Chương 23: Quản trị hệ thống

Như một phần của quản trị hệ thống Zoho CRM, những người sử dụng cùng với đặc quyền “Nhà quản trị” có thể thực hiện theo các hoạt động dưới đây:

• Quản lý những người sử dụng
• Quản lý các vai trò
• Thiết lập chi tiết công ty
• Chuyển dữ liệu từ các ứng dụng CRM khác
• Xem lược sử nhập
• Xuất dữ liệu đến các bảng tính
• Tuỳ biến Zoho CRM (Tham khảo Chương 24: Tuỳ biến Zoho CRM)
• Thiết lập luồng công việc(Tham khảo Chương 25: Quản lý luồng công việc)
• Quản lý các mẫu Email (Tham khảo Chương 26: Làm viêc với các mẫu Email)
• Quản lý các thuê bao (Tham khảo Chương 27: Quản lý các thuê bao/Các giấy phép)

Chú ý: Bạn không chắc rằng bạn đã được đăng nhập vào hệ thống Zoho CRM như một nhà quản trị hệ thống, mặt khác bạn không thể truy cập nhà quản trị với các chức năng riêng biệt

1. Quản lý những người sử dụng

Bạn có thể thực hiện các hoạt động dưới đây trong module Users:

• Tạo ra những người sử dụng
• Tạo ra những người sử dụng thành thạo
• Thiết lập lại mật khẩu của những người sử dụng
• Những người sử dụng hoạt động/không hoạt động

Tạo những người sử dụng

Trong User: Mẫu <User Name>, bạn cần ghi rõ thông tin người sử dụng có liên quan. Bảng dưới đây cung cấp các mô tả của các trường chuẩn khác nhau trong mẫu

Danh sách của người sử dụng-Các trường có liên quan

Tên trường	Phần mô tả	Kiểu dữ liệu
Tên	Ghi rõ tên của người sử dụng	Hộp ký tự
Họ*	Ghi rõ họ của người sử dụng. Trường này là trường bắt buộc	Hộp ký tự
Biệt danh	Ghi rõ tên khác của người sử dụng	Hộp ký tự
Zoho CRM ID*	Ghi rõ tên đăng nhập của người sử dụng Zoho CRM. Đây là trường bắt buộc	Danh sách lọc
Hoạt động	Ghi rõ hiện trạng của người sử dụng. Theo mặc định, hiện trạng là hoạt động. Nếu yêu cầu nhà quản trị hệ thống có thể làm không hoạt động người sử dụng, vì thế người sử dụng không thể truy cập vào hệ thống Zoho CRMốnhougaxtocale	Hộp kiểm tra
Vai trò*	Chọn vai trò người sử dụng (ví dụ, nhà quản trị, người sử dụng thông thường, và các vai trò khác). Đây là trường bắt buộc	Danh sách lọc
Email*	Ghi rõ địa chỉ E-mail chính thức của người sử dụng. Đây là trường bắt buộc	URL
Website	Ghi rõ website URL của người sử dụng	URL
Điện thoại	Ghi rõ số điện thoại chính thức của người sử dụng	Danh sách lọc
Mobile	Ghi rõ số mobile của người sử dụng	Hộp ký tự, giá trị nguyên
Fax	Ghi rõ số FAX của người sử dụng	Hộp ký tự
Ngày sinh	Ghi rõ ngày sinh của người sử dụng theo mẫu mm/dd/yyyy	Hộp ngày tháng
Đường	Ghi rõ địa chỉ chính của người sử dụng Zoho CRM	Hộp ký tự
Thành phố	Ghi rõ tên thành phố nơi mà người sử dụng sống	Hộp ký tự
Bang	Ghi rõ tên bang nơi mà người sử dụng sống	Hộp ký tự
Mã vùng	Ghi rõ mã vùng điện thoại của địa chỉ người sử dụng	Hộp ký tự, giá trị nguyên
Quốc gia	Ghi rõ tên quốc gia người sử dụng	Hộp ký tự
Ngôn ngữ*	Chọn ngôn ngữ. Hiện tại chỉ có tiếng anh được hỗ trợ. Trường này là trường bắt buộc	Danh sách lọc
Quốc gia diễn ra*	Chọn quốc gia diễn ra để định rõ mẫu ngày tháng của bạn. Trường này là trường bắt buộc	Danh sách lọc
Khoảng thời gian*	Chọn khoảng thời gian mà bạn làm việc. Trường này là trường bắt buộc	Danh sách lọc
Câu hỏi bí mật*	Chọn câu hỏi bí mật cho việc bảo vệ mật khẩu của bạn. Đây là trường bắt buộc	Danh sách lọc
Trả lời*	Ghi rõ câu trả lời để lấy lại mật khẩu trong trường hợp bạn quên nó. Trường này là trường bắt buộc	Hộp ký tự

Để tạo những người sử dụng

1. Nhấn vào đường dẫn Setup
2. Trong trang Setup dưới mục Admin Settings, Nhấn vào đường dẫn Users
3. Trong trang Users, nhấn vào nút Create New User
4. Trong trang Create User, ghi rõ chi tiết riêng của người sử dụng. Họ, ID người sử dụng, Tình trạng, Vai trò, và Email Các trường này là bắt buộc. Tham khảo bảng Danh sách của ngườ sử dụng-Các trường có liên quan để biết thêm chi tiết
5. Nhấn vào nút Create New User. Chi tiết đăng nhập người sử dụng được gửi đến tương ứng với địa chỉ e-mail của người sử dụng

Để sửa đổi chi tiết người sử dụng

1. Nhấn vào đường dẫn Setup
2. Trong trang Setup dưới mục Admin Settings, nhấn vào đường dẫn Users
3. Trong trang Users, Nhấn vào đường dẫn Edit
4. Trong trang Edit User, sửa đổi chi tiết riêng của người sử dụng.Tham khảo bảng Danh sách của người sử dụng-Các trường có liên quan để biết thêm chi tiết
5. Nhấn Save.

Tạo những người sử dụng thành thạo

Những người sử dụng thành thạo có thể truy cập tất cả các tính năng sẵn có trong hệ thống Zoho CRM bao gồm các chức năng dưới module Setup. Theo mặc định, người sử dụng cùng với vai trò “Nhà quản trị hệ thống” là một trong những người sử dụng thành thạo. Nếu yêu cầu, bạn cũng có thể chuyển đặc quyền người sử dụng thành thạo đến một số người sử dụng khác.

Để tạo những người sử dụng thành thạo

1. Đăng nhập vào Zoho CRM với đặc quyền "Nhà quản trị"
2. Nhấn vào đường dẫn Setup có mặt ở góc trên bên phải
3. Trong trang Setup, dưới mục Admin Settings, nhấn vào đường dẫn Users
4. Trong trang Users, nhấn vào đường dẫn Edit
5. Trong trang Edit User, chọn vai trò Administrator từ danh sách Role bên dưới và nhấn Save. Bây giờ người sử dụng thông thường sẽ trở thành một trong những nhà quản trị hệ thống

Tạo Nhà quản trị Người sử dụng

Những người sử dụng đang hoạt động/không hoạt động

Đôi khi, trong tổ chức của bạn, những vai trò của người sử dụng có thể thay đổi hoặc họ có thể chuyển đến một số đơ vị kinh doanh khác. Trong trường hợp đó, bạn phải làm không hoạt động những người sử dụng đó sau khi thay đổi quyền sở hữu các bản ghi đến những người sử dụng khác

Để làm không hoạt động những người sử dụng

1. Đăng nhập vào Zoho CRM với đặc quyền là Nhà quản trị hệ thống
2. Nhấn vào đường dẫn Setup có mặt trong góc trên bên phải
3. Trong trang Setup, dưới mục Admin Settings, nhấn vào đường dẫn Users
4. Trong Users: trang, nhấn vào đường dẫn Edit cho những người sử dụng bị làm không hoạt động
5. Trong User: <User Name> trang, xóa hộp kiểm tra Active
6. Nhấn nút Save. Bây giờ người sử dụng sẽ bị làm không hoạt động

Những người sử dụng hoạt động/không hoạt động

Thiết lập lại mật khẩu

Khi người sử dụng không thể lấy lại được mật khẩu của họ vì một vài lý do nào đó (quên mật khẩu hoặc không thể cung cấp đúng câu trả lời bảo vệ mật khẩu) có thể yêu cầu Nhà quản trị hệ thống Zoho CRM để thiết lập lại mật khẩu. Sau khi thiết lập lại mật khẩu, e-mail sẽ được gửi đến địa chỉ e-mail đã đăng ký của người sử dụng

Để thiết lập lại mật khẩu 

1. Nhấn vào đường dẫn Setup
2. Trong trang Setup dưới mục Admin Settings, nhấn vào đường dẫn Users
3. Trong trang Users, chọn hộp kiểm tra người sử dụng. Bạn cũng có thể chọn nhiều người sử dụng
4. Nhấn vào nút Reset Password. Mật khẩu mới sẽ được thông báo cho người nhận

2. Quản lý các vai trò

Trong hệ thống Zoho CRM, chức năng vai trò cung cấp đặc quyền truy cập đến các module khác, các trường, và đặc biệt là các chức năng đặc trưng, như là nhập, xuất, hợp nhất các bản ghi, chuyển đổi chỉ dẫn, và các chức năng khác. Những người sử dụng đã kết hợp đến vai trò đặc trưng có thể truy cập các chức năng mà được ấn định cho chúng

Bạn có thể thực hiện các hoạt động dưới đây trong module Các vai trò

• Tạo các vai trò
• Kiểm soát module-cấp độ truy cập
• Kiểm soát trường-cấp độ truy cập
• Kết hợp các vai trò đến những người sử dụng

Tạo các vai trò

Theo mặc định, các vai trò Nhà quản trị hệ thống và người sử dụng thông thường được cung cấp cho sự thuận tiện của những ngưòi sử dụng. Trong khi tạo một vai trò, đầu tiên bạn phải kết hợp vai trò hiện tại với vai trò mới và sau đó bạn có thể thay đổi các modun và kiểm soát trường-cấp độ truy cập. Những người sử dụng với đặc quyền Nhà quản trị hệ thống có thể tạo các vai trò

Tạo các vai trò mới

Để tạo các vai trò mới

1. Nhấn vào đường dẫn Setup
2. Trong trang Setup dưới mục Admin Settings, vào vào đường dẫn Roles
3. Trong Roles: trang, dưới mục Roles List nhấn nút New Role

Chú ý: Theo mặc định, các vai trò Nhà quản trị và người sử dụng thông thường có trong Zoho CRM. Bạn không thể sửa đổi các vai trò chuẩn đó

4. Trong trang Create New Role, nhập tên vai trò và chọn vai trò hiện tại từ các trường theo thứ tự định sẵn Role Name và Existing Role
5. Nhấn Save. Vai trò mới đã kết hợp đầu tiên với vai trò hiện tại. Sau đó bạn có thể sửa đổi các module và trường-cấp độ truy cập kiểm soát danh sách cho vai trò mới

Kiểm soát Module-Cấp độ truy cập

Sau khi tạo ra vai trò mới, bạn phải kiểm soát việc truy cập đến các module (Các chỉ dẫn, Các tài khoản, Các Liên lạc, Các khả năng, Các trường hợp, Các giải pháp, Các sản phẩm, Các báo giá, Các công việc, Các sự kiện, Các dự báo, Các đại lý, Các đơn đặt mua hàng, Các đơn đặt bán hàng, và Các hoá đơn), xuất/nhập, các công cụ, báo cáo truy cập, nhà quản trị hệ thống, và các cho phép tổng quát đến các vai trò. Người sử dụng cùng với đặc quyền là Nhà quản trị hệ thống có thể quản lý module-cấp độ truy cập kiểm soát các danh sách

Danh sách hệ thống-cấp độ truy cập các chức năng kiểm soát

Tên trường	Phần mô tả
Các cho phép cấp độ dữ liệu
Mọi người có thể xem/sửa tất cả những người sử dụng dữ liệu	Để hiệu hoá/vô hiệu hó những người sử dụng truy cập các bản ghi của những người sử dụng khác
Nhà quản trị chỉ có thể xem/sửa tất cả những người sử dụng dữ liệu. Những người khác chỉ có thể xem /sửa dữ liệu của họ	Để hiệu hoá/vô hiệu hoá những người sử dụng riêng biệt cùng với vai trò Nhà quản trị để truy cập tất cả các bản ghi người sử dụng và những người sử dụng thông thường truy cập các bản ghi của họ. Nếu tuỳ chọn này bị xoá những người sử dụng thông thường không thể truy cập các bản ghi của những người sử dụng khác
Các cho phép cấp độ tồn tại	Chọn các module (Các chỉ dẫn, Các tài khoản, Các liên lạc, và các module khác) sẽ được hiển thị trong khu vực làm việc của người sử dụng
Tạo	Để tạo các bản ghi trong một module
Sửa	Để sửa đổi các bản ghi trong một module
Xoá	Để xoá các bản ghi trong một module
Nhập các phần cho phép
Nhập các bản ghi của tôi	Để nhập các bản ghi liên quan đến những người sử dụng riêng lẻ. Bạn có thể hiệu hoá/vô hiệu hoá phần cho phép nhập vào cho Các chỉ dẫn, Các tài khoản, Các Liên lạc, Các khả năng, Các chiến dịch, Các trường hợp, Các giải pháp, Các sản phẩm, Các báo giá, Các đại lý, và Các phần đính kèm
Nhập các bản ghi tổ chức của tôi	Để nhập các bản ghi liên quan đến những người sử dụng tổ chức mở rộng. Bạn có thể hiệu hoá/vô hiệu hoá phần cho phép nhập vào cho Các chỉ dẫn, Các tài khoản, Các Liên lạc, Các khả năng, Các chiến dịch, Các trường hợp, Các giải pháp, Các sản phẩm, Các báo giá, Các đại lý, và Các phần đính kèm
Xuất phần cho phép	Để xuất các bản ghi liên quan đến những người sử dụng tổ chức mở rộng. Bạn có thể hiệu hoá/vô hiệu hoá phần cho phép xuất cho Các chỉ dẫn, Các tài khoản, Các Liên lạc, Các khả năng, Các chiến dịch, Các trường hợp, Các giải pháp, Các sản phẩm, Các báo giá, Các đại lý, và Các phần đính kèm
Tạo các cho phép
Khối lượng Chuyển giao	Để chuyển giao các bản ghi với số lượng lớn từ một người sử dụng đến nhiều người sử dụng. Bạn có thể hiệu hoá/vô hiệu hoá phần cho phép chuyển giao cho Các chỉ dẫn, Các tài khoản, Các Liên lạc, Các khả năng, Các chiến dịch, Các trường hợp, Các giải pháp, Các sản phẩm, Các báo giá, và Các đại lý
Khối lượng Xoá	Để xoá các bản ghi với số lượng lớn từ hệ thống Zoho CRM. Bạn có thể hiệu hoá/vô hiệu hoá khối lượng phần cho phép xoá cho Các chỉ dẫn, Các tài khoản, Các Liên lạc, Các khả năng, Các chiến dịch, Các trường hợp, Các giải pháp, Các sản phẩm, Các báo giá, và Các đại lý
Báo cáo các cho phép
Quản lý Các báo cáo & Các bảng tổng hợp	Để tạo/sửa đổi/xoá các báo cáo & các bảng tổng hợp và các danh mục cho các báo cáo
Lập biểu các báo cáo	Để lập biểu việc phân phát của các báo cáo đến những người sử dụng mong đợi
Quản trị các cho phép
Quản lý Những người sử dụng & Các vai trò	Để quản lý những người sử dụng và các vai trò tương ứng
Thay đổi chủ sở hữu	Để thay đổi chủ sở hữu trong mỗi trang xem bản ghi
Chuyển các dữ liệu	Đê nhập các dữ liệu đầy đủ từ ứng dụng bên ngoài
Xem thông tin những người sử dụng	Để xem chi tiết người sử dụng khác
Tuỳ biến Zoho CRM	Để tuỳ biến các trang, các trường và các thứ khác trong các module khác
Các cho phép tổng quát
Cấu hình Mail Server	Để định cấu hình chi tiết mail server. Cấu hình mail server không sẵn có cho On-demand Zoho CRM. Nó chỉ sẵn có trong các bó sản phẩm
Xuất những người sử dụng	Để xuất chi tiết người thành định dạng CSV
Xuất các ghi chú	Để xuất tất cả các ghi chú thành định dạng CSV
Xuất các so sánh	Để xuất tất cả chi tiết các so sánh thành định dạng CSV
Nhập các phần đính kèm của tôi	Để nhập người sử dụng-các phần đính kèm cụ thể đến các bản ghi
Nhập các phần đính kèm tổ chức của tôi	Để nhập tổ chức-phần đính kèm cụ thể đến các bản ghi
Chuyển đổi và Kết hợp các chỉ dẫn	Để hoá chuyển đổi và kết hợp các tuỳ chỉnh trong trang chi tiết các chỉ dẫn
Khối lượng thay đổi trạng thái các chỉ dẫn	Để thay đổi trạng thái của các chỉ dẫn với số lượng lớn
Chấp thuận các chỉ dẫn Web	Để chấp thuận các chỉ dẫn đã lấy được từ Website sử dụng mẫu Web-to-lead
Web To Lead	Để tạo mẫu Web-to-lead cho việc công bố trong Website của bạn
Quản lý quy tắc chỉ định chỉ dẫn	Để tạo hàng dọc các quy tắc chỉ định chỉ dẫn
Khối lượng Email Các chỉ dẫn	Để gửi nhiều email đến các chỉ dẫn
Khối lượng Email Các liên lạc	Để gửi nhiều email đến các liên lạc
Web To Case	Để tạo mẫu Web-to-case cho việc công bố trong Website của bạn
Xoá các hoạt động	Để xoá các hoạt động với số lượng lớn
Quản lý dòng công việc	Để thiết lập quy trình luồng công việc cho tổ chức của bạn
Quản lý các mẫu Email	Để thiết lập các mẫu email
Trường cấp độ truy cập các phần cho phép	Để thiết lập trường cấp độ truy cập phần cho phép cho những người sử dụng

Để kiểm soát module-cấp độ truy cập

1. Nhấn vào đường dẫn Setup
2. Trong trang Setup, dưới mục Admin Settings, nhấn vào đường dẫn Roles
3. Trong trang Roles, dưới mục Roles List, nhấn Edit để sửa đổi danh sách các module hoặc role name để xem module-cấp độ truy cập danh sách kiểm soát

Chú ý: Bạn không thể sửa các vai trò mặc định, như là "Nhà quản trị" và "Người sử dụng thông thường". Chúng chỉ được cung cấp cho tham khảo của bạn. Vì thế bạn được khuyên là để xác định các vai trò sở hữu của bạn dựa trên các vai trò mặc định hiện tại

4. Trong Role Details: trang <Role Name>, phần cho phép module-cấp độ truy cập được hiển thị.
5. Nhấn nút Edit để sửa đổi module-cấp độ truy cập cho vai trò
6. Trong trang Role Information, ghi rõ các phần cho phép truy cập theo dưới đây
• Cấp độ dữ liệu cho phép
• Cấp độ Module cho phép
• Nhập Các cho phép
• Xuất Các cho phép
• Công cụ cho phép
• Báo cáo Các cho phép
• Quản trị Các cho phép
• Tổng quát cho phép

7. Tham khảo Bảng Danh mục Danh mục của Hệ thống điều khiển chức năng - cấp độ truy cập

8. Nhấn Save để áp dụng các thay đổi cho vai trò

Quản lý trường-Cấp độ truy cập

Bạn cũng có thể kiểm soát việc truy cập đến các trường nào đó cho các vai trò. Điều này sẽ không chắc chắn bảo mật và người sử dụng có thể thấy các trường mà nó có liên quan đến công việc của họ. Ví dụ, các trường "Giai đoạn bán hàng" và "Số lượng" trong Các khả năng không thể bị quy định cho người đang xem xét hỗ trợ khách hàng. Tương tự, "Hiện trạng" của các trường hợp có thể bị ẩn cho những người sử dụng khác ngoài những người hỗ trợ khách hàng. Người sử dụng với đặc quyền Nhà quản trị hệ thống có thể quản lý các danh sách kiểm soát trường-cấp độ truy cập

Quản lý Trường - Điều khiển cấp độ truy cập

Để quản lý danh sách kiểm soát trường-cấp độ truy cập

1. Nhấn vào Setup
2. Trong trang Setup chuyển đến mục User Management và nhấn Field Level Access Control. Dưới mục Field Level Access Control, module-các đường dẫn cụ thể được hiển thị (Các chỉ dẫn, Các tài khoản, Các liên lạc, Các khả năng, Bàn trợ giúp, Sản phẩm, Email, Các công việc, Các sự kiện, và các mục khác)
3. Nhấn vào một trong module các đường dẫn (ví dụ, nhấn Leads để sửa đổi kiểm soát trường-cấp độ truy cập cho module Leads).
4. Trong <Module>: trang Role, nhấn <role name> (ví dụ, "Sales Role").
5. Trong <Module>: trang Field Level Access, danh sách của trường-cấp độ truy cập được hiển thị. Nhấn nút Edit
6. Trong <Module>: trang Field Level Access, chọn hoặc xoá các hộp kiểm tra cho các trường tuỳ theo các yêu cầu kiểm soát trường-cấp độ truy cập của tổ chức của bạn
7. Nhấn Save để cập nhật các thay đổi được tạo ra cho module cụ thể. Thủ tục như nhau bên dưới cho các module khác

Kết hợp người sử dụng với các vai trò

Bạn có thể kết hợp vai trò cùng với những người sử dụng vì thế họ có thể truy cập đến các module và các trường mà chúng được gán cho họ. Những người sử dụng với đặc quyền Nhà quản trị hệ thống có thể kết hợp vai trò với người sử dụng

Gán vai trò đến Người Sử dụng

Để kết hợp người sử dụng với một vai trò

1. Nhấn Setup
2. Trong trang Setup, dưới mục Admin Settings, nhấn Users
3. Trong trang Users, nhấn Edit link để cụ thể <User Name>.
4. Trong User: trang <User Name>, chọn vai trò từ danh sách chọn Role
5. Nhấn Save.

Xoá các vai trò

Bạn có thể xoá một số vai trò từ module Vai trò mà không được quy định. Sau khi xoá vai trò, những người sử dụng đã kết hợp đến đã kết hợp cho vai trò đã xoá sẽ liên kết đến vai trò " Người sử dụng thông thường". Bạn có thể xoá tất cả cá vai trò ngoại trừ các vai trò " Nhà quản trị hệ thống" và "Người sử dụng thông thường"

Chú ý: Nếu bạn xoá bất cứ vai trò nào không có liên kết những người sử dụng với các vai trò khác, vai trò những người sử dụng riêng biệt sẽ được thay đổi thành vai trò Người sử dụng thông thường

Để xoá các vai trò

1. Nhấn Setup
2. Trong trang Setup, dưới mục Admin Settings, nhấn Roles
3. Trong trang Roles, nhấn Del cụ thể <Role Name>. Vai trò được xoá hoàn toàn

Quản lý thông tin công ty

Ngay lập tức sau khi đăng nhập vào hệ thống Zoho CRM, người sử dụng Nhà quản trị được tạo ra. Cùng với đăng nhập người sử dụng Nhà quản trị, bạn có thể chuyển đổi ấn bản ngườI sử dụng đơn lẻ thành ấn bản liên hợp người sử dụng bằng cách bổ sung thêm những người sử dụng. Người sửdụng thứ hai được bổ sung trong hệ thống của bạn, đường dẫn Công ty Information được cho phép nơi mà bạn có thể ghi rõ thông tin công ty của bạn. Thông tin công ty là vị trí đã tập trung nơi mà bạn có thể ghi rõ các thông tin liên quan đến tổ chức của bạn, như là tên công ty, số nhân viên, địa chỉ, ngày tháng, tiền tệ, khoảng thời gian, và các chi tiết khác. Thêm nữa, thông tin công ty được sử dụng để trình bày chi tiết địa chỉ trong trang In Các trích dẫn, Các đặt hàng, Các hoá đơn

Thông tin Công ty

Trong mẫu Công ty Information, bạn cần ghi rõ các thông tin liên quan đến công ty của bạn. Bảng dưới đây cung cấp các mô tả về các trường khác nhau trong mẫu

Danh sách Các trường có liên quan đến công ty