Chương 5: Làm việc với các Tài khoản (Accounts)

Trong B2B (Business to Business) một tài khoản (account) là một tổ chức - như một công ty hoặc một ban ngành trong công ty mà tổ chức của bạn làm, hoặc lập kế hoạch để thực hiện kinh doanh. Trong một bản ghi tài khoản bạn có thể lưu trữ thông tin tài khoản, bao gồm địa chỉ, số nhân công, thu nhập hàng năm, và các chi tiết khác.

Bạn có thể kết hợp một tài khoản với các liên hệ (những người) trong giới hạn tổ chức mà bạn truyền đạt cho đến khi các bán hàng xảy ra. Bạn cũng có thể kết hợp các khả năng hoặc các cơ hội kinh doanh trong suốt quá trình bán hàng. Trong trường hợp tổ chức của bạn đang cung cấp hỗ trợ khách hàng & các dịch vụ sau bán hàng, bạn có thể liên kết khách hàng riêng biệt các trường hợp cùng với tài khoản

Căn bản, có thể hiểu Tài khoản như một tập hợp gồm nhóm các liên hệ khác nhau, có chung những đặc trưng để Bạn tổ chức các hoạt động kinh doanh - và có khả năng tạo ra các hoạt động kinh doanh mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn,

Nội dung trang chủ tài khoản,

• Danh sách các tài khoản
• Các báo cáo tài khoản
• Các công cụ, như là Xuất, Nhập, chuyển giao, và xóa các tài khoản
• Tạo nhanh tài khoản
• Tìm kiếm
• Tìm kiếm theo bảng
• Xem tuỳ chỉnh
• Thay đổi sở hữu
• Xoá
• Trang duyệt xem

Bạn có thể thực hiện các hoạt động dưới đây trong module Tài khoản:

• Duyệt xem các tài khoản
• Tìm kiếm các tài khoản (Theo bảng chữ cái hoặc theo các tuỳ chọn nâng cao)
• Tạo danh sách xem
• Tạo các tài khoản (Điền theo mẫu, tạo nhanh, hoặc là lặp lại các tuỳ chọn)
• Nhập các tài khoản (Từ các nguồn bên ngoài)
• Kết hợp các tài khoản cùng với các bản ghi khác
• Đưa các tài khoản đến các bảng tính
• Thay đổi sở hữu tài khoản (riêng lẻ hoặc với số lượng lớn)
• In chi tiết tài khoản
• Xem các báo cáo
• Xoá các tài khoản (riêng lẻ hoặc với số lượng lớn)
• Tuỳ chỉnh các tài khoản

Duyệt xem các tài khoản

(Đặc quyền truy cập: Quyền đọc)

Bạn có thể duyệt xem các tài khoản tuỳ theo loại tài khoản

Để duyệt xem các tài khoản

1. Nhấn vào thanh Accounts.
2. Trong trang Accounts Home, dưới mục Account List, chọn một mục xem từ Select View danh sách dưới để xem danh sách của các tài khoản theo loại tài khoản (ví dụ, Khách hàng tương lai, nhà đầu tư, Người bán lại, và các loại khác)
3. Trong mục Account List, nhấn vào Start, Previous, Next, hoặc End để truy cập danh sách tương ứng của các tài khoản

Tìm kiếm các tài khoản

(Đặc quyền truy cập: Quyền đọc)

Bạn có thể tìm kiếm các liên hệ theo bảng chữ cái hoặc điền các thông tin theo yêu cầu trong hộp tìm kiếm

Để tìm kiếm các tài khoản

1. Nhấn vào thanh Accounts
2. Trong trang Accounts Home, dưới mục Account Search, làm một trong các bước dưới đây
• Ghi rõ các tiêu chuẩn tìm kiếm trong hộp Tìm kiếm và nhấn vào nút Go hoặc
• Chọn một trong các chữ cái để tìm kiếm
3. Trong trang Contact List, danh sách các tài khoản được hiện ra theo mỗi tiêu chuẩn tìm kiếm

Tạo danh sách xem

(Đặc quyền truy cập: Quyền đọc/viết)

Trong Account List bạn có thể tạo/sửa đổi/xoá các trang xem tuỳ chọn, phân loại các cột trong danh sách trang xem (tăng/giảm đặt hàng), tìm kiếm các bản ghi hiện hữu trong danh sách xem hiện tại. Thêm nữa, bạn có thể sửa đổi một vài cột trong các trang xem danh sách chuẩn. Theo mặc định, các trang xem danh sách chuẩn được hiện hữu trong module các tài khoản:

• Các trang xem chuẩn
• Tất cả các tài khoản
• Các tài khoản của tôi
• Tài khoản mới trong tuần này
• Tài khoản mới trong tuần trước
• Các trang xem gần đây
• Các tài khoản đã tạo ra gần đây: Các tài khoản đã tạo ra trong vòng 24 giờ.
• Các tài khoản đã sửa chữa gần đây: Các tài khoản đã sửa chữa trong vòng 24 giờ.
• Các tài khoản đã xem gần đây: Các tài khoản đã xem trong vòng 24 giờ.

Chú ý: Người sử dụng đã tạo ra các danh sách các trang xem được hiển thị dưới mục User Created Views trong danh sách đổ xuống View

Để tạo ra các trang xem tuỳ biến

1. Nhấn vào thanh Accounts.
2. Trong trang Accounts Home, dưới mục Account List, nhấn vào Create View

Chú ý: Bên dưới mục Account List một vài trang xem danh sách chuẩn được hiển thị. Bạn chỉ có thể bố trí lại các thứ tự của các cột và thêm các cột

3. Trong trang Create New View, làm như dưới đây:
• Trong mục View Information, chỉ định tên của các trang xem tuỳ biến trong trường View Name. Tên trang xem tuỳ biến xuất hiện trong danh sách View drop-down. Bạn có thể cài đặt trang xem tuỳ biến như một trang xem danh sách mặc định bằng cách chọn hộp kiểm tra Set as Default View .
• Trong mục Specify Criteria, chỉ định tiêu chuẩn lọc. Để biết thêm chi tiết xem tại mục Chỉ định danh sách trang Xem tiêu chuẩn
• Trong mục Choose Columns, chọn các cột được hiển thị trong Danh sách trang xem. Để biết thêm chi tiết xem tại mục Chọn danh sách trang xem các cột
• Trong mục Accessibility Details, chọn những người sử dụng mà trang xem danh sách tuỳ biến được hiệu hoá. Để biết thêm chi tiết xem tại mục Hiệu hoá trang xem truy cập
4. Nhấn Save. Danh sách trang xem tuỳ biến được hiển thị trong danh sách đổ xuống View.

Tạo các tài khoản

(Đặc quyền truy cập: Quyền đọc/viết)

Trong Zoho CRM, bạn có thể tạo các tài khoản bằng cách:

• Nhập dữ liệu vào mẫu tài khoản chi tiết
• Sao lại tài khoản cùng với một vài thay đổi từ chi tiết tài khoản sẵn có
• Sử dụng Tài khoản mới, tạo nhanh thành phần hiện hữu ở phía bên tay trái của trang Accounts Home
• Nhập các tài khoản từ phần Quản lý liên hệ và các ứng dụng CRM
• Đồng bộ hoá các liên hệ Microsoft Outlook với Zoho CRM (Trường hợp đặc biệt: Một tài khoản sẽ được tạo ra trong Zoho CRM trong khi trường Tên Công ty được chỉ định trong Microsoft Outlook)
• Biến đổi các chỉ dẫn đến các tài khoản

Chú ý: Một số các trường chuẩn đã ghi vào danh sách dưới có thể không hiện rõ/có thể sửa lại phụ thuộc vào quy trình kinh doanh tổ chức của bạn và các cài đặt trường cấp độ bảo mật. Trong trường hợp tổ chức của bạn đã thêm/ đã sửu đổi các trường hãy liên hệvới Quản trị hệ thống để biết thêm chi tiết về cách sử dụng các loại trường khác nhau

Danh sách Tài khoản chuẩn – Trường liên quan

Trong một Tài khoản: Mẫu Sửa đổi, bạn cần chỉ rõ thông tin tài khoản có liên quan. Bảng dưới đây cung cấp các phần mô tả của các trường chuẩn khác nhau trong mẫu

Tên trường	Phần mô tả	Kiểu dữ liệu
Tên tài khoản*	Ghi rõ tên công ty, Trường này là có tính bắt buộc	Hộp ký tự, chữ số (100)
Website	Ghi rõ địa chỉ URL của Website công ty	URL, chữ số (30)
Ticker Symbol	Ghi rõ biểu tượng dấu kiểm của Công ty	Hộp ký tự, chữ số (30)
Tài khoản chính	Chọn tên công ty chủ từ hộp thoại Change pop-up	Tra cứu
Nhân công	Chỉ rõ số nhân công trong tài khoản của công ty	Hộp ký tự, số nguyên (10)
Quyền sở hữu	Ghi rõ kiểu sở hữu của công ty	Hộp ký tự, chữ số (50)
Ngành nghề	Chọn một loại ngành từ danh sách drop-down	Danh sách chọn lọc
Loại	Chọn một loại tài khoản từ danh sách drop-down	Danh sách chọn lọc
Chủ tài khoản	Chọn một người sử dụng Zoho CRM mà tài khoản của họ được chỉ định. Theo mặc định, bản ghi được chỉ định cho người sử dụng tạo ra nó	Danh sách chọn lọc
Điện thoại	Ghi rõ số điện thoại của tài khoản	Hộp ký tự, chữ số (30)
Fax	Ghi rõ số fax của tài khoản	Hộp ký tự, chữ số (30)
E-mail	Ghi rõ địa chỉ E-mail chính thức của tài khoản	E-mail, chữ số và các ký tự đặc biệt (100)
Đánh giá	Ghi rõ việc đánh giá các tài khoản	Pick list
Mã SIC	Ghi rõ mã phân loại ngành chuẩn của tài khoản	Hộp ký tự, số nguyên (10)
Thu nhập hàng năm	Ghi rõ thu nhập hàng năm của tài khoản	Hộp ký tự, số nguyên (10)
Điạ chỉ đi Đường Thành phố Bang Mã thư tín Quốc gia	Ghi rõ địa chỉ đi của tài khoản để gửi các trích dẫn, các hoá đơn và các hợp đồng khác	Đường, chữ số (250) Thành phố, chữ số (30) Bang, chữ số (30) Mã thư tín, chữ số (30) Quốc gia, chữ số (30)
Địa chỉ đến Đường Thành phố Bang Mã thư tín Quốc gia	Ghi rõ địa chỉ đến của các tài khoản để giao hàng gửi	-Do-
Mô tả	Ghi rõ tất cả các chi tiết về tài khoản	Phạm vi văn bản (32 Kb)

Chú ý: Theo mặc định, người tạo ra tài khoản là chủ sở hữu của tài khoản. Nếu bạn muốn chuyển tài khoản đến một người sử dụng khác, trong mẫu tạo tài khoản, chọn một tên người sử dụng từ trường Assigned To. Thêm vào đó, tình trạng tài khoản được đánh dấu cùng với một tình trạng tài khoản mặc định, như mỗi quy trình bán hàng tổ chức của bạn.

Để tạo các tài khoản riêng lẻ

1. Nhấn vào New Account
2. Trong Tài khoản: trang, ghi rõ chi tiết tài khoản.

Chú ý: Tên tài khoản là trường bắt buộc. Xem mục Danh sách tài khoản chuẩn-Các trường có liên quan để biết thêm chi tiết

3. Nhấn Save. Chi tiết tài khoản được hiển thị trong Account: <Account Name> trang mà bạn có thể thực hiện thêm các hoạt động. Xem mục Kết hợp các tài khoản với các bản ghi khác để biết thêm chi tiết.

Để tạo các tài khoản ngay lập tức

1. Nhấn vào thanh Accounts
2. Ở phía bên tay trái dưới mục New Account, nhập các chi tiết bắt buộc, như là tên công ty.
3. Nhấn Save. Chi tiết tài khoản được hiển thị trong Account: <Account Name> trang mà bạn có thể cập nhật thêm các chi tiết hoặc thực hiện thêm các hoạt động

Để tạo bản sao các tài khoản

1. Nhấn vào thanh Accounts.
2. Trong trang xem List Account, chọn một tài khoản để tạo bản sao
3. Trong Account: <Account Name> trang, nhấn vào nút Duplicate
4. Trong Edit: <Account Name> trang, sửa đổi một số chi tiết tài khoản
5. Nhấn Save. Chi tiết tài khoản được hiển thị trong Account: <Account Name> trang mà bạn có thể thực hiện thêm các hoạt động

Nhập các tài khoản

(Đặc quyền truy cập: Quyền Nhập Dữ liệu)

Bạn có thể nhập các tài khoản của bạn từ các ứng dụng kinh doanh tài sản khác nhau đến Zoho CRM để có cơ sở dữ liệu tập trung tốt hơn.

Lời khuyên:

• Trước khi nhập các tài khoản vào Zoho CRM, bạn phải có chi tiết các tài khoản dạng tệp CSV/XLS
• Bạn phải có đặc quyền để nhập các tài khoản vào Zoho CRM
• Trước khi nhập các tài khoản vào Zoho CRM đóng tệp nhập và chương trình bảng tính
• Bỏ dấu nháy nếu hiện hữu trong bất cứ vị trí nào trong tệp CSV (ví dụ, ABC’s)
• Bạn có thể nhập tối đa 1000 tài khoản trong một vòng nhập

Để nhập các tài khoản

1. Nhấn vào thanh Accounts
2. Trong Accounts: Trang Home dưới mục Account Tools, nhấn vào nút Import My Accounts hoặc Import My Organization Accounts

Chú ý: nhập chỉ được hiển thị nếu bạn có đặc quyền để sử dụng tính năng Nhập. Hãy liên hệ với nhà quản trị của bạn trong trường hợp không được hiển thị

3. Trong Specify Import File: trang, trình duyệt các tài khoản có liên quan đến nhập tệp (dạng CSV/XLS) và nhấn vào nút Next
4. Vào trang Fields Mapping, bản đồ đầu trang cột CSV/XLS cùng với các trường tài khoản trong Zoho CRM
5. Nhấn vào nút Import. Nó sẽ mất một vài giây để hoàn thành việc nhập tài khoản
6. Trong Accounts: Trang Home, các tài khoản đã nhập được hiển thị dưới mục Accounts List. Bạn có thể tiếp tục việc nhập thêm các tài khoản hoặc hoàn thành các hoạt động.

Kết hợp các tài khoản cùng với các bản ghi khác

(Đặc quyền truy cập: Quyền đọc/viết)

Bạn có thể tạo ra cái nhìn bao quát của các tài khoản để hiển thị tất cả chi tiết đã kết hợp, như là các liên hệ, các khả năng, các thẻ vấn đề, các hoạt động, các phần đính kèm, và các ghi chú trong một mục đơn

Để liên kết các tài khoản cùng với các bản ghi khác

1. Trong Account: trang <Account Name>, cập nhật các chi tiết dưới đây:
• Potentials: Để thêm các khả năng (Xem chương <NO>, mục "Creating Potentials")
• Contacts: Để thêm cac liên hệ
• Open Activities: Để thêm các nhiệm vụ và các sự kiện (các cuộc hẹn, và các cuộc gọi) (Xem chương <NO>, mục "Creating Activities")
• Closed Activities: Để hiển thị các hoạt động đã đóng
• Products: Để thêm các sản phẩm (Xem chương <No>, mục "Creating Products")
• Quotes: Để thêm các trích dẫn (Xem chương <No>, mục "Creating Quotes ")
• Sales Orders: Để thêm các đơn đặt hàng bán (Xem chương <No>, mục "Creating Quotes ")
• Invoices: Đê thêm các hoá đơn (Xem chương<No>, mục "Creating Invoices ")
• Attachments & Notes: Để đính kèm thêm các văn bản và các ghi chú (Xem chương <NO> mục "Adding Attachments")
2. Sau khi cập nhật các bản ghi đã liên kết, bạn có thể chuyển đến bản ghi tiếp theo.

Xuất các tài khoản

(Đặc quyền truy cập: Quyền Xuất Dữ liệu)

Đôi khi nó rất có ích cho xuất các tài khoản từ Zoho CRM đến các chương trình bảng tính, như là Microsoft Excel, OpenOffice, và các chương trình khác để phân tích sâu hơn

Để xuất các liên hệ đến các nguồn bên ngoài

1. Nhấn vào thanh Accounts
2. Trong Accounts: Home trang dưới mục Account Tools, nhấn vào nút Export All Accounts
3. Trong File Download pop-up hội thoại, Nhấn Save để nhớ các tệp Tài khoản dưới dạng tệp CSV/XLS

Thay đổi chủ sở hữu tài khoản