Chương 23: Quản trị hệ thống

Như một phần của quản trị hệ thống Zoho CRM, những người sử dụng cùng với đặc quyền “Nhà quản trị” có thể thực hiện theo các hoạt động dưới đây:

Chú ư: Bạn không chắc rằng bạn đă được đăng nhập vào hệ thống Zoho CRM như một nhà quản trị hệ thống, mặt khác bạn không thể truy cập nhà quản trị với các chức năng riêng biệt

1. Quản lư những người sử dụng

Bạn có thể thực hiện các hoạt động dưới đây trong module Users:

Tạo những người sử dụng

Trong User: Mẫu <User Name>, bạn cần ghi rơ thông tin người sử dụng có liên quan. Bảng dưới đây cung cấp các mô tả của các trường chuẩn khác nhau trong mẫu

Danh sách của người sử dụng-Các trường có liên quan

Tên trường

Phần mô tả

Kiểu dữ liệu

Tên

Ghi rơ tên của người sử dụng

Hộp kư tự

Họ*

Ghi rơ họ của người sử dụng. Trường này là trường bắt buộc

Hộp kư tự

Biệt danh

Ghi rơ tên khác của người sử dụng

Hộp kư tự

Zoho CRM ID*

Ghi rơ tên đăng nhập của người sử dụng Zoho CRM. Đây là trường bắt buộc

Danh sách lọc

Hoạt động

Ghi rơ hiện trạng của người sử dụng. Theo mặc định, hiện trạng là hoạt động. Nếu yêu cầu nhà quản trị hệ thống có thể làm không hoạt động người sử dụng, v́ thế người sử dụng không thể truy cập vào hệ thống Zoho CRMốnhougaxtocale 

Hộp kiểm tra

Vai tṛ*

Chọn vai tṛ người sử dụng (ví dụ, nhà quản trị, người sử dụng thông thường, và các vai tṛ khác). Đây là trường bắt buộc

Danh sách lọc

Email*

Ghi rơ địa chỉ E-mail chính thức của người sử dụng. Đây là trường bắt buộc

URL

Website

Ghi rơ website URL của người sử dụng

URL

Điện thoại

Ghi rơ số điện thoại chính thức của người sử dụng

Danh sách lọc

Mobile

Ghi rơ số mobile của người sử dụng

Hộp kư tự, giá trị nguyên

Fax

Ghi rơ số FAX của người sử dụng

Hộp kư tự

Ngày sinh

Ghi rơ ngày sinh của người sử dụng theo mẫu mm/dd/yyyy

Hộp ngày tháng

Đường

Ghi rơ địa chỉ chính của người sử dụng Zoho CRM

Hộp kư tự

Thành phố

Ghi rơ tên thành phố nơi mà người sử dụng sống

Hộp kư tự

Bang

Ghi rơ tên bang nơi mà người sử dụng sống

Hộp kư tự

Mă vùng

Ghi rơ mă vùng điện thoại của địa chỉ người sử dụng

Hộp kư tự, giá trị nguyên

Quốc gia

Ghi rơ tên quốc gia người sử dụng

Hộp kư tự

Ngôn ngữ*

Chọn ngôn ngữ. Hiện tại chỉ có tiếng anh được hỗ trợ. Trường này là trường bắt buộc

Danh sách lọc

Quốc gia diễn ra*

Chọn quốc gia diễn ra để định rơ mẫu ngày tháng của bạn. Trường này là trường bắt buộc

Danh sách lọc

Khoảng thời gian*

Chọn khoảng thời gian mà bạn làm việc. Trường này là trường bắt buộc

Danh sách lọc

Câu hỏi bí mật*

Chọn câu hỏi bí mật cho việc bảo vệ mật khẩu của bạn. Đây là trường bắt buộc

Danh sách lọc

Trả lời*

Ghi rơ câu trả lời để lấy lại mật khẩu trong trường hợp bạn quên nó. Trường này là trường bắt buộc

Hộp kư tự

Để tạo những người sử dụng

  1. Nhấn vào đường dẫn Setup
  2. Trong trang Setup dưới mục Admin Settings, Nhấn vào đường dẫn Users
  3. Trong trang Users, nhấn vào nút Create New User
  4. Trong trang Create User, ghi rơ chi tiết riêng của người sử dụng. Họ, ID người sử dụng, T́nh trạng, Vai tṛ, và Email Các trường này là bắt buộc. Tham khảo bảng Danh sách của ngườ sử dụng-Các trường có liên quan để biết thêm chi tiết
  5. Nhấn vào nút Create New User. Chi tiết đăng nhập người sử dụng được gửi đến tương ứng với địa chỉ e-mail của người sử dụng

Để sửa đổi chi tiết người sử dụng

  1. Nhấn vào đường dẫn Setup
  2. Trong trang Setup dưới mục Admin Settings, nhấn vào đường dẫn Users
  3. Trong trang Users, Nhấn vào đường dẫn Edit
  4. Trong trang Edit User, sửa đổi chi tiết riêng của người sử dụng.Tham khảo bảng Danh sách của người sử dụng-Các trường có liên quan để biết thêm chi tiết
  5. Nhấn Save.

Tạo những người sử dụng thành thạo

Những người sử dụng thành thạo có thể truy cập tất cả các tính năng sẵn có trong hệ thống Zoho CRM bao gồm các chức năng dưới module Setup. Theo mặc định, người sử dụng cùng với vai tṛ “Nhà quản trị hệ thống” là một trong những người sử dụng thành thạo. Nếu yêu cầu, bạn cũng có thể chuyển đặc quyền người sử dụng thành thạo đến một số người sử dụng khác.

Để tạo những người sử dụng thành thạo

  1. Đăng nhập vào Zoho CRM với đặc quyền "Nhà quản trị"
  2. Nhấn vào đường dẫn Setup có mặt ở góc trên bên phải
  3. Trong trang Setup, dưới mục Admin Settings, nhấn vào đường dẫn Users
  4. Trong trang Users, nhấn vào đường dẫn Edit
  5. Trong trang Edit User, chọn vai tṛ Administrator từ danh sách Role bên dưới và nhấn Save. Bây giờ người sử dụng thông thường sẽ trở thành một trong những nhà quản trị hệ thống

Tạo Nhà quản trị Người sử dụng

Những người sử dụng đang hoạt động/không hoạt động

Đôi khi, trong tổ chức của bạn, những vai tṛ của người sử dụng có thể thay đổi hoặc họ có thể chuyển đến một số đơ vị kinh doanh khác. Trong trường hợp đó, bạn phải làm không hoạt động những người sử dụng đó sau khi thay đổi quyền sở hữu các bản ghi đến những người sử dụng khác

Để làm không hoạt động những người sử dụng

  1. Đăng nhập vào Zoho CRM với đặc quyền là Nhà quản trị hệ thống
  2. Nhấn vào đường dẫn Setup có mặt trong góc trên bên phải
  3. Trong trang Setup, dưới mục Admin Settings, nhấn vào đường dẫn Users
  4. Trong Users: trang, nhấn vào đường dẫn Edit cho những người sử dụng bị làm không hoạt động
  5. Trong User: <User Name> trang, xóa hộp kiểm tra Active
  6. Nhấn nút Save. Bây giờ người sử dụng sẽ bị làm không hoạt động

Những người sử dụng hoạt động/không hoạt động

Thiết lập lại mật khẩu

Khi người sử dụng không thể lấy lại được mật khẩu của họ v́ một vài lư do nào đó (quên mật khẩu hoặc không thể cung cấp đúng câu trả lời bảo vệ mật khẩu) có thể yêu cầu Nhà quản trị hệ thống Zoho CRM để thiết lập lại mật khẩu. Sau khi thiết lập lại mật khẩu, e-mail sẽ được gửi đến địa chỉ e-mail đă đăng kư của người sử dụng

Để thiết lập lại mật khẩu 

  1. Nhấn vào đường dẫn Setup
  2. Trong trang Setup dưới mục Admin Settings, nhấn vào đường dẫn Users
  3. Trong trang Users, chọn hộp kiểm tra người sử dụng. Bạn cũng có thể chọn nhiều người sử dụng
  4. Nhấn vào nút Reset Password. Mật khẩu mới sẽ được thông báo cho người nhận

2. Quản lư các vai tṛ

Trong hệ thống Zoho CRM, chức năng vai tṛ cung cấp đặc quyền truy cập đến các module khác, các trường, và đặc biệt là các chức năng đặc trưng, như là nhập, xuất, hợp nhất các bản ghi, chuyển đổi chỉ dẫn, và các chức năng khác. Những người sử dụng đă kết hợp đến vai tṛ đặc trưng có thể truy cập các chức năng mà được ấn định cho chúng

Bạn có thể thực hiện các hoạt động dưới đây trong module Các vai tṛ

Tạo các vai tṛ

Theo mặc định, các vai tṛ Nhà quản trị hệ thống và người sử dụng thông thường được cung cấp cho sự thuận tiện của những ngựi sử dụng. Trong khi tạo một vai tṛ, đầu tiên bạn phải kết hợp vai tṛ hiện tại với vai tṛ mới và sau đó bạn có thể thay đổi các modun và kiểm soát trường-cấp độ truy cập. Những người sử dụng với đặc quyền Nhà quản trị hệ thống có thể tạo các vai tṛ

Tạo các vai tṛ mới

Để tạo các vai tṛ mới

  1. Nhấn vào đường dẫn Setup
  2. Trong trang Setup dưới mục Admin Settings, vào vào đường dẫn Roles
  3. Trong Roles: trang, dưới mục Roles List nhấn nút New Role

Chú ư: Theo mặc định, các vai tṛ Nhà quản trị và người sử dụng thông thường có trong Zoho CRM. Bạn không thể sửa đổi các vai tṛ chuẩn đó

  1. Trong trang Create New Role, nhập tên vai tṛ và chọn vai tṛ hiện tại từ các trường theo thứ tự định sẵn Role NameExisting Role
  2. Nhấn Save. Vai tṛ mới đă kết hợp đầu tiên với vai tṛ hiện tại. Sau đó bạn có thể sửa đổi các module và trường-cấp độ truy cập kiểm soát danh sách cho vai tṛ mới

Kiểm soát Module-Cấp độ truy cập

Sau khi tạo ra vai tṛ mới, bạn phải kiểm soát việc truy cập đến các module (Các chỉ dẫn, Các tài khoản, Các Liên lạc, Các khả năng, Các trường hợp, Các giải pháp, Các sản phẩm, Các báo giá, Các công việc, Các sự kiện, Các dự báo, Các đại lư, Các đơn đặt mua hàng, Các đơn đặt bán hàng, và  Các hoá đơn), xuất/nhập, các công cụ, báo cáo truy cập, nhà quản trị hệ thống, và các cho phép tổng quát đến các vai tṛ. Người sử dụng cùng với đặc quyền là Nhà quản trị hệ thống có thể quản lư module-cấp độ truy cập kiểm soát các danh sách

Danh sách hệ thống-cấp độ truy cập các chức năng kiểm soát

Tên trường

Phần mô tả

Các cho phép cấp độ dữ liệu

 

Mọi người có thể xem/sửa tất cả những người sử dụng dữ liệu

Để hiệu hoá/vô hiệu hó những người sử dụng truy cập các bản ghi của những người sử dụng khác

Nhà quản trị chỉ có thể xem/sửa tất cả những người sử dụng dữ liệu. Những người khác chỉ có thể xem /sửa dữ liệu của họ

Để hiệu hoá/vô hiệu hoá những người sử dụng riêng biệt cùng với vai tṛ Nhà quản trị để truy cập tất cả các bản ghi người sử dụng và những người sử dụng thông thường truy cập các bản ghi của họ. Nếu tuỳ chọn này bị xoá những người sử dụng thông thường không thể truy cập các bản ghi của những người sử dụng khác

Các cho phép cấp độ tồn tại

Chọn các module (Các chỉ dẫn, Các tài khoản, Các liên lạc, và các module khác) sẽ được hiển thị trong khu vực làm việc của người sử dụng

Tạo

Để tạo các bản ghi trong một module

Sửa

Để sửa đổi các bản ghi trong một module

Xoá

Để xoá các bản ghi trong một module

Nhập các phần cho phép

 

Nhập các bản ghi của tôi

Để nhập các bản ghi liên quan đến những người sử dụng riêng lẻ. Bạn có thể hiệu hoá/vô hiệu hoá phần cho phép nhập vào cho Các chỉ dẫn, Các tài khoản, Các Liên lạc, Các khả năng, Các chiến dịch, Các trường hợp, Các giải pháp, Các sản phẩm, Các báo giá, Các đại lư, và Các phần đính kèm

Nhập các bản ghi tổ chức của tôi

Để nhập các bản ghi liên quan đến những người sử dụng tổ chức mở rộng. Bạn có thể hiệu hoá/vô hiệu hoá phần cho phép nhập vào cho Các chỉ dẫn, Các tài khoản, Các Liên lạc, Các khả năng, Các chiến dịch, Các trường hợp, Các giải pháp, Các sản phẩm, Các báo giá, Các đại lư, và Các phần đính kèm

Xuất phần cho phép

Để xuất các bản ghi liên quan đến những người sử dụng tổ chức mở rộng. Bạn có thể hiệu hoá/vô hiệu hoá phần cho phép xuất cho Các chỉ dẫn, Các tài khoản, Các Liên lạc, Các khả năng, Các chiến dịch, Các trường hợp, Các giải pháp, Các sản phẩm, Các báo giá, Các đại lư, và Các phần đính kèm

Tạo các cho phép

 

Khối  lượng Chuyển giao

Để chuyển giao các bản ghi với số lượng lớn từ một người sử dụng đến nhiều người sử dụng. Bạn có thể hiệu hoá/vô hiệu hoá phần cho phép chuyển giao cho Các chỉ dẫn, Các tài khoản, Các Liên lạc, Các khả năng, Các chiến dịch, Các trường hợp, Các giải pháp, Các sản phẩm, Các báo giá, và Các đại lư

Khối lượng Xoá

Để xoá các bản ghi với số lượng lớn từ hệ thống Zoho CRM. Bạn có thể hiệu hoá/vô hiệu hoá khối lượng phần cho phép xoá cho Các chỉ dẫn, Các tài khoản, Các Liên lạc, Các khả năng, Các chiến dịch, Các trường hợp, Các giải pháp, Các sản phẩm, Các báo giá, và Các đại lư

Báo cáo các cho phép

 

Quản lư Các báo cáo & Các bảng tổng hợp

Để tạo/sửa đổi/xoá các báo cáo & các bảng tổng hợp và các danh  mục cho các báo cáo

Lập biểu các báo cáo

Để lập biểu việc phân phát của các báo cáo đến những người sử dụng mong đợi

Quản trị các cho phép

 

Quản lư Những người sử dụng & Các vai tṛ

Để quản lư những người sử dụng và các vai tṛ tương ứng

Thay đổi chủ sở hữu

Để thay đổi chủ sở hữu trong mỗi trang xem bản ghi

Chuyển các dữ liệu

Đê nhập các dữ liệu đầy đủ từ ứng dụng bên ngoài

Xem thông tin những người sử dụng

Để xem chi tiết người sử dụng khác

Tuỳ biến Zoho CRM

Để tuỳ biến các trang, các trường và các thứ khác trong các module khác

Các cho phép tổng quát

 

Cấu h́nh Mail Server

Để định cấu h́nh chi tiết mail server. Cấu h́nh mail server không sẵn có cho On-demand Zoho CRM. Nó chỉ sẵn có trong các bó sản phẩm

Xuất những người sử dụng

Để xuất chi tiết người thành định dạng CSV

Xuất các ghi chú

Để xuất tất cả các ghi chú thành định dạng CSV

Xuất các so sánh

Để xuất tất cả chi tiết các so sánh thành định dạng CSV

Nhập các phần đính kèm của tôi

Để nhập người sử dụng-các phần đính kèm cụ thể đến các bản ghi

Nhập các phần đính kèm tổ chức của tôi

Để nhập tổ chức-phần đính kèm cụ thể đến các bản ghi

Chuyển đổi và Kết hợp các chỉ dẫn

Để hoá chuyển đổi và kết hợp các tuỳ chỉnh trong trang chi tiết các chỉ dẫn

Khối lượng thay đổi trạng thái các chỉ dẫn

Để thay đổi trạng thái của các chỉ dẫn với số lượng lớn

Chấp thuận các chỉ dẫn Web

Để chấp thuận các chỉ dẫn đă lấy được từ Website sử dụng mẫu Web-to-lead

Web To Lead

Để tạo mẫu Web-to-lead cho việc công bố trong Website của bạn

Quản lư quy tắc chỉ định chỉ dẫn

Để tạo hàng dọc các quy tắc chỉ định chỉ dẫn

Khối lượng Email Các chỉ dẫn

Để gửi nhiều email đến các chỉ dẫn

Khối lượng Email Các liên lạc

Để gửi nhiều email đến các liên lạc

Web To Case

Để tạo mẫu Web-to-case cho việc công bố trong Website của bạn

Xoá các hoạt động

Để xoá các hoạt động với số lượng lớn

Quản lư ḍng công việc

Để thiết lập quy tŕnh luồng công việc cho tổ chức của bạn

Quản lư các mẫu Email

Để thiết lập các mẫu email

Trường cấp độ truy cập các phần cho phép

Để thiết lập trường cấp độ truy cập phần cho phép cho những người sử dụng

Để kiểm soát module-cấp độ truy cập

  1. Nhấn vào đường dẫn Setup
  2. Trong trang Setup, dưới mục Admin Settings, nhấn vào đường dẫn Roles
  3. Trong trang Roles, dưới mục Roles List, nhấn Edit để sửa đổi danh sách các module hoặc role name để xem module-cấp độ truy cập danh sách kiểm soát

 Chú ư: Bạn không thể sửa các vai tṛ mặc định, như là "Nhà quản trị" và "Người sử dụng thông thường". Chúng chỉ được cung cấp cho tham khảo của bạn. V́ thế bạn được khuyên là để xác định các vai tṛ sở hữu của bạn dựa trên các vai tṛ mặc định hiện tại

  1. Trong Role Details: trang <Role Name>, phần cho phép module-cấp độ truy cập được hiển thị.
  2. Nhấn nút Edit để sửa đổi module-cấp độ truy cập cho vai tṛ
  3. Trong trang Role Information, ghi rơ các phần cho phép truy cập theo dưới đây

7.      Tham khảo Bảng Danh mục Danh mục của Hệ thống  điều khiển chức năng - cấp độ truy cập

  1. Nhấn Save để áp dụng các thay đổi cho vai tṛ

Quản lư trường-Cấp độ truy cập

Bạn cũng có thể kiểm soát việc truy cập đến các trường nào đó cho các vai tṛ. Điều này sẽ không chắc chắn bảo mật và người sử dụng có thể thấy các trường mà nó có liên quan đến công việc của họ. Ví dụ, các trường "Giai đoạn bán hàng" và "Số lượng" trong Các khả năng không thể bị quy định cho người đang xem xét hỗ trợ khách hàng. Tương tự, "Hiện trạng" của các trường hợp có thể bị ẩn cho những người sử dụng khác ngoài những người hỗ trợ khách hàng. Người sử dụng với đặc quyền Nhà quản trị hệ thống có thể quản lư các danh sách kiểm soát trường-cấp độ truy cập

Quản lư Trường - Điều khiển cấp độ truy cập

Để quản lư danh sách kiểm soát trường-cấp độ truy cập

  1. Nhấn vào Setup
  2. Trong trang Setup chuyển đến mục User Management và nhấn Field Level Access Control. Dưới mục Field Level Access Control, module-các đường dẫn cụ thể được hiển thị (Các chỉ dẫn, Các tài khoản, Các liên lạc, Các khả năng, Bàn trợ giúp, Sản phẩm, Email, Các công việc, Các sự kiện, và các mục khác)
  3. Nhấn vào một trong module các đường dẫn (ví dụ, nhấn Leads để sửa đổi kiểm soát trường-cấp độ truy cập cho module Leads).
  4. Trong <Module>: trang Role, nhấn <role name> (ví dụ, "Sales Role").
  5. Trong <Module>: trang Field Level Access, danh sách của trường-cấp độ truy cập được hiển thị. Nhấn nút Edit
  6. Trong <Module>: trang Field Level Access, chọn hoặc xoá các hộp kiểm tra cho các trường tuỳ theo các yêu cầu kiểm soát trường-cấp độ truy cập của tổ chức của bạn
  7. Nhấn Save để cập nhật các thay đổi được tạo ra cho module cụ thể. Thủ tục như nhau bên dưới cho các module khác

Kết hợp người sử dụng với các vai tṛ

Bạn có thể kết hợp vai tṛ cùng với những người sử dụng v́ thế họ có thể truy cập đến các module và các trường mà chúng được gán cho họ. Những người sử dụng với đặc quyền Nhà quản trị hệ thống có thể kết hợp vai tṛ với người sử dụng

Gán vai tṛ đến Người Sử dụng

Để kết hợp người sử dụng với một vai tṛ

  1. Nhấn Setup
  2. Trong trang Setup, dưới mục Admin Settings, nhấn Users
  3. Trong trang Users, nhấn Edit link để cụ thể <User Name>.
  4. Trong User: trang <User Name>, chọn vai tṛ từ danh sách chọn Role
  5. Nhấn Save.

Xoá các vai tṛ

Bạn có thể xoá một số vai tṛ từ module Vai tṛ mà không được quy định. Sau khi xoá vai tṛ, những người sử dụng đă kết hợp đến đă kết hợp cho vai tṛ đă xoá sẽ liên kết đến vai tṛ " Người sử dụng thông thường". Bạn có thể xoá tất cả cá vai tṛ ngoại trừ các vai tṛ " Nhà quản trị hệ thống" và "Người sử dụng thông thường"

 Chú ư: Nếu bạn xoá bất cứ vai tṛ nào không có liên kết những người sử dụng với các vai tṛ khác, vai tṛ những người sử dụng riêng biệt sẽ được thay đổi thành vai tṛ Người sử dụng thông thường

Để xoá các vai tṛ

  1. Nhấn Setup
  2. Trong trang Setup, dưới mục Admin Settings, nhấn Roles
  3. Trong trang Roles, nhấn Del cụ thể <Role Name>. Vai tṛ được xoá hoàn toàn

Quản lư thông tin công ty

Ngay lập tức sau khi đăng nhập vào hệ thống Zoho CRM, người sử dụng Nhà quản trị được tạo ra. Cùng với đăng nhập người sử dụng Nhà quản trị, bạn có thể chuyển đổi ấn bản ngườI sử dụng đơn lẻ thành ấn bản liên hợp người sử dụng bằng cách bổ sung thêm những người sử dụng. Người sửdụng thứ hai được bổ sung trong hệ thống của bạn, đường dẫn Công ty Information được cho phép  nơi mà bạn có thể ghi rơ thông tin công ty của bạn. Thông tin công ty là vị trí đă tập trung nơi mà bạn có thể ghi rơ các thông tin liên quan đến tổ chức của bạn, như là tên công ty, số nhân viên, địa chỉ, ngày tháng, tiền tệ, khoảng thời gian, và các chi tiết khác. Thêm nữa, thông tin công ty được sử dụng để tŕnh bày chi tiết địa chỉ trong trang In Các trích dẫn, Các đặt hàng, Các hoá đơn

Thông tin Công ty

Trong mẫu Công ty Information, bạn cần ghi rơ các thông tin liên quan đến công ty của bạn. Bảng dưới đây cung cấp các mô tả về các trường khác nhau trong mẫu

Danh sách Các trường có liên quan đến công ty