Chương 3: Làm việc cùng với Các hoạt động và Lịch biểu

Các hoạt động đóng một vai trò quan trọng trong các hoạt động kinh doanh hàng ngày. Các hoạt động có thể là những sự kiện theo lịch bị giới hạn về thời gian, như  các cuộc họp, các hội nghị chuyên đề, các cuộc hẹn, các sự kiện khác hoặc tình trạng giới hạn các công việc, như gửi báo cáo tình trạng đến nhà quản lý, gửi e-mail đến khách hàng và các công việc khác. Trong hệ thống Zoho CRM phần lớn các bản ghi có các hoạt động như là một danh sách có liên quan để xem xét tổng quát tốt hơn. Bạn có thể kết hợp các hoạt động cùng với các module, như là các chỉ dẫn, các tài khoản, các khả năng, các chiến dịch và các thứ khác.

Bạn có thể thực hiện theo các hoạt động dưới đây trong Activities module:

Duyệt xem các hoạt động

Bạn có thể Duyệt xem các hoạt động từ Activity List

Để Duyệt xem các hoạt động

  1. Nhấn vào thanh Activities
  2. Trong trang Activities Home, dưới mục Activity List, chọn Tasks hoặc Events từ danh sách View drop-down để hiển thị lần lượt danh sách các công việc hoặc các sự kiện.
  3. Trong mục Activity List, nhấn vào  Start, Previous, Next, hoặc End để truy cập vào danh sách các hoạt động tương ứng.

Tìm kiếm các hoạt động

Bạn có thể tìm kiếm các hoạt động theo bảng chữ cái hoặc điền các thông tin theo yêu cầu trong hộp Search

Để tìm kiếm các hoạt động

  1. Nhấn vào thanh Activities.
  2. Trong trang Activities Home, dưới mục Find Activities, ghi rõ các tiêu chuẩn tìm kiếm trong hộp Search và nhấn vào nút Go. Bạn cũng có thể sử dụng  tìm kiếm theo bảng chữ cái.
  3. Trong trang Activity List, một danh sách các hoạt động được hiển thị theo mỗi tiêu chuẩn tìm kiếm của bạn.

Tạo các công việc

Các công việc được hiển thị dưới trang chủ của người sử dụng Zoho CRM, trang các hoạt động, và một số các module có liên quan khác,  như là Các chỉ dẫn, Các tài khoản, Các liên lạc và các mục khác

Danh sách Công việc chuẩn-Các trường có liên quan

Trong Task: Mẫu Edit, bạn cần ghi rõ công việc-thông tin có liên quan. Bảng dưới đây cung cấp các mô tả của các trương khác nhau trong mẫu.

Tên trường

Mô tả

Kiểu dữ liệu

Chủ đề*

Ghi rõ chủ đề công việc. Đây là một trường có tính chất bắt buộc

Hộp ký tự, chữ số (50)

Đúng ngày

Ghi rõ ngày đến hạn của công việc

Ngày (yyyy/mm/dd)

Ưu tiên

Ghi rõ công việc ưu tiên

Danh sách lọc

Ấn định*

Chọn một người sử dụng mà công việc được ấn định.Đây là một trường có tính chất bắt buộc

Danh sách lọc

Tình trạng

Chọn một tình trạng công việc

Danh sách lọc

Chọn Module

Chọn các module khác ngoài tên liên lạc và tên chỉ dẫn mà công việc được ấn định

Danh sách lọc

Chọn Liên lạc/ Chỉ dẫn

Chọn một tên liên lạc hoặc tên chỉ dẫn mà công việc được liên kết

Danh sách lọc

Gửi các Email thông báo

Chọn hộp kiểm tra để gửi thông báo về công việc đến ngườI sử dụng Zoho CRM để báo về sự kiện được ấn định

Hộp kiểm tra

Mô tả

Ghi rõ bất kỳ chi tiết nào thêm vào về công việc

Giới hạn văn bản (văn bản dài)

Để tạo các công việc

  1. Nhấn vào  New Task. Như một sự lựa chọn, nhấn vào nút Task từ các bản ghi, Như là các chỉ dẫn, các tài khoản, các liên lạc, các khả năng, các trường hợp và nhiều thứ khác
  2. Trong Task: trang, ghi rõ thông tin công việc có liên quan. Tham khảo mục Danh sách công việc chuẩn- Các trường có liên quan để biết thêm chi tiết về các trường bắt buộc
  3. Nhấn Save. Chi tiết công việc được hiển thị trong trang Activities dưới Activity List.

Tạo các sự kiện

Các sự kiện được hiển thị dưới trang chủ của người sử dụng Zoho CRM, trang chủ Các hoạt động, Lịch biểu, và các module có liên quan khác.

Bạn có thể thực hiện các hoạt động dưới đây trong module Các sự kiện:

Danh sách Sự kiện chuẩn-Các trường có liên quan

Trong Event: Mẫu Edit, bạn cần ghi rõ thông tin sự kiện có liên quan. Bảng dưới đây cung cấp phần mô tả của các trường khác nhau trong mẫu

Tên trường

Phần mô tả

Kiểu dữ liệu

Chủ đề*

Ghi rõ chủ đề sự kiện. Đây là một trường có tính chất bắt buộc

Hộp ký tự, chữ số (50)

Ấn định*

Hiển thị người sự dụng đến các sự kiện được ấn định. Đây là một trường có tính chất bắt buộc

Tên người sử dụng

Ngày & Thời gian*

Ghi rõ ngày và thờI gian bắt đầu của sự kiện. Đây là một trường có tính chất bắt buộc

Danh sách lọc

Thời hạn hiệu lực*

Ghi rõ thời hạn hiệu lực của sự kiện. Đây là một trường có tính chất bắt buộc

Giờ/ Phút

Chọn module

Chọn các module khác ngoài tên liên lạc và tên chỉ dẫn mà sự kiện được ấn định

Danh sách lọc

Chọn Liên lạc/ Chỉ dẫn

Chọn một tên liên lạc hoặc tên chỉ dẫn mà sự kiện được liên kết

Danh sách lọc

Tình trạng

Chọn một tình trạng sự kiện

Danh sách lọc

Ưu tiên

Chọn sự kiện ưu tiên

Danh sách lọc

Gửi E-mail thông báo

Chọn hộp kiểm tra để gửi thông báo về sự kiện đến ngườI sử dụng Zoho CRM để báo về sự kiện được ấn định

Hộp kiểm tra

Địa điểm

Ghi rõ địa điểm của sự kiện

Hộp ký tự, chữ số (50)

Mô tả

Ghi rõ bất kỳ chi tiết nào thêm vào về sự kiện

Giới hạn văn bản (32 Kb)

Để tạo các sự kiện từ Activities

  1. Trong trang chủ Zoho CRM, nhấn vào  New Task. Như một sự lựa chọn, nhấn vào nút Task từ các bản ghi, Như là các chỉ dẫn, các tài khoản, các liên lạc, các khả năng, và các thẻ vấn đề
  2. Trong Task: trang, ghi rõ thông tin công việc có liên quan. Tham khảo mục Danh sách công việc chuẩn-Các trường có liên quan  để biết thêm chi tiết về các trường bắt buộc.
  3. Nhấn Save. Chi tiết công việc được hiển thị trong trang Activities dưới mục Activity List.

Để tạo các sự kiện từ Lịch biểu

  1. Nhấn vào Calendar.
  2. Trong trang Calendar, theo mặc định, Day View được hiển thị. Nhấn vào time (Ví dụ 08:00 hrs), tại thời điểm mà bạn cần thiết lập sự kiện.
  3. Trong hội thoại hiện ra , chọn tuỳ chọn event, loại chủ đề trong trường Subject, và nhấn vào nút Save.
  4. Trong Activity <event Name> trang, nhấn vào nút Edit để cập nhật chi tiết sự kiện.
  5. Trong Activity <event Name> trang, nhập chi tiết sự kiện có liên quan khác. Tham khảo mục Danh sách sự kiện chuẩn-Các trường có liên quan để biết thêm chi tiết
  6. Click Save.

Xoá các hoạt động

Đôi khi, bạn có thể cần xoá bỏ một số hoạt động không cần thiết từ hệ thống Zoho CRM để có kinh nghiệm người sử dụng tốt hơn. Bạn có thể coi việc xoá bỏ các hoạt đông là không hữu ích cho tham khảo tương lai

Chú ý: Xoá các hoạt động là thao tác phá hủy, vì thế sử dụng thao tác này thận trọng

Để xoá các hoạt động

  1. Nhấn vào thanh Activities
  2. Trong Activities: Trang Home, chọn hoạt động
  3. Trong Activity: trang <Activity Name>, nhấn Delete.
  4. Trong hội thoại Confirmation, nhấn OK để xoá hoàn toàn hoạt động

In chi tiết hoạt động

Bạn có thể xem mẫu In và In chi tiết hoạt động bằng cách sử dụng chức năng trình duyệt của In

Để In chi tiết hoạt động

  1. Nhấn vào thanh Activities
  2. Trong Activities: trang Home, dưới mục Activity List, chọn hoạt động yêu cầu
  3. Trong Activity: trang <Activity Name>, nhấn vào nút Print Preview
  4. Trong Activity:trang < Activity Name>, nhấn vào File -> Print Page để In các văn bản

Các câu hỏi thường gặp

1. Nếu tôi đã đóng các hoạt động sau một thời gian, làm thế nào tôi có thể theo dõi chúng cho tham khảo tương lai?

Trả lời: Các công việc đã đóng được hiển thị dưới Closed Activities danh sách có liên quan trong mỗi module. Bạn có thể xem Closed Activities để theo dõi các lưu trữ

2. Làm thế nào để nhận các thông báo về công việc của tôi và các sự kiện?

Trả lời: Chọn Gửi thông báo qua email (Send Notification E-mail) trong khi tạo công việc/ sự kiện cho người sử dụng

3. Điều gì xảy ra với hoạt động nếu tôi thay đổi quyến sở hữu bản ghi của tôi?

Trả lời: Nếu bạn thay đổi các chủ sở hữu bản ghi (các chỉ dẫn, các liên lạc và các mục khác), tất cả các công việc/ các sự kiện mở được ấn định cho chủ sở hữu bản ghi mới

4. Tôi có thể xoá các hoạt động được không?

Trả lời: Có, bạn có thể xoá các hoạt động. Sử dụng tuỳ chọn sẵn có Delete trong trang chủ Activities

5. Có thể tuỳ chỉnh trang các hoạt động của tôi không?

Trả lời: Bạn không thể tuỳ chỉnh các trường các công việc/ các sự kiện

6. Tôi có thể sửa đổi chủ đề công việc của tôi không?

Trả lời: Theo mặc định, một số chủ đề phổ biến, như là Cuộc gọI, gửi E-mail, cuộc họp…, là sẵn có trong mẫu Công việc. Bạn cũng có thể ghi rõ chủ đề của bạn trong trường Subject

7. Tôi có thể ấn định các hoạt động theo nhóm người sử dụng được không?

Trả lời: Hiện tại bạn không thể ấn định công việc/ sự kiện theo nhóm người sử dụng

8. Tôi có thể tạo ra các công việc/các sự kiện cho những người sử dụng khác không?

Trả lời: Có, bạn có thể tạo ra các công việc/các sự kiện cho những người sử dụng khác. Đầu tiên tạo một công việc/sự kiện và thay đổi người sử dụng trong trường Ấn định

9. Nếu tôi thêm một công việc nó có hiển thị trong Calendar không, tại sao?

Trả lời: Trong Calendar chỉ hiển thị các sự kiện, khi chúng bị giới hạn thời gian mà bạn phải chú ý trong thời gian đã quy định. Ở nơi các công việc bị giới hạn tình trạng mà có thể hoàn thành bất cứ thời gian nào trong ngày được chỉ định

10. Có thể tạo ra các công việc/các sự kiện lặp lại được không?

Trả lời: Hiện tại bạn không thể tạo ra các công việc/các sự kiện lặp lạI

11. Những loại thông báo nào sẵn có?

Trả lời: Bạn có thể gửi các e-mail thông báo đến người sử dụng mà sở hữu các công việc/các sự kiện được ấn định.

Bản quyền 2005-2006 thuộc về AdventNet, inc. Mọi quyền được bảo lưu. Tài liệu được Việt Hoá bởi i3 Network Systems, Việt Nam