edit: trang <Contact Name>, sửa đổi một số chi tiết Liên hệ
Nhấn Save. Chi tiết Liên hệ được trình bày trong Contact: <Contact Name> trang mà bạn có thể thực hiện thêm các hoạt động

Nhập các Liên hệ

(Đặc quyền truy cập: Quyền Nhập dữ liệu)

Bạn có thể di chuyển các Liên hệ của bạn từ các ứng dụng khác nhau Contact Management, CRM và Address Book. Trước khi di chuyển dữ liệu, bạn cần phải chuyển đổi dữ liệu sang dạng CSV/XLS

Lời khuyên

Trước khi nhập các Liên hệ vào Zoho CRM, bạn phải có chi tiết các Liên hệ dưới dạng một tệp CSV/XLS
Bạn phải có Quyền Nhập các Liên hệ trong Zoho CRM
Trước khi nhập các Liên hệ vào trong Zoho CRM đóng tệp CSV/XLS và các chương trình bảng tính
Bỏ ký tự dấu nháy ở bất kỳ đâu trong tệp CSV (ví dụ ABC's)
Bạn chỉ có thể nhập tối đa 1000 Liên hệ trong một chu kỳ nhập

Để nhập các Liên hệ

Nhấn Contacts
Trong Contacts: trang Home dưới mục Contact Tools, Nhấn nút Import My Contacts hoặc Import My Organization Contacts
Chú ý: Đường dẫn nhập chỉ hiện hữu khi bạn có đặc quyền để sử dụng chức năng Nhập. Hãy liên hệ với nhà quản trị của bạn trong trường hợp các đường dẫn đó bị vô hiệu hoá
Trong trang Specify Import File: trình duyệt tệp nhập có liên quan đến các Liên hệ (dạng CSV/XLS) và sau đó nhấn nút Next
Trong trang Fields Mapping, sắp xếp cột đầu trang CSV/XLS cùng với các trường Liên hệ trong Zoho CRM.
Nhấn nút Import. Nó sẽ mất vài giây để hoàn thành việc nhập dữ liệu
Trong Contacts: trang Home, các Liên hệ đã nhập được trình bày dưới mục Contacts List. Bạn có thể tiếp tục việc nhập thêm nữa hoặc hoàn thành hoạt động

Kết hợp Liên hệ với các bản ghi khác

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết)

Bạn có thể tạo ra cái nhìn tổng thể của Liên hệ để trình bày tất cả các chi tiết đã kết hợp, như là các khả năng, các thẻ vấn đề, các hoạt động mở, lược sử của các hoạt động đã hoàn thành, các phần đính kèm và các ghi chú

Để liên kết Liên hệ với các bản ghi khác

Trong Contact: trang <Contact Name>, bạn có thể cập nhật các chi tiết dưới đây

Các hoạt động mở: Để thêm các công việc và các sự kiện
Các hoạt động đã đóng: Để trình bày các công việc và các sự kiện đã đóng
Các trường hợp: Để tạo các trường hợp cho Liên hệ
Các phần đính kèm: Để đính kèm các văn bản và các ghi chú
Các ghi chú: Để đình kèm các ghi chú vào Liên hệ

Sau khi cập nhật các bản ghi đã kết hợp, bạn có thể chuyển sang bản ghi tiếp theo

Gửi các Email đến các Liên hệ

(Đặc quyền truy cập: Quyền Đọc/Viết)

Bạn có thể tạo danh sách thư cho các Liên hệ và gửi hàng loạt e-mail đến các Liên hệ từ trang xem danh sách Liên hệ. Hãy chắc chắn các Liên hệ bao gồm điạ chỉ E-mail nếu không thì E-mail sẽ không được gửi đến các Liên hệ tương ứng

Chú ý: Những người sử dụng thông thường có thể sử dụng các mẫu E-mail thông thường sẵn có trong hệ thống nơi mà như Nhà quản trị hệ thống có thể tạo ra các mẫu E-mail từ mục Setup. Nếu bạn là nhà quản trị hệ thống tham khảo mục Tạo các mẫu E-mail

Để gửi các Email đến một nhóm các Liên hệ

Nhấn Contacts
Trong Contacts: trang Home dướI mục Contact Tool, Nhấn Mass E-mail Contacts
Trong trang Mass E-mail, làm các bước như dưới đây:

Theo mặc định, E-mail Template được hiệu hoá. Chọn mẫu để sử dụng từ danh sách chọn E-mail Template. Nội dung mẫu bị được trình bày dưới mục E-mail Templa