Chương 21: Quản lý Các file đính kèm & Các ghi chú

Tệp đính kèm là các văn bản như là phần phụ thêm Marketing, Các chỉ tiêu bán hàng/Các đặt hàng/Các hoá đơn, SLA, và các văn bản khác mà có thể được kết hợp với các module CRM

Các ghi chú là các ghi chú điện tử tương đương giấy ghi chú. Bạn có thể dùng các ghi chú để viết các câu hỏi, lời nhắc nhở và bất cứ thứ gì bạn sẽ viết trên giấy nhớ. Chúng rất có ích cho việc lưu trữ các thông tin liên quan đến các khách hàng mà bạn có thể sẽ cần đến sau này.

Các module phần đính kèm và các ghi chú sẵn có như một danh sách liên quan bên dướI chi tiết của bản ghi. Bạn có thể thực hiện các hoạt động dưới đây trong các module phần đính kèm và các ghi chú

Đính kèm các tệp đến các bản ghi

Bạn có thể đính kèm các văn bản đến các chỉ dẫn, các chiến dịch, các tài khoản, các liên lạc, các trường hợp, các sản phẩm, các đại lý, các chỉ tiêu, các đặt hàng và các hoá đơn

Chú ý: Bạn có thể tải lên một tệp có dung lượng nhỏ hơn 2 MB.

Để đính kèm các tệp đến các bản ghi

  1. Chọn bản ghi từ module đã quy định
  2. Trong trang Record Detai, dưới mục Attachments nhấn vào nút New Attachment
  3. Trong <Module>:trang File Attachment, trình duyệt tệp đã được tải lên. Bạn cũng có thể thêm một số mô tả về các tệp
  4. Nhấn vào nút Upload. Trong tệp đính kèm được thêm vào bên dưới danh sách xem Attachments & Notes

Xoá các phần đính kèm

Đôi khi, bạn có thể cần gỡ bỏ các tệp không cần thiết từ hệ thống Zoho CRM.

Chú ý: Xóa các tệp là một thao tác huỷ các tệp, vì thế sử dụng tuỳ chọn này thận trọng

Để xoá các phần đính kèm

  1. Trong bất kỳ phần xem chi tiết bản ghi nào, dưới mục Attachments nhấn vào
  2. Trong hội thoại Confirmation, nhấn OK để xoá hoàn toàn ghi chú

Kết hợp Các ghi chú với Các bản ghi

Trong Zoho CRM, bạn có thể kết hợp các ghi chú đến các bản ghi bằng cách ghi rõ chi tiết yêu cầu trong ghi chú

Danh sách các trường ghi chú chuẩn

Trong Note: mẫu Edit, bạn cần ghi các thông tin ghi chú có liên quan. Bảng dưới đây cung cấp các mô tả của các trường khác nhau trong mẫu

Tên trường

Phần mô tả

Kiểu dữ liệu

Tiêu đề*

Ghi rõ chủ đề của ghi chú. Đây là trường bắt buộc

Hộp ký tự, chữ số (50)

Thân

Ghi rõ chi tiết ghi chú

Giới hạn ký tự (32 KB)

Để tạo các ghi chú

  1. Trong bất kỳ phần xem chi tiết bản ghi nào, nhấn vào nút New Note
  2. Trong Note: < > trang, ghi rõ các thông tin ghi chú có liên quan

Chú ý: Tiêu đề là trường bắt buộc. Tham khảo mục Danh sách Ghi chú chuẩn-Các trường có liên quan để biết thêm chi tiết
  1. Nhấn Save.

Xoá các ghi chú

Đôi khi, bạn có thể cần gỡ bỏ các ghi chú không cần thiết từ hệ thống Zoho CRM,

Chú ý: Xóa các ghi chú là một thao tác huỷ các ghi chú, vì thế sử dụng tuỳ chọn này thận trọng 

Để xóa các ghi chú

  1. Trong Note: xóa <Note Name> , nhấn Delete.
  2. Trong hội thoại Confirmation, nhấn OK để xóa hoàn toàn ghi chú

Bản quyền 2005-2006 thuộc về AdventNet, Inc. Mọi quyền được bảo lưu. Tài liệu được Việt Hoá bởi i3 Network Systems, Việt Nam